Владислав Волгин - Склад: логистика, управление, анализ Страница 19

Инструкция дилерам

Подготовка заказов. Настоятельно рекомендуется высылать заказы дилеров через EDI и Интернет, чтобы избегать ошибок и ускорить поступление заказов. Заказы могут высылаться также курьерской почтой – письмом, дискетой, а также факсом. Важно соблюдать инструкции по подготовке заказов. Компания не несет ответственности за задержки или ошибочные поставки из-за недостаточной или неверной информации на бланках заказов. Менеджеры служб запасных частей, высылающие заказы почтой и по факсу, должны

использовать титульную страницу заказа – форму №__. Ниже приведен

образец заполнения формы.

А Название дилера В. Номер заказа

Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.

С. Дата заказа

D. Введите знак в колонку желаемого способа отгрузки

F. Введите знак в колонку желаемых условий поставки

Введенный значок и риск убытков:

Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000

F. Введите знак в колонку применяемого способа платежей

G. Пункт назначения

H. Порт разгрузки

Модель машины

Никогда не высылайте смешанный заказ под одним и тем же номером на запчасти к легковым и грузовым машинам.

J. Количество позиций (строк) в заказе

К. Если иное специально не требует дилер, оставьте эту колонку пустой. Стандартизированная отгрузочная маркировка будет присвоена для облегчения компьютерной обработки документации в Компании.

L. Введите информацию для размещения “первичного заказа”.

М. Фамилия менеджера службы запчастей, его подпись.

Выверка номеров деталей. До обработки “первичного заказа для складского запаса” Компания выверяет и корректирует номера заказанных запчастей, чтобы обеспечить поставку правильных деталей. Учитывая частые конструктивные изменения деталей в период освоения новых моделей машин, процесс выверки номеров деталей очень важен. Результаты выверки номеров деталей будут сообщены дилеру в “счете – проформе” или в “подтверждении заказа”. В связи с изложенным соблюдайте следующие инструкции:

Направляйте отдельный заказ на запчасти к новой модели машин и присваивайте код типа заказа “I” “первичному заказу”, присоединив его в конце цифрового номера заказа. Укажите название модели машины и год модели, намечаемую дату розничных продаж машин, номер публикации IRL, на которой базируется “первичный заказ”.

Система нумерации заказов. Номер заказа состоит из 10 знаков. Первые б знаков представляют собой код дилера, включая 1 знак для регионального склада. Остальные 4 знака – серийный номер.

Пример:

Код дилера: Компания присваивает каждому дилеру.

Код регионального склада: идентифицирует каждый региональный склад дилера на его территории. Если у дилера всего один склад, он обозначается как “X”, если два и более, код присваивается каждому.

Код года:

Последняя цифра года для заказов на запчасти к легковым автомобилям и микроавтобусам и мини-грузовикам: 7 -1997, 9 – 1999, 0 -2000.

Код месяца: Алфавитная последовательность от А (январь) до L (декабрь).

Код последовательности заказов: Алфавитная последовательность для каждого типа заказа на месячной базе.

А = Первый срочный заказ в ноябре.

В= Второй срочный заказ в ноябре.

С= Третий срочный заказ в ноябре.

Код типа заказа:

Стандартные параметры

Примечание. Если способ отгрузки не указан, дилер может выбрать желаемый, указав его в заказе.

Типы заказов. Назначение кодов типов заказов и принципы формирования типов.

* Примечание: Специальные заказы

Первичный заказ для новой модели выполняется не из регулярного запаса, а обрабатывается в соответствии со стандартным графиком обеспечения поставок для новых моделей машин.

Первичные складские заказы для новых моделей маши. Для успешного запуска новых моделей на рынке важно, чтобы создание первичного запаса покрывало потребности стартового периода, по крайней мере трех месяцев, до тех пор, пока прибудет первый месячный заказ на склад дилера. Каталог запасных частей для новой модели может быть еще не готов из-за частых конструктивных изменений на стадии освоения новой модели. Поэтому Компания выпускает Рекомендации (IRL–Initial recommendation list) и стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моделям. Этим обеспечивается возможность для дилера подготовить вовремя “первичный заказ” и возможность пунктуальной отгрузки.

Стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моде лям. Менеджер службы запчастей должен направить “первичный заказ” в полном соответствии со сроками начала продаж новых машин и со спецификацией заказа к новым моделям, тесно взаимодействуя с менеджером по продажам. Будьте уверены в правильности выбора номеров деталей из рекомендованной спецификации (Код модели, опцион код в IRL) и определите заказываемые количества в соответствии с сервисными условиями вашего рынка. Направляйте отдельный заказ с кодом “I” и проверьте заполнение колонки “In case of initial order for new vehicle model” в формуляре EPD – 010, чтобы Компания обеспечила приоритет обработки заказа и двойную проверку номеров деталей.

Пример:

In case of initial order for new vehicle model (В случае первичного заказа для новой модели)

Model name (Название модели): H1

Model year (Год модели): 00MY

Sheduled date of launching (Дата старта продаж): JAN 20, 2006

Order made based on (Заказ подготовлен на базе): COMPANY’S REF. MKG-70725 (рекомендованной спецификации № 70725)

Конструктивные изменения требуют изменений в номерах деталей. Компания будет отражать все изменения в номерах деталей в счетах-проформах и подтверждениях заказов.

Первый месячный складской заказ дилера. Компания подчеркивает, что дилер должен регистрировать новые детали в своей базе данных, как только получит каталог запчастей для новой модели и направит первый месячный складской заказ для полномасштабной поддержки новой модели.

Принадлежности. Компания высылает “Справочник принадлежностей” для новых моделей машин за полтора месяца до начала производства продукции. Это дает возможность отгружать принадлежности в те же сроки, что и запчасти по первичному заказу.

Месячный складской заказ. Размещается для пополнения запаса ежемесячно.

Во избежание ошибок при ручном печатании заказов дилерам рекомендуется высылка заказов электронной почтой. Для сокращения расходов по перевозкам дилерам рекомендуется включать объемные детали (бамперы, панели, стекла) в складские заказы на основе тщательного контроля движения запаса. Дистрибьюторам настоятельно рекомендуется выдерживать даты и объемы заказов, согласованные с Компанией, для сокращения сроков поставки и увеличения степени удовлетворения за счет ритмичной и эффективной организации физических операций на складе. Месячные заказы позволяют получить прямые и косвенные преимущества – минимальные расходы по обработке и перевозке, а также экономичный уровень запасов.

VOR – заказы (неисправная машина на обочине)

В случае если автомобиль не может быть отремонтирован из-за отсутствия детали на складе дилера, он направляет специальный срочный заказ VOR(vehicle off road – машина на обочине, вне дороги). VOR-заказы обрабатываются вне очереди по всем процессам системы обработки заказов. Цель Компании в поставке таких заказов – 48 часов после получения заказа, если:

компания получила заказ до 9 часов утра и платеж заранее урегулирован; для поставки не требуется специальных документов, таких, как “сертификат о происхождении товара”, “консульский коммерческий счет”, “сертификат инспекции sgs” и т. п.;

имеется в этот период самолет и место в нем;

тип заказа точно указан дилером – “v”;

заказанные детали действительно относятся к возможным VOR-ситуациям.

Для обеспечения срочного выполнения заказов дилеры должны указывать в них только действительно необходимые детали, по возможности, не более 10 наименований. Детали, которые из-за отсутствия на складе не отгружены немедленно, ожидают в перечне невыполненных срочных заказов. При пополнении запаса они в первую очередь обрабатываются по наличию. Принимая во внимание дороговизну авиафрахта для дилеров и высокую стоимость срочной обработки заказов для Компании, дилерам рекомендуется уменьшить количество срочных заказов и увеличить количество регулярных, месячных.

Запрещение изменения заказов. Ни один из заказов, подтвержденных компьютером Компании, не может быть изменен и каждый дилер должен учитывать и соблюдать это требование.

Причины этого следующие:

корректировки удлиняют сроки выполнения заказов и вызывают перерывы в технологическом процессе обработки заказов в Компании;