Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий Страница 24

того, чем она должна заниматься, все последующее «делание» в 2-3-4-ом отделениях будет очень сложным, трудоемким и не даст хороших результатов. Решение о том, где должен быть расположен магазин и какой ассортимент товаров должен предоставляться покупателям - это важнейшие составляющие бытийности, за которые отвечает 7-е отделение. Если эти составляющие бытийности сформированы неправильно, никакие усилия в продажах не дадут хорошего результата.

Возьмем меньший по своим масштабам пример, одну из функций организации - найм и постановку на пост новых сотрудников и рассмотрим последовательность необходимых для этого функций. Чтобы получить продуктивных сотрудников, появление которых в компании увеличит ее объем производства, и в конечном итоге - прибыль, необходимо последовательно выполнять следующие функции:

составлять и размещать в Интернете и газетах объявления о найме в тех местах, где их могут найти потенциальные кандидаты;

обрабатывать входящие резюме, оценивать их с точки зрения установленных в компании требований, отбирать подходящие и правильно отказывать неподходящим;

приглашать кандидатов на интервью, проводить эти интервью, чтобы выбрать лучших для работы в компании;

инструктировать нанятых, проводить их через испытательный срок, чтобы окончательно убедиться в правильности выбора;

оформлять все необходимые официальные документы и передавать сотрудников руководителям подразделений.

Если мы посмотрим на эту последовательность действий, то обнаружим, что в ней присутствуют только «делать» и «иметь». Составляющая «быть» упущена, а это означает, как мы уже рассмотрели раньше, что придется прикладывать слишком много усилий, чтобы добиться нужного результата. При этом опыт подсказывает, что эту разумную и довольно простую последовательность действий не так легко сделать, чтобы получить хороших сотрудников. Когда эти функции выполняет менеджер небольшой компании, у него возникают сложности практически на каждом из описанных шагов. Во-первых, почему-то не так много желающих прислать свое резюме в компанию, во-вторых, самые способные кандидаты почему-то исчезают из вида после того, как прошли интервью. Во время прохождения испытательного срока куда-то пропадают стажеры, а большая часть из них не может справиться с порученной работой.

Причина этих сложностей во многом предопределена тем, что отсутствуют функции, соответствующие «быть». Для функции найма бытийностью будет являться точный план, описывающий то, как в идеале должна выглядеть организация работы, как последовательно ей нужно расширяться, в каком порядке посты оргсхемы следует наполнять людьми. Т.е. человеку, отвечающему в компании за персонал, необходимо иметь ясное представление о том, как в идеале должны выглядеть процессы компании и как они выглядят сейчас, у него должен быть план, как приводить компанию с точки зрения наличия персонала к такой идеальной картине. Для этого нужно планировать, исследовать, наблюдать за тем, что происходит в компании. Чтобы успешно нанять подходящего сотрудника, должно быть ясное представление о его обязанностях, а для этого необходимо иметь хорошее описание его работы. Наличие такого описания поможет потом быстро поставить человека на пост. Но самое первое, с чего начинаются эти функции - решение о том, что именно человек, который занимается наймом отвечает за то, чтобы каждый нанятый сотрудник увеличивал общую эффективность работы. Интересно, что даже принятие такого решения можно отнести к обязанностям этого сотрудника. Поэтому стоит к перечисленным функциям, в самое начало этого списка добавить:

принять решение о том, что именно вы, и никто другой в компании, обеспечиваете ее продуктивными сотрудниками, наполняя компанию людьми разумно, чтобы каждый новый сотрудник улучшал общие результаты;

постоянно производить анализ потока производства организации, чтобы выявлять те места, где нехватка рабочих рук создает заторы в развитии;

разработать квалификационные требования к нанимаемому персоналу, чтобы точно знать критерии, кто подойдет для этой работы, а кто нет;

создать привлекательные с точки зрения квалифицированных сотрудников рабочие места и условия работы вообще, а также материалы, создающие привлекательность компании.

Возможно вы возразите, что обычно это не относится к функциям человека, отвечающего за персонал. Но правда в том, что, даже если это так, кто-то все равно должен эти функции выполнять.

Если известна точная последовательность функций, можно для каждой из них сформулировать ЦКП, определить статистику для количественного измерения. В зависимости от размеров компании за все эти функции может отвечать один человек или целое подразделение. Понимание функций позволяет распределить их между отдельными сотрудниками и легко контролировать уровень производства каждой из них. С ростом компании, когда на производство какой-то функции будет требоваться больше времени, возникнет необходимость назначения отдельного специалиста; это позволяет осуществлять эффективное расширение.

В следующих главах мы подробно разберем разные функции организации, их продукты и статистики для количественного измерения.

Используя данный принцип, вы можете произвести анализ любой деятельности и обнаружить те моменты, которые зачастую упускают из виду. Несмотря на то, что деятельность начинается с «быть», когда нужно сделать анализ, обычно сначала рассматривают «иметь», затем необходимое для этого «делать» и потом «быть». Можно сказать, что поток производства легче всего проанализировать «задом наперед» и от продукта прийти к бытийности.

Глава 11

АДМИНИСТРАТИВНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ (7)

Каждое из отделений оргсхемы обычно состоит из трех основных функций, которые называют в Административном отделении «офисы», а в отделениях 1-6 «отделы». Более мелкие функции, из которых состоят офисы или отделы, называют в Административном отделении «службами», а в остальных - «секциями». Разница в названиях необходима, так как по сути Административное отделение по командной линии находится выше остальных и управляет их деятельностью, оно является «разумом» всей компании и отвечает за успех всей деятельности.

Основным признаком того, насколько успешна эта деятельность будет развитие компании. Если компания какой-то период времени быстро и успешно развивалась, значит в это время основные функции отделения выполнялись, если в развитии начался застой, это означает, что отделение не повышает качества своей работы, остановилось в развитии, что сказалось на деятельности всей компании. Наличие понятной стратегии, согласованность действий отдельных подразделений, уровень боевого духа сотрудников компании, ее положение на рынке, все это зависит в первую очередь от Административного отделения, поэтому это отделение стоит первым в потоке производства.

Отделение состоит из трех офисов:

21 - Офис владельца / Совета учредителей;

20 - Офис официальных вопросов;

19 - Офис исполнительного / генерального директора.

В Административном отделении, в отличии от отделений 1-6, нумерация офисов идет в противоположную сторону, это символизирует замкнутость потока производства.

В зависимости от того, владеет компанией один человек, либо она является акционерной, эти подразделения могут носить разные названия, например, первое - «Офис совета акционеров», а третье - «Офис председателя Правления». Но это только названия, которые обычно зависят от принятой в области деятельности компании практики и юридической формы. Расположение на оргсхеме этих трех