Алексей Гладкий - Word 2007. Начали!

Алексей Анатольевич Гладкий

Word 2007. Начали!

Введение

Текстовый редактор Word является одной из программ, включенных в состав пакета MS Office, и по своей популярности, пожалуй, занимает среди них первое место. В своей деятельности Word используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: секретари, студенты, школьники, бухгалтеры, экономисты, математики, инженеры, аналитики, и т. д. Такое распространение Word объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим – простотой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.).

Несомненно, миллионы пользователей программы Word с нетерпением ждали появления ее новой версии. Какие же изменения произошли в программе, что нового разработчики смогли предложить пользователям? Ответы на эти вопросы вы найдете в данной книге.

Эта книга ориентирована как на новичков, так и на более опытных пользователей, уже имеющих определенный опыт работы с какой-либо из предыдущих версий текстового редактора Word. Начинающим пользователям будет полезно познакомиться с основополагающими аспектами использования программы: описание пользовательского интерфейса, порядок настройки программы, ввод и форматирование текста, создание рисунков, таблиц, сохранение документов, и т. д. Их более опытным коллегам интересно будет узнать, каковы же основные отличия Word 2007 от предыдущих версий, и на что следует обратить особое внимание при работе с программой. Отдельно освещаются тонкости и различные нештатные ситуации, с которыми пользователь может столкнуться в процессе эксплуатации Word 2007.

Глава 1

Word 2007: первое знакомство

Прежде чем приступить к изучению последней версии Word, давайте вспомним – что же представляет собой эта программа, и какие задачи можно решать с ее помощью? Какие характерные особенности имеет Word 2007 по сравнению с предыдущими версиями? Что необходимо учесть в первую очередь, приступая к работе с программой? Об этом, а также о многом другом, рассказывается в первой главе книги.

Что такое Word 2007 и зачем он нужен?

Широкие функциональные возможности Word 2007 позволяют выполнять самые разнообразные операции по формированию и редактированию текстовых документов. Задачи, решаемые с помощью Word 2007, можно кратко сформулировать следующим образом:

♦ Ввод и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста.

♦ Оформление текстовых документов: создание заголовков, оглавления, колонтитулов, формирование предметного указателя, расстановка переносов, расположение текста на странице; настройка шрифтов и параметров абзаца, а также создание текстовых документов с использованием различных шаблонов (как системных, так и пользовательских), предназначенных специально для соответствующего оформления документа.

♦ Вставка в текст требуемых элементов: специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.

♦ Работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста с использованием возможностей буфера обмена).

♦ Представление некоторых фрагментов текстового документа в табличной форме с помощью специальной функциональности, позволяющей рисовать таблицы в соответствии с заданными параметрами.

♦ Настройка параметров представления текстового документа на экране.

♦ Просмотр статистики документа (количество страниц текстового документа, количество символов в документе, количество абзацев и др.).

♦ Автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативного их устранения.

♦ Создание рисунков с использованием специально предназначенной функциональности.

♦ Сохранение сформированного документа в разных форматах.

♦ Вывод на печать готового текстового документа; при необходимости – предварительный просмотр документа перед его распечаткой.

Помимо перечисленных, с помощью текстового редактора Word можно решать и целый ряд иных задач, в зависимости от потребностей конкретного пользователя.

Основные отличия Word 2007 от предыдущих версий

Каковы же основные отличия Word 2007 от предыдущих версий программы?

В первую очередь следует отметить серьезные изменения в пользовательском интерфейсе и инструментарии программы. В частности, вместо привычного главного меню программы, которое в предыдущих версиях отображалось в верхней части окна, теперь используется лента Word 2007, состоящая из целого ряда вкладок (названия и назначение этих вкладок во многом аналогично пунктам бывшего главного меню). При этом группировка элементов управления на этих вкладках не всегда соответствует тому, как были сгруппированы команды в главном меню более ранних версий Word; это, признаться, на первых порах может вызывать определенные затруднения у пользователей, работавших с предыдущими версиями программы – не сразу получается быстро найти нужную команду или элемент управления.

ПРИМЕЧАНИЕ

Включать и выключать отображение ленты Word 2007 пользователь может самостоятельно.

Команды и подменю, которые ранее входили в состав меню Файл (Создать, Открыть, Сохранить, и др.), теперь находятся в меню Office; это меню открывается нажатием кнопки, расположенной в верхнем левом углу интерфейса.

Более подробно пользовательский интерфейс и инструментарий программы рассматриваются ниже, в главе «Осваиваем пользовательский интерфейс Word 2007».

Пользователю Word 2007 предоставлен широкий выбор вариантов сохранения документов, причем некоторые из этих вариантов отсутствовали в предыдущих версиях. Например, файл документа Word 2007 имеет расширение *.docx, но при необходимости можно сохранить его в формате, совместимом с предыдущими версиями (расширение файла – *.doc), или в формате с поддержкой макросов (расширение *.docm). При этом следует учитывать, что если документ сохранен в формате, отличном от Word 2007, то работа с ним ведется в режиме ограниченной функциональности (информация об этом отображается в заголовке окна). Любой документ иного формата в любой момент можно преобразовать в документ Word 2007 – для этого следует активизировать команду Преобразовать, которая находится в меню Office, и утвердительно ответить на появившийся запрос программы.

Формат файла для сохранения документа, используемый по умолчанию, можно изменить в настройках программы в разделе Сохранение.

В Word 2007 внесены существенные доработки в режим настройки параметров программы. Во-первых, доступ к настройкам теперь осуществляется из меню Office, а не из меню Сервис, как было ранее. Во-вторых, изменилась структура окна настройки: теперь это не набор вкладок, а перечень разделов, в каждом из которых собраны однотипные, сходные по функциональности и назначению параметры настройки. В-третьих, существенно увеличилось количество параметров настройки, что значительно повышает гибкость и настраиваемость программы.

В верхней части интерфейса (справа от кнопки Office) расположена панель быстрого доступа, которая отсутствовала в предыдущих версиях Word. С помощью кнопок этой панели осуществляется быстрый доступ к тем либо иным режимам работы программы. Содержимое панели быстрого доступа пользователь может определить самостоятельно в настройках программы (раздел Настройка).

Существенно доработан и оптимизирован режим работы с таблицами; в частности, при построении таблицы пользователь имеет возможность заранее видеть таблицу, которая будет автоматически создана при текущих настройках.

В предыдущих версиях Word была реализована возможность вставки в документ разных объектов: рисунков, ссылок, символов, автофигур, фигурного текста (WordArt), и др. Дополнительно к этому возможности Word 2007 предусматривают вставку в документ клипа (фильма, звука и т. д.) и диаграммы. Особо следует отметить возможность работы с экспресс-блоками.

В Word 2007 по сравнению с предыдущими версиями существенно повышена информативность строки состояния. Помимо разной полезной информации (номер текущей страницы в общем количестве страниц, число слов в документе, язык документа), строка состояния наделена некоторой функциональностью. Например, при щелчке мышью на названии языка на экране откроется окно Язык, в котором выполняется настройка правописания для выбранного языка. Слева от названия языка расположена кнопка, с помощью которой осуществляется быстрый переход в режим просмотра и исправления ошибок правописания, обнаруженных в тексте текущего документа. Справа от названия языка находится кнопка, предназначенная для запуска записи макроса и прекращения записи макроса.