Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 31

Каждая ситуация в отдельности – не такая уж проблема, но в совокупности они сильно вас тормозят. Они замедляют ваше движение, отнимают по кусочку внимания и становятся постоянными маленькими отвлекающими факторами, которые выбивают вас из колеи. В мире коучинга это называется «допустимые отклонения», потому что… вы допускаете их. Они не так невыносимы, чтобы их устранять, поэтому вы просто терпите, не осознавая, что, собравшись вместе, они действуют как зыбучий песок. Но если вы уничтожите их, то сможете свободно бежать через поле маргариток. А кто не хотел бы этого?

Решение простое: полное уничтожение. Примените это на деле.

Перечислите десять вещей, которые вы терпите последнее время. Запишите мелкие проблемы. Ваши родители только что позвонили, чтобы сообщить, что переезжают к вам? Это не допустимое отклонение – это одно из тех событий, которые заставляют вас уйти в тень и поменять паспорт. Я же говорю о мелочах.

• Возьмите свой календарь. Распланируйте следующие десять дней. Каждый день занимайтесь одним допустимым отклонением.

• Когда десять дней закончатся, обратите внимание, насколько легче вам живется.

• Повторяйте упражнение до тех пор, пока не устраните все, что вы терпите.

Правило номер один в экономии времени: будьте готовы ко всему

Одно из моих личных допустимых отклонений – тоже чудовищный расточитель времени: я постоянно гоняюсь за мелочами – такими, как провод для зарядки сотового телефона или бальзам для губ. Я потратил несколько недель своей жизни в поисках бальзама для губ. Не в магазинах, а в моем пиджаке. Незадолго до официального мероприятия по сбору средств с участием VIP-персон я понял, что мои губы похожи на пергамент. Если они заметят это, я навсегда буду изгнан из общества, поэтому я ухожу с работы раньше, чтобы помчаться домой, молясь на бальзам для губ. Вместо того чтобы использовать последние 30 минут рабочего дня на завершение запоминающегося рекламного текста для сайта, я зациклился на вишневой гигиенической помаде. Завтра мне понадобится полчаса, чтобы снова войти в работу, и быстрое обновление сайта, которое должно было занять 30 минут, теперь займет час – это если не считать времени, потраченного на пробежку за бальзамом. Это не значит работать меньше!

Я трачу целую вечность на поиск мелочей. Как человеку, помешанному на канцелярских принадлежностях, мне необходимо брать с собой в поездки ручки: с синей пастой для подписания договоров, с черной – для списка дел, с красной – на случай, если кто-то попросит поставить оценку за домашнюю работу. И не забываем про механический карандаш с грифелем 0,5 мм, чтобы записать то, что может потребоваться стереть.

Когда вам нужны какие-то вещи во многих разных местах, чтобы не забывать носить их с собой, купите несколько штук. На моем рабочем столе, в сумке, в блокноте всегда есть запасные ручки. Я держу зонтики на работе, дома, в машине, в шкафчике в спортзале, у входной двери и у рабочего стола. Я покупаю их в магазине с супернизкими ценами по три доллара за штуку. Я покупаю сразу десять и всегда выхожу сухим из воды. Огнетушители висят в шаговой доступности на каждом этаже. В шкафчике в спортзале у меня сменные носки, шорты, футболки и даже нижнее белье. (Нет, холостяки, одна пара белья не может служить три недели. Стирайте чаще!)

Вспомните о мелочах, которые вы постоянно забываете носить с собой повсюду, и прикупите еще. Мой офис и рабочее место набиты множеством стикеров, скрепок и даже дополнительными экземплярами любимых настольных книг. Блокноты – в изобилии. И списки телефонных номеров! Не стоит забывать о копиях моих телефонных списков, которые живут в телефоне, в рюкзаке, в ящике стола и на магнитной доске.

Меня сводила с ума необходимость помнить о том, что надо брать с собой зарядное устройство для телефона в те дни, когда я знал, что постоянно буду им пользоваться. Потом я купил зарядники в машину, спальню, гостиную и офис. Где бы ни был мой телефон, он знает, что пища неподалеку (однако не забывайте выключать адаптеры питания из сети – они потребляют энергию, даже когда телефон не подсоединен).

С запасными вещами мне никогда не приходится неожиданно прерывать работу, чтобы совершить незапланированный поход в магазин за какой-нибудь мелочью. Когда я в рабочем процессе, все, что мне требуется, есть у меня под рукой.

Небольшой предусмотрительности и поездки по магазинам, которую мне все равно пришлось бы совершить, достаточно, чтобы повсюду, где я нахожусь, были все необходимые ресурсы и я мог бы работать быстрее.

Когда вы напрасно тратите время, то попросту разбрасываетесь своей работой. Когда вы проводите время за многопользовательской фантастической приключенческой онлайн-игрой, то знаете, что теряете время. И это зависит только от вас. Научившись определять свои продуктивные 20 процентов, которые дают больше всего результата, избавляясь от ненужного перфекционизма и уничтожая все мелкие расточители времени, вы можете избежать пробуксовки и направите энергию на то, что обернется реальными результатами.

Не тратьте время на встречи

Мы обсудили основные принципы экономии времени, но существует одна особенная коварная практика, которую нельзя укротить при помощи техник, упомянутых выше, потому что это коллективная трата времени, а значит, она не подлежит полностью вашему контролю. Да, вы уже догадались. Я имею в виду встречи. Любой, кто хочет работать меньше, а успевать больше, должен научиться проводить встречи продуктивно – и будучи их организатором, и будучи жертвой-участником. Так как укрощение встреч – ключ к экономии времени, мы закончим эту главу совершенно особенной темой, которая затрагивает способы контроля внутренних механизмов встреч и рассказывает, как незаметно заставить их подчиняться вашей воле.

К встречам принято относиться как к чему-то ужасно полезному. Тем не менее часто они плохо организованы, съедают попусту время и приносят мало пользы, порождая новые «способы действия», которые могут двигать, а могут и не двигать ваши проекты вперед.

Эти растратчики времени стали швейцарским складным ножом бизнеса. Есть проблема? Проведите собрание! В школе бизнеса каждый раз, когда кто-то из одногруппников хотел заработать очки, не сказав ничего по существу, он предлагал провести собрание. «Мы просто сядем и все решим. Пустяки, это будет просто!» Конечно, встреча может уладить что угодно. К сожалению, это такой швейцарский складной нож, у которого тупое лезвие.

Вы должны точно знать, для чего проводите встречу и что именно хотите в итоге получить. Тогда вы будете знать, к чему стремитесь, и сможете освободить всех из этого рабства, как только добьетесь своего. Участники встречи отправятся по своим кабинетам, ослепленные мыслью о том, что дело действительно движется, и вы будете выглядеть героем. Все склонят перед вами головы, и жизнь станет прекрасна.

Прежде чем попытаться проводить быстрые собрания, для начала убедитесь, есть ли вообще необходимость во встрече. Существует несколько разновидностей собраний, которые обычно проводят в компаниях, но которые можно полностью исключить.

Планерка – собрание с целью поделиться информацией. Такие встречи практически полностью устарели. Вы можете заменить их электронным письмом целому ряду адресатов, Википедией, доской объявлений или разговором с глазу на глаз. Если вам нужно провести собрание, решите для себя, для чего здесь каждый из сотрудников, что каждый из них должен сказать и почему всем остальным нужно это знать. В таком случае никому не придется работать больше, а делать меньше, сидя на презентации, которая не имеет к нему отношения.

Собрания для принятия решений способны превратиться в ужасающее шоу, так как сотрудники могут не сойтись во мнениях относительно целей, альтернатив и критериев выбора – другими словами, будут недовольны самим процессом принятия решений. Придайте делу заочную форму. Поговорите с коллегами один на один по поводу целей, альтернатив и критериев, а уже на собрании придите к согласию всем коллективом либо при необходимости внесите поправки (необходимости не возникнет, если вы проведете предварительную работу). Затем просто оцените варианты и сделайте выбор.

Собрания для укрепления командного духа предполагают, что сотрудники, страдающие коллективной скукой, сплотятся. Если вам нужен тимбилдинг, отправляйтесь вместе на обед или займитесь тем, что всем понравится. И пожалуйста, не надейтесь, что все любят футбол, гольф, развлечения на свежем воздухе и сигары. Обед будет в самый раз.

• Перестаньте терять время, убедитесь, что то, чем вы занимаетесь, – действительно работа.

• Определите 20 процентов дел, выполнение которых дает 80 процентов результата, и посвятите больше времени таким задачам.