Коллектив авторов - Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) Страница 22

4.4.2.3. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами, которая является частью факторов среды предприятия, обеспечивает доступ к автоматизированным инструментам, таким как инструменты составления расписания, расчета стоимости и ресурсов, показатели исполнения, базы данных, записи проектов и финансовые инструменты, используемые в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта.

4.4.2.4. Совещания

Описаны в разделе 4.3.2.3. Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Участниками могут быть члены команды проекта, заинтересованные стороны и другие лица, вовлеченные в проект или попадающие под его влияние. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя совещания групп пользователей и обзорные совещания.

4.4.3. Мониторинг и контроль работ проекта: выходы

4.4.3.1. Запросы на изменения

В результате сравнения запланированных результатов с фактическими могут создаваться запросы на изменения, которые могут расширить, скорректировать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое расписание или базовый план по стоимости. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документирования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления проектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта. Изменения, соответствующие критериям контроля изменений проекта, должны пройти через процесс интегрированного контроля изменений, созданный для проекта. Изменения могут включать в себя, среди прочего:

• Корректирующее воздействие – намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

• Предупреждающее действие – намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

• Исправление дефекта – намеренное действие с целью исправления несоответствующего требованиям продукта или компонента продукта.

4.4.3.2. Отчеты об исполнении работ

Отчеты об исполнении работ – это физическое или электронное представление информации об исполнении работ, собранной в документах проекта, предназначенное для вынесения решений, принятия действий или формирования осведомленности. Информация проекта может передаваться устно, от человека к человеку. Однако для регистрации, хранения и иногда передачи информации об исполнении работ необходимо физическое или электронное представление в виде документов проекта. Отчеты по исполнению работ – это часть документов проекта, предназначенных для формирования осведомленности, вынесения решений или принятия действий. В начале проекта могут быть определены специальные метрики исполнения работ, которые включаются в обычные отчеты об исполнении работ, предоставляемые ключевым заинтересованным сторонам.

Примеры отчетов об исполнении работ включают отчеты о статусе, служебные записки, обоснования, информационные бюллетени, рекомендации и обновления.

4.4.3.3. Обновления плана управления проектом

Изменения, выявленные в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта, могут оказывать воздействие на общий план управления проектом. После обработки в рамках соответствующего процесса контроля изменений эти изменения могут привести к обновлениям плана управления проектом. Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• план управления содержанием (раздел 5.1.3.1);

• план управления требованиями (раздел 5.1.3.2);

• план управления расписанием (раздел 6.1.3.1);

• план управления стоимостью (раздел 7.1.3.1);

• план управления качеством (раздел 8.1.3.1);

• базовый план по содержанию (раздел 5.4.3.1);

• базовое расписание (раздел 6.6.3.1);

• базовый план по стоимости (раздел 7.3.3.1).

4.4.3.4. Обновления документов проекта

Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• прогнозы в отношении расписания и стоимости;

• отчеты об исполнении работ;

• журнал проблем.

4.5. Интегрированный контроль изменений

Интегрированный контроль изменений – процесс анализа всех запросов на изменения, их одобрения и управления изменениями поставляемых результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом, а также предоставления информации об их состоянии. В ходе этого процесса происходит анализ всех запросов на изменение или модификацию документов проекта, поставляемых результатов, базовых планов или плана управления проектом, а также утверждение или отклонение изменений. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет учитывать документированные изменения в проекте комплексным образом, одновременно уменьшая риски проекта, которые часто возникают в связи с изменениями, внесенными без рассмотрения в общие цели или планы проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого проекта показаны на рис. 4-10. На рис. 4-11 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4-10. Интегрированный контроль изменений: входы, инструменты и методы, а также выходы

Рис. 4-11. Диаграмма потоков данных интегрированного контроля изменений

Процесс интегрированного контроля изменений проводится с самого начала проекта и вплоть до его завершения, он является единоличной ответственностью руководителя проекта. План управления проектом, описание содержания проекта и прочие поставляемые результаты поддерживаются путем проведения тщательного и постоянного управления изменениями – отклонения или одобрения изменений, что позволяет гарантировать, что в пересмотренный базовый план включаются только одобренные изменения.

Запрос на изменение может подать любая заинтересованная сторона, вовлеченная в проект. Хотя изменения могут быть инициированы устно, они обязательно должны быть зарегистрированы в письменной форме и переданы в систему управления изменениями и/или управления конфигурацией. Запросы на изменения подвержены процессам, указанным в системах контроля изменений и контроля конфигурации. Эти процессы, связанные с запросами на изменения, могут требовать информацию об ожидаемом воздействии на сроки и на стоимость.

Каждый документированный запрос на изменение должен быть либо одобрен, либо отклонен ответственным лицом, обычно спонсором или руководителем проекта. Ответственное лицо будет указано в плане управления проектом или в рамках процедур организации. При необходимости в процесс интегрированного контроля изменений включается совет по контролю изменений (CCB) – формально созданная группа, ответственная за изучение, оценку, одобрение, отсрочку или отклонение внесения изменений в проект, а также за фиксацию соответствующих решений и информирование о них. Одобренные запросы на изменения могут потребовать создания новых или пересмотра старых оценок стоимости, последовательностей операций, дат расписания, потребностей в ресурсах и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать внесения поправок в план управления проектом или в другие документы проекта. Применяемый уровень контроля изменений зависит от прикладной области, сложности конкретного проекта, требований договора, а также контекста и среды, в которых осуществляется проект. Для определенных запросов на изменения после одобрения ССВ может потребоваться одобрение заказчика или спонсора, если они не входят в состав ССВ.

Контроль конфигурации сконцентрирован на спецификации и детализации поставляемых результатов и процессов, тогда как контроль изменений сосредоточен на выявлении, документировании и одобрении или отклонении изменений документов, поставляемых результатов или базовых планов проекта.

Ниже приведены некоторые операции по управлению конфигурацией, входящие в процесс интегрированного контроля изменений:

• Определение конфигурации. Определение и выбор элементов конфигурации для получения основы, исходя из которой определяется и подтверждается конфигурация продукта, маркируются продукты и документы, осуществляется управление изменениями и обеспечивается учет.

• Отчетность по статусу конфигурации. При необходимости предоставления соответствующих данных об элементе конфигурации информация документируется, и по ней составляется отчет. Такая информация включает список одобренных идентифицированных элементов конфигурации, статус предложенных изменений конфигурации и статус реализации одобренных изменений.

• Подтверждение и аудит конфигурации. Подтверждение и аудиты конфигурации позволяют убедиться, что структура элементов конфигурации проекта является верной, а соответствующие изменения зарегистрированы, оценены, одобрены, отслежены и надлежащим образом реализованы. Это гарантирует соблюдение функциональных требований, определенных в документации по конфигурации.