Коллектив авторов - Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) Страница 20

• информационную систему управления проектами (например, автоматизированные средства, такие как программное обеспечение для составления расписания, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн).

4.3.1.4. Активы процессов организации

Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления работами проекта, включают в себя, среди прочего:

• типовые руководящие указания и рабочие инструкции;

• требования к обмену информацией, определяющие допустимые средства передачи информации, требования к сохранению записей и безопасности;

• процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание вопросов, требующих решения;

• базу данных измерений процессов, используемую для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;

• файлы предыдущих проектов (например, базовые планы по содержанию, базовые планы по стоимости, базовые расписания, базовые планы исполнения, календари проектов, диаграммы сети расписания проектов, реестры рисков, запланированные мероприятия по реагированию, определенные воздействия рисков и документированные извлеченные уроки);

• базу (базы) данных по управлению проблемами и дефектами, содержащую (содержащие) исторические сведения о статусе проблем и дефектов, информацию о контроле, данные о разрешении проблем и устранении дефектов, а также результаты предпринятых действий.

4.3.2. Руководство и управление работами проекта: инструменты и методы

4.3.2.1. Экспертная оценка

Экспертная оценка используется для оценивания входов, необходимых для руководства и управления исполнением плана управления проектом. Подобная оценка и экспертиза применяется в отношении всех технических и управленческих деталей в течение данного процесса. Такая экспертиза проводится руководителем проекта и командой управления проектом с опорой на специальные знания или подготовку. Дополнительная экспертиза может быть получена из различных источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;

• консультанты и другие эксперты по предметной области (внутренние и внешние);

• заинтересованные стороны, в том числе заказчики, поставщики или спонсоры;

• профессиональные и технические ассоциации.

4.3.2.2. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к инструментам, таким как инструмент составления расписания, система авторизации работ, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн. Частью данной системы может являться автоматический сбор и отчетность в отношении ключевых показателей исполнения (key performance indicators, KPI).

4.3.2.3. Совещания

Совещания используются для обсуждения и решения актуальных вопросов проекта в рамках руководства и управления работами проекта. Совещания проводятся с участием руководителя проекта, команды проекта и соответствующих заинтересованных сторон, которые вовлечены или которых затрагивают обсуждаемые вопросы. Каждый участник совещания должен выполнять определенную роль для обеспечения надлежащего участия. Совещания, как правило, бывают одного из трех типов:

• обмен информацией;

• мозговой штурм, оценка вариантов или проектирование;

• принятие решений.

В соответствии с лучшей практикой, совещания разных типов смешивать не следует. Совещания должны быть подготовлены. Они должны иметь четко определенную повестку дня, цель, задачу и временные рамки, должны быть надлежащим образом документированы, включая протоколы и вопросы, требующие принятия мер. Протоколы совещаний должны храниться в соответствии с требованиями плана управления проектом. Совещания проходят наиболее результативно, когда участники находятся в одном месте лицом к лицу. Могут проводиться виртуальные совещания с использованием инструментов аудио и/или видеоконференц-связи, но они обычно требуют дополнительной подготовки и организации для обеспечения такой же результативности, как и на очном совещании.

4.3.3. Руководство и управление работами проекта: выходы

4.3.3.1. Поставляемые результаты

Поставляемый результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты – это обычно материальные компоненты, создаваемые для достижения целей проекта, которые могут включать элементы плана управления проектом.

4.3.3.2. Данные об исполнении работ

Данные об исполнении работ – это необработанные наблюдения и измерения, выявленные во время операций, предпринимаемых для выполнения работ проекта. Данные обычно рассматриваются как самый низкий детальный уровень, из которого другие процессы формируют информацию. Данные получают во время исполнения работ и передают в процессы контроля каждой области знаний для дальнейшего анализа.

Примеры данных об исполнении работ включают завершенную работу, ключевые показатели исполнения, показатели технического исполнения, даты старта и финиша операций расписания, количество запросов на изменения, количество дефектов, фактическую стоимость и фактическую длительность и т. д.

4.3.3.3. Запросы на изменения

Запрос на изменение – это формальное предложение внести изменения в какой-либо документ, поставляемый результат или базовый план. Одобренный запрос на изменение заменяет соответствующий документ, поставляемый результат или базовый план и может привести к изменению других частей плана управления проектом. Если при выполнении работ проекта возникают проблемы, подаются запросы на изменения, которые могут менять политики или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или параметры его качества. Другие запросы на изменения включают предупреждающие действия или корректирующие воздействия, позволяющие предотвратить негативное воздействие на проект в будущем. Запросы на изменения могут быть прямыми или косвенными, инициированными извне или изнутри, необязательными или обязательными по закону или договору, а также могут включать в себя:

• Корректирующее воздействие – намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

• Предупреждающее действие – намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

• Исправление дефекта – намеренное действие с целью исправления несоответствующего требованиям продукта или компонента продукта.

• Обновления – изменения формально контролируемых документов, планов проекта и т. д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание.

4.3.3.4. Обновления плана управления проектом

Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• план управления содержанием;

• план управления требованиями;

• план управления расписанием;

• план управления стоимостью;

• план управления качеством;

• план совершенствования процессов;

• план управления человеческими ресурсами;

• план управления коммуникациями;

• план управления рисками;

• план управления закупками;

• план управления заинтересованными сторонами;

• базовые планы проекта.

4.3.3.5. Обновления документов проекта

Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• документацию по требованиям;

• журналы проекта (проблем, допущений и т. д.);

• реестр рисков;

• реестр заинтересованных сторон.

4.4. Мониторинг и контроль работ проекта

Мониторинг и контроль работ проекта – процесс отслеживания, проверки и ведения отчетности о ходе исполнения для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет заинтересованным сторонам понять текущее состояние проекта, предпринятые шаги, а также прогнозы в отношении бюджета, расписания и содержания. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4–8. На рис. 4–9 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4–8. Мониторинг и контроль работ проекта: входы, инструменты и методы, а также выходы