Владислав Волгин - Склад: логистика, управление, анализ Страница 21

FILLED: Все заказанные количества удовлетворены.

КОЛИЧЕСТВО: Подтверждено только возможное количество по наличию.

*****: На момент отчета дата не установлена.

ДАТА: Указывается, если заказанные количества еще не подтверждены.

А – код Дистрибьютора, присваиваемый Компанией;

В – дата регистрации заказа – ввод в систему обработки;

С – способ отгрузки;

D – размер скидки в процентах;

Е – номер позиции по заказу;

F – номер детали, которая поставляется;

G – код изменения – указывается, если номер поставляемой детали не тот, который заказан;

Н – количество подтвержденное;

I – ожидаемая дата готовности к отгрузке.

Примечание. Дата может меняться по самым неожиданным обстоятельствам. Поэтому чем позднее дата отчета, тем точнее дата готовности.

J – количество, оставшееся неподтвержденным и включенное в бэк-ордер (back-order) для закупки и последующей поставки;

К – количество, подтвержденное по наличию;

L – количество в процессе упаковки;

М – количество, отгруженное на дату отчета;

N – дата отгрузки;

О – номер счета.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Процесс обработки заявок

Дифференциация заказов

Концепция Lean Manufacturing[16] рассматривает предприятие как открытую систему, важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно не обещать заказчикам невозможного, а настраивать их на реальные сроки поставок, на реальную степень удовлетворения их спроса, на возможную отгрузку неполных количеств с последующей допоставкой, на необходимость предварительных заказов. Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.

Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения:

Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки– авиа или авто.

Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые не должны быть крупными, поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 часов до 18 часов дня, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей.

Код (03) Обычные заказы. Обычными заказами считаются заказы, которые не должны быть мелкими, поступающие поставщику в течение рабочего дня, комплектация выполняется в течение 1–2 дней, а отгрузка осуществляется не позднее 3-го дня с даты поступления заказа. Иногда оговаривается, что отгружаются еженедельные партии по четвергам. Для регулярного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж/д или авто.

Код (04) Месячные заказы. Месячными заказами считаются заказы, которые содержат заранее согласованный перечень товаров на длительный срок; они не должны быть мелкими и срочными. Месячные заказы имеют согласованный график поставок (ежемесячные партии в 1-ю неделю месяца и т. п.). Для ежемесячного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать месячные заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж/д.

Код (05) Пробные заказы на новые для дилеров товары. Такими заказами считаются заказы, которые:

– допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

– являются предварительными и требуют подтверждения поставщика;

– являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика.

Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто.

Код (06) Первичные заказы новых дилеров. Такими заказами считаются заказы, которые являются твердыми, но:

отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какой-либо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.)

разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика;

отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.).

Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто, по указанию заказчика.

Код (07) Заказы на впервые продвигаемые поставщиком на рынок товары. Это проекты спецификаций товаров к возможным договорам. Они составляются коммерческой службой и обрабатываются как заказы с соответствующими признаками. Товары резервируются на сроки действия предложений. После того, как коммерческое предложение станет реальным договором, его спецификация корректируется в соответствии с изменениями при заключении договора и обрабатывается как реальный заказ соответствующего типа. Контролируются начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в модуль “формирование коммерческих предложений” с функциями ввода и корректировки. Принципы размещения и выполнения сообщаются дилерам, когда поставщик объявляет продвижение товаров.

Код (08) Коммерческие предложения без обязательств. Это спецификации свободных предложений “на перспективу”. Обработка ведется без резервирования количеств и сроков. Если такое предложение будет принято заказчиком, оно обрабатывается как новая заявка.

Код (08) Заказы, вид которых определяет приемщик. Это заказы, не подпадающие под вышеперечисленные категории. Приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр. Это могут быть внутренние заказы, заказы с нестандартными условиями и т. п.

Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды.

Типовые заказы:

– заранее согласованный перечень товаров;

– запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж.

Будущие заказы:

– вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

– планируемые заказы;

– предварительные заказы, требующие подтверждения.

Отложенные заказы:

– разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;

– полное стоимостное отслеживание и отчетность;

– возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования.

Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить: