Павел Лукьянов - Разработка учетных приложений в MS Office

П.Б. Лукьянов

Разработка учетных приложений в MS OFFICE

Учебное пособие

К 95-летию Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

Рекомендовано к изданию решением кафедры информатики и программирования Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Протокол № 7 от S февраля 2014 г.

В авторской редакции

Введение. Учетные приложения в профессиональной деятельности экономиста

Любому специалисту (экономисту, финансисту, менеджеру, управленцу и т. д.) помимо знаний и профессиональных навыков необходимы определенные инструменты для эффективной работы. Часто при выполнении повторяющихся задач специалист ищет способ автоматизировать типовые и ставшие рутинными операции.

Необходимость многократного решения экономических задач, таких, как:

• учет и регистрация различных экономических показателей;

• выполнение финансовых расчетов;

• оптимизация финансово-экономических решений;

• анализ эффективности хозяйственной деятельности и т. д.

приводит специалиста к поиску соответствующих инструментальных средств (соответствующих специализированных программ), при отсутствии которых задача решается «подручными» средствами, и чаще всего в качестве этих подручных средств выступает офисный пакет MS Office.

Далее под учетным приложением будем понимать приложение, разработанное средствами MS Office, предназначенное для решения следующих задач:

1) автоматизация рутинных учетных операций;

2) анализ хозяйственной деятельности на основе учетных данных;

3) оптимизация ряда экономических показателей.

Следует отметить, что разработка и последующее использование учетного приложения, разработанного самостоятельно средствами MS Office, часто является лишь промежуточным этапом в автоматизации какой-либо работы. Последующая автоматизация выполняется с привлечением профессиональных разработчиков, в результате чего создаются специализированные программы.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать решение практически любой задачи, при условии ее грамотной постановки и формализации алгоритма решения. Специалист, в арсенале которого есть такое специализированное программное обеспечение (ПО), выполняет свою работу быстрее, точнее и эффективнее. Таким образом, качество работы специалиста выше, если он использует готовое специализированное программное обеспечение.

Откуда появляется специализированное ПО? Такое программное обеспечение создается на основе многих попыток описать проблему и способы ее решения, используя стандартное ПО и разработанные учетные приложения.

К стандартному ПО относят те программы, которые изначально уже установлены на персональном компьютере. Для компьютеров с операционной системой Windows таким ПО является пакет программ MS Office. Но приложение, которое разработано с использованием пакета MS Office, будет считаться специализированным ПО, так как оно предназначено для решения вполне определенных профессиональных задач, и не входит в стандартный набор программ персонального компьютера.

Несмотря на повсеместное использование компьютеров и наличие сотен тысяч различных программ, существует огромное количество задач, решение которых до сих пор не автоматизировано. В этом случае специалисту приходится браться за такую автоматизацию самостоятельно и создавать учетное приложение «под себя».

Но при серьезном подходе к своей разработке специалист рано или поздно сталкивается с недостатком собственных знаний в компьютерных технологиях. В результате он не в состоянии решить задачу так, как ему бы хотелось.

Если цена правильного решения высока, а потери от неправильного (или неточного, или запоздавшего, или необоснованного) решения могут быть значительны, специалист стремится уйти от своих кустарных разработок и обращается к разработчикам специализированного программного обеспечения (ПО) для «переноса» его технологии решения задачи из учетного приложения MS Office в специальную программу (рис. В-1).

Другой вариант: сами разработчики ПО, ожидая спрос на свою специализированную программу для какого-либо бизнеса, ищут специалистов в этом бизнесе, используют их знания и создают востребованный программный продукт.

Наиболее яркий пример использования специализированного ПО – программы для ведения бухгалтерии. Бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность являются достаточно формализованными процедурами, со стандартными действиями по заполнению учетных документов и формированию отчетных сводок. На сегодняшний день ведение бухгалтерии любой фирмы и организации сложно представить без таких специально разработанных, закупленных и внедренных программ.

Рис. В-1. Последовательность автоматизации решений задач экономиста

Еще пример: биржевые торговые системы, автоматизирующие деятельность трейдера. Все возможные действия трейдера на рынке четко определены и также ограничены жестким перечнем правил, поэтому вполне логичным было решение использовать вычислительную технику и соответствующее программное обеспечение для автоматизации такой деятельности.

Но, как было сказано выше, существует огромное количество задач, для которых нет готового специализированного ПО. Такая ситуация связана с массой причин: например, алгоритм получения решения неоднозначен; данные, необходимые для решения, определены не точно; критерий правильности решения зависит от экспертных оценок (например, прогноз экономического развития региона или отрасли) и т. д.

Другой вариант: сама задача является частной и не имеет массового характера. Фирме проще и дешевле решить задачу своими силами, не привлекая профессиональных разработчиков для создания специализированного ПО.

Оказавшись в ситуации, когда специальные программы отсутствуют, специалист вынужден использовать свои наработанные профессиональные подходы, создавать свои шаблоны для расчетов и т. д. Можно сказать, что специалист разрабатывает свое, авторское учетно-расчетное приложение, в котором многократно проиграны различные сценарии решения задачи, и в котором ему удобно работать.

Если у вас есть возможность решать свои задачи, используя специализированное ПО, созданное профессионалами, то именно так и надо поступать, и это идеальный вариант. Но в реальной жизни часто приходится самостоятельно разбираться с тем, как автоматизировать решение своих профессиональных задач, как делать свою работу более удобно, быстро, наглядно и т. д. Таким образом, возникает задача создания учетного приложения самостоятельно.

Какие знания нужны разработчику учетного приложения? Ему требуются знания в нескольких областях (см. рис. В-2):

Рис. В-2. Необходимые условия для создания учетного приложения

• хорошее знание предметной области;

• знание средств разработки, практические навыки и умения;

• знание теоретических положений и постулатов используемой экономической модели;

• владение математическим аппаратом, используемым при решении задачи.

Таким образом, первым шагом при решении различных задач, требующих автоматизации учета, вычислений и т. д. является разработка учетного приложения силами самого специалиста. Дисциплина «Разработка учетных приложений в MS OFFICE» посвящена изучению подходов по созданию таких приложений.

1. Учетные приложения в бизнесе

1.1. Учетные приложения в решении управленческих задач

Общая задача повышения эффективности функционирования бизнеса, как правило, напрямую связана с поиском оптимальных управленческих решений, причем управленческие решения основаны во многом на результатах работы учетных приложений.

В настоящее время наибольший резерв в повышении эффективности любой хозяйственной деятельности лежит в оптимизации управления, и учетное приложение, как правило, автоматизирует некоторый участок в цепи управления организацией или часть бизнес-процессов предприятия.

На каких участках используются учетные приложения? Для ответа на этот вопрос разберем, как работает любая организация. Самая простая модель организации – модель «черного ящика», когда мы ничего не знаем о том, что происходит внутри, но можем сказать, что организация потребляет на входе и что выдает на выходе (рис. 1–1).

Рис. 1–1. Схема деятельности предприятия в модели черного ящика

При таком описании функционирования предприятия цели управления могут быть сформулированы следующим образом (рис. 1–2):

Рис. 1–2. Обобщенные цели управления предприятием

Чтобы эффективно решать задачи управления с помощью учетных приложений, нужно представлять, как традиционно происходит управление любой организацией.