Дэвид Хорсагер - Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию Страница 7

• Хорошо высыпайтесь. Ранний подъем не подразумевает недосып. Многие поздно ложатся спать, поскольку смотрят телешоу или иначе впустую проводят время, вместо того чтобы вовремя погрузиться в освежающий сон. Попробуйте обменять час вечера на час утра. Это может в корне изменить всю вашу жизнь.

• Появившееся дополнительное время по утрам используйте с умом. Лично я начинаю утро с физических упражнений, а затем занимаюсь списком самых важных дел на наступивший день (см. совет № 2). Это дает мне сил на оставшуюся часть утра и всего дня.

58 процентов работающих американцев делают самые важные дела утром, а 47 процентов – в первой половине дня.

С каждым восходом солнца мы начинаем все заново.

Совет № 18

Наведите порядок на рабочем столе

Порядок на рабочем столе означает порядок и в голове, повышение производительности и способности сосредоточиться. Когда вы рассматриваете свое рабочее место, что вы видите? Четко организованное пространство, которое приглашает к решению самых важных задач? Или неаккуратный стол с наваленными в беспорядке бумагами, неоткрытой почтой, неряшливо исписанными стикерами и другими подобными раздражающими мелочами? От ответа на этот вопрос могут во многом зависеть результаты вашего труда.

Некоторые люди ошибочно считают, что «творческий» беспорядок на рабочем столе – признак того, что человеку многое удается. Правда в том, что неряшливый рабочий стол осложняет путь к достижениям. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы блуждаете мыслями от одного предмета или вопроса к другому, лихорадочно соображая: «Что мне делать с этим?» или «Когда я наконец доберусь до этого?» Чистый и организованный рабочий стол воодушевляет на продуктивную работу, позволяя вовремя и качественно закончить именно то дело, на котором вы сосредоточены.

Вот несколько советов по поводу того, как содержать рабочее место в таком порядке, который не отвлекает от основного дела.

• По возможности прикасайтесь к входящим материалам только один раз. Постарайтесь именно в этот момент решить, что делать с ними: отправить в архив, поработать с ними или вообще уничтожить.

• Постарайтесь привести в порядок рабочий кабинет. Содержать рабочее место в порядке легче, если вокруг него в помещении царят организованность и упорядоченность и ничто не отвлекает вас от дела.

• Создайте перспективное досье. В нем каждый материал будет автоматически «выскакивать» перед вами в нужный день. Что нужно сделать?

• Освободите один из ящиков вашего рабочего стола.

• Организуйте для себя помесячные папки предстоящих дел, повесив их на специальных держателях внутри ящика. Подготовьте 31 конверт, пронумеровав их по числам месяца от 1 до 31 (наибольшее количество дней в месяце), и закрепите эти конверты в папке текущего месяца.

• Распределите все имеющиеся у вас на столе материалы по дням, когда вам предстоит с ними работать. Каждый день переносите освободившийся после работы файл в папку следующего месяца. Когда вы дойдете до конца текущего месяца, передвиньте папку так, чтобы она находилась позади всех помесячных папок. Теперь она указывает вам на начало следующего года.

Например, если сегодня 15 марта, то в ящике перед вами будет папка «Март» с файлами по порядку от 15 до 31‑го дня. Дни 1–14 будут уже в папке «Апрель» непосредственно за папкой «Март». В начале рабочего дня выньте файл с пометкой «15 марта» и посмотрите, что конкретно вы должны сделать в этот день. Затем положите этот файл за файлом, соответствующим 14‑му дню в апреле.

Вы можете видоизменить поисковую систему. Некоторые считают, что проще иметь файлы на неделю, а не день. Другие полагают, что папки-фолдеры лучше рассчитывать на два месяца. Третьи собирают все, что должно быть сделано в следующем месяце, и за несколько дней до его наступления рассортировывают материалы по дням. Возможно, вы захотите компьютеризировать систему. Главное – вы начинаете пользоваться этой идеей тогда, когда видите, что она эффективна для вас.

Есть хитрость, позволяющая сэкономить время. Если вы обнаружите задачу, к решению которой можно вернуться значительно позже, то разместите материалы о ней в том месяце и дне, когда планируете заняться ею. Вам не нужно думать и помнить о ней: она автоматически «выпрыгнет» сама в назначенное время. Другая положительная сторона системы – возможность просмотреть планы на несколько последующих дней и подправить график, если ситуация вносит срочные коррективы.

Чтобы содержать рабочее место в порядке, вам могут понадобиться еще несколько ящиков с таким «висячими» папками. У меня, например, есть папки с месячными счетами, материалами для чтения и материалами, которые я хочу разместить в своих досье. «Материалы для досье» – различные материалы из других поисковых систем, которые я накапливаю к концу месяца. В папке «Материалы для чтения» содержатся журналы, статьи и публикации, которые я очень легко нахожу и беру с собой в поездки, предполагая, что мне придется просидеть некоторое время в аэропорту во время пересадки.

Неряшливый рабочий стол или кабинет – признак не занятого профессионала, а неорганизованного человека. Поймите сами и покажите окружающим, что вы хотите порядка на своем рабочем месте, чтобы сосредоточиваться на решении проблем и повышать производительность.

Копание на неряшливо организованном рабочем месте отнимает минимум полтора часа рабочего времени в день.

Станьте организованным, или вас ждет полный крах.

Совет № 19

Не стесняйтесь использовать в переписке готовые образцы

Вы наверняка слышали старую пословицу: «Не надо изобретать велосипед». Я люблю ее, отчасти потому, что она легко запоминается, а отчасти потому, что она гораздо короче, чем фраза: «Создавайте шаблоны и образцы для решения повторяющихся задач». Вы согласны?

Оба смысла этой пословицы отражают одну идею. Электронные письма, доклады, отчеты и другие материалы, которые создаются всякий раз заново из обрывков информации, зачастую требуют значительных затрат времени. Гораздо лучше иметь файлы с образцами будущих сообщений, которые вы будете использовать по мере необходимости, слегка видоизменяя. Это сэкономит ваше время и поможет готовить более полные материалы.

Предположим, вы знаете вопрос о новом товаре, который вам обязательно задаст почти каждый клиент. Вместо того чтобы каждый раз отвечать на него по телефону или электронной почте, почему бы не подготовить подробный ответ и сохранить его в своих документах, чтобы послать клиенту в любой момент? Вставив в готовое письмо новое имя и, возможно, пару конкретных деталей, вы в течение нескольких секунд можете отправить интересующемуся покупателю вполне аргументированное сообщение, учитывающее его индивидуальные запросы.

Вот несколько советов по «автоматизации».

• Внимательно изучите вашу почту. Есть ли в ней вопросы, которые появляются из раза в раз? Если вам приходится отвечать на один и тот же вопрос чаще чем раз в неделю, полезно подготовить шаблон ответа.

• Постарайтесь составить шаблон основательно. Поскольку вы намереваетесь использовать шаблон многократно, составьте его так, чтобы он был максимально подробным и полным. Если в поступающих вам письмах будут дополнительные вопросы или замечания, учтите их при подготовке ответа конкретному корреспонденту. При необходимости вносите в шаблон изменения.

• Сделайте так, чтобы шаблон было легко направить конкретному адресату. Я в работе с шаблонами применяю одну хитрость: помечаю специальными значками места, которые требуют заполнения. Прежде всего это ИМЯ и АДРЕС получателя. Увидев эти маркеры, я автоматически вношу эти реквизиты в письмо и отсылаю его.

• Сохраняйте такие шаблоны и образцы на своем компьютере. Одно из лучших мест для хранения таких шаблонов в компьютере – рабочий стол. Вы легко можете найти там любой файл, который вам понадобится.

Правильное использование шаблонов поможет вам сэкономить до 10 часов рабочего времени в неделю.

Попробуй еще. И снова проиграй. Но проиграй УМНЕЕ.

Совет № 20

Азбука планирования

Независимо от того, составляете ли вы свои ближайшие планы на бумаге или в электронном виде (например, используя программу Microsoft Notebook Layout), вам будет полезно знать азбучные правила планирования.