Брайан Трейси - Тайм-менеджмент Страница 13

Одна из аксиом офисной работы гласит: «Работу нельзя выполнить на работе». Примерно 75 процентов времени, которое мы проводим в офисной среде, «съедается» другими людьми, постоянно отвлекающими нас от дела, требующими уделить им внимание или удовлетворить их нужды. Если вы хотите выполнить какую-нибудь важную работу, то вам наверняка нередко приходится уходить куда-нибудь в уединенное место, в котором можно поработать над важнейшими задачами в спокойной обстановке.

Думайте о времени, посвящаемом творческим задачам, как о своем внутреннем прайм-тайме, а о времени, выделяемом на офисные дела, как о внешнем прайм-тайме. Никогда не смешивайте их. Нельзя решать серьезные креативные вопросы, требующие концентрации внимания, в стандартной офисной среде, если только вы не закроете дверь в свой кабинет и не повесите на нее табличку «Просьба не беспокоить!». В противном случае вам придется проявить некоторую изворотливость и найти место, куда можно сбегать из офиса, чтобы выполнять те задачи, от которых на самом деле зависит ваша карьера.

Изучение новых предметов

После многолетних исследований ученые пришли к выводу, что оптимальная продолжительность занятий, посвященных изучению нового предмета, составляет примерно три часа. Если вы сможете выделить подряд три часа, в течение которых вас ничто не будет прерывать, то вам удастся обрести больше знаний, чем другие люди смогут накопить за два, три или четыре дня учебы в условиях постоянного отвлечения внимания.

Выделяйте ничем не нарушаемые временные блоки

Как я уже говорил, умение делить рабочее время на отрезки, в течение которых вас никто и ничто не будет прерывать и отвлекать, имеет огромное значение для повышения эффективности и производительности. Далее я поделюсь с вами некоторыми рекомендациями, как развить это умение.

Для начала приучите себя работать по утрам, когда вы наиболее свежи и бодры. Многие высокопродуктивные люди привыкают ложиться спать рано и вставать в пять или шесть часов утра, чтобы поработать часик-полтора до отъезда в офис. Даже если вы легли вечером спать немного позднее обычного, за эти 90 минут ничем не прерываемой работы вы сможете добиться гораздо большего, чем обычные люди за три часа пребывания в офисе.

Другой отрезок времени, который легко приспособить для своих нужд, – это время обеда. Оно открывает широкие возможности для того, чтобы отключить телефон, интернет и другие гаджеты и спокойно поработать, пока все остальные находятся за пределами офиса. Так вы получите целый час непрерывной тишины и спокойствия, чтобы сосредоточенно и целенаправленно поработать над некоторыми самыми важными задачами.

«Просьба не беспокоить!»

Еще один способ обеспечить себе возможность спокойно потрудиться над важнейшими проектами – это ежедневно в определенные часы закрывать дверь офиса и вешать на ней табличку «Просьба не беспокоить!». Многие руководители привозят из гостиниц такие таблички и периодически вывешивают их на ручках дверей своих кабинетов. Все сотрудники понимают, что, пока табличка висит, никому не позволено беспокоить шефа, если только не произошло какое-нибудь по-настоящему серьезное, чрезвычайное происшествие.

Мой бухгалтер, очень талантливая и способная женщина, однажды пожаловалась мне, что перегружена работой, так как окружающие постоянно отрывают ее от дела. В результате она не успевает подготовить свои финансовые отчеты вовремя. После того как я посоветовал ей вывешивать на дверь табличку «Просьба не беспокоить» дважды в день – на один час утром и на один час после обеда, – ее рабочая жизнь полностью переменилась. Как она сама мне рассказала позже, всего за несколько дней ей удалось наверстать опоздания по всем проектам. И что еще примечательно, как выяснилось, все вопросы, с которыми сотрудники раньше к ней обращались, были не такими уж срочными, чтобы нельзя было с ними помедлить часок-другой и решить их в более удобное время.

Выиграйте дополнительные часы

Еще одной прекрасной методикой пользуются буквально все быстро продвигающиеся по службе менеджеры и руководители. Она настолько простая и действенная, что ее стоило бы запретить. Необходимо всего лишь встать чуть раньше и приехать в офис за час до приезда всех остальных сотрудников. Используйте этот один час для того, чтобы организовать свой день и погрузиться в работу, пока вас никто не отвлекает. Затем поработайте в обеденный перерыв – так вы выиграете еще один час продуктивного времени. И наконец, задержитесь в офисе на часок после работы, когда все остальные разъедутся по домам, чтобы завершить дела за день и довести до конца выполнение самых важных задач.

Это удивительная методика! К тому же она позволяет избегать пробок по дороге из дома и домой в часы пик. Так вы получите три ценных часа для продуктивной работы ежедневно. Можете не сомневаться: вам удастся выполнить вдвое, втрое и даже в пять раз больше работы, чем среднестатистическому сотруднику компании, приходящему в офис в обычные рабочие часы. Эта стратегия позволит вам удвоить свои достижения и преобразит вашу карьеру.

Превратите самолет в летающий офис

Еще одна продуктивная стратегия предусматривает более рациональное использование времени, которое уходит на перелеты по делам из одного места в другое. Превратите самолет в свой летающий офис.

Несколько лет назад одна крупная авиакомпания, стремясь повысить продажи билетов в первый класс, выделила деньги на исследование «продуктивности в воздухе». Как выяснилось, один час непрерывной работы во время полета первым классом равняется целым трем часам работы в загруженной офисной среде. Что это значит? Да то, что если вы в течение трехчасового полета сможете использовать свое время с умом, вам удастся сделать столько, сколько вы выполнили бы за целый день на рабочем месте.

Чтобы извлечь максимальную пользу из времени, проведенного в крылатой машине, полезно его распланировать заранее. Составьте перечень задач и укажите в нем все то, что нужно иметь с собой для их выполнения в воздухе. Как только самолет взмоет в небо, сразу же открывайте портфель и начинайте работать. Работайте без остановки все время полета. Вы удивитесь, как много успеете сделать.

Помните: вы потенциальный гений. Одна из областей, в которых можно проявить свои креативные способности, – это область организации времени блоками, которые помогут вам сделать больше и продвинуться в карьере быстрее.

Глава 14

Контролируйте перерывы

Неожиданные и незапланированные перерывы – одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Перерывы принимают самую разную форму: то телефон зазвонит, то придет текстовое сообщение, то колокольчик входящей почты зальется трелью, то люди в кабинет заглянут, потому что им нужно поговорить.

Как известно, люди – самые большие «пожиратели» рабочих минут. Примерно 50 процентов времени, проводимого на работе, тратится на неспешные разговоры с коллегами. Многие приходят утром в офис и сразу же начинают болтать с сослуживцами – и так на протяжении двух-трех часов. Во многих компаниях серьезная работа начинается только после 11 часов утра, когда до обеденного перерыва остается совсем чуть-чуть. После обеда люди возвращаются в офис и снова начинают сплетничать с коллегами. К настоящей работе они возвращаются опять-таки лишь через час-полтора.

Работайте все рабочее время

Вы должны руководствоваться другим правилом: «Работать все рабочее время». Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не «разгуливайте» по интернету. Поскольку вечером вы уже составили себе план на день, незамедлительно приступайте к его реализации: начните с главной задачи и далее по очереди – продолжайте выполнять задуманное, пока не переделаете все самые важные дела.

Минимизируйте перерывы

Если кто-нибудь позвонит вам, сразу же переходите к сути разговора. Скажите что-нибудь в духе: «Привет, Билл. Рад слышать твой голос. Что я могу для тебя сделать?»

Берите быка за рога. Не тратьте время попусту. Если вы сами собираетесь позвонить Биллу, сначала составьте краткую повестку разговора: перечислите основные пункты, которые хотите обсудить с ним. Связавшись с коллегой, скажите: «Я знаю, что ты очень занят. У меня есть три вопроса, которые мне нужно обсудить с тобой, после этого я сразу же оставлю тебя в покое». Таким образом вы продемонстрируете одновременно и вежливость, и профессионализм. По-настоящему занятые деловые люди оценят то, что вы сразу перешли к делу и, обсудив волнующую тему, положили трубку.