Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше Страница 8

Работайте маленькими порциями

Если дела, которые мы откладываем, – это большие разовые проекты, превратить их в привычки не получится. Специалисты советуют разбивать такие задачи на маленькие кусочки и продвигаться вперед детскими шажками. В первый раз я по ошибке услышал: «детские кусочки». В голове возникла настолько неоднозначная картинка, что я решил изобрести реальную технику, вдохновившись этим запоминающимся образом.

Работать маленькими порциями – значит делить на части не задачу, а время на ее выполнение. Когда финал работы находится в обозримом будущем, легче поднажать и выдать результат. Вот почему людям нравятся быстрые свидания[11]. Мы готовы даже пообщаться с тем, кто не пользуется зубной нитью, так как знаем, что всего через три минуты двинемся дальше. Когда же дело кажется бесконечным, нас берет оторопь, потому что подсознательно мы боимся завязнуть в нем. У брака нет конечного пункта. Стоит только подумать об этом, как впадаешь в отчаяние.

Маленькие порции – это быстрые свидания с задачей, которую вы откладывали. Установите временные рамки (желательно с помощью настоящего таймера) и в этот период отдавайтесь работе на 100 процентов. Затем встаньте и займитесь чем-то другим. Так, садясь за работу, вы знаете, что через несколько минут снова будете свободны.

Когда я только начал писать книгу, то отводил работе над текстом по 10 минут, а компьютерным играм – по 15, то есть я играл больше, чем писал. Но каждые 10 минут я продвигался вперед. В каждом часе было 20 минут писательства. За день – почти три часа.

Спустя какое-то время я подбил баланс и отвел работе над книгой больше времени. Но даже тогда короткие забеги с четко обозначенным временем остановки позволяли мне достаточно расслабиться, чтобы продолжать трудиться, когда задача казалась невыполнимой. Эту же технику можно использовать для таких утомительных и скучных дел, как планирование командировки. Когда необходимо организовать поездку, договориться о встрече, забронировать номер в отеле и уладить мелкие вопросы, вы можете сделать все это разом за 10 минут. В начале каждого часа штудируйте десяток сайтов, сравнивая цены. К концу дня вы обнаружите, что посвятили этому целых 80 минут, и вот вы уже готовы к своей первой поездке в Шебойган[12].

Теперь мы знаем о маленьких порциях и привычках. Так давайте превратим в привычку работу маленькими порциями. Если вы откладываете несколько дел одновременно, каждая задача становится предлогом не работать над другой. Нужно подготовить отчет к завтрашнему дню? На это нет времени, ведь надо разобраться с налогами. Вопрос налогов должен быть улажен завтра? Но мне действительно нужно сделать отчет. Важно разбить на отрезки все ваши задачи, иначе одно дело, которое не двигается вперед, будет мешать заниматься другими.

Составьте список ежедневных действий

Список ежедневных действий[13] – ключ к выполнению всех задач. Он подскажет, что нужно делать каждый день, чтобы гарантированно приближаться к целям. Вы можете отвести определенное количество времени для работы над каждым проектом, наподобие маленьких порций, или выбрать другой способ делать каждый день результативным. Давайте представим, что вы работаете в компании Tasty Munchies и должны изучить месячные финансовые показатели сорока розничных точек к концу месяца – и этот срок наступает через 20 дней. (Для некоторых из нас это самое скучное дело в мире. Но для вас – волнующее выражение вашей истинной жизненной цели.) Вам нужно просмотреть 40 отчетов за 20 дней. Значит, чтобы добиться конечной цели, необходимо изучать по два отчета в день. Вы знаете, что если будете прочитывать по два отчета ежедневно, то выполните задачу.

Подумайте о своих главных проектах и решите, сколько времени в день будет достаточно, чтобы ни один не стоял на месте. Это может быть количество страниц, которое нужно прочитать или написать, количество звонков, которые нужно сделать, или некоторое время, которое необходимо потратить на проект каждый день. Запишите все это в список ежедневных действий. Это минимум, необходимый для движения вперед. Высчитывая его, вы знали, что если будете посвящать каждому делу какое-то время ежедневно, то в конце концов все закончите.

Теперь, когда у вас есть список ежедневных действий, сделайте его привычкой. Просматривайте его каждый день и проверяйте, уделяете ли время всем позициям списка. Все ваши задачи будут продвигаться вперед. И если вы станете начинать с этого списка день, то можете считать дневную норму выполненной, как только закончите с сегодняшним списком – даже если вся эта работа занимает всего полчаса.

Составьте инвентаризационный лист

Больше всего я люблю прокрастинировать, жалуясь. Неважно, насколько разумны мои маленькие порции работы, я всегда могу найти причину пожаловаться, чтобы убедить себя отложить дело. Моя любимая жалоба: «Мне не хватает того, что нужно для завершения задачи». И, черт побери, жалуясь, я могу довести ситуацию до абсурда. Однажды я часами не брался за работу, жалуясь, что у меня нет подходящей ручки. Мне нужна была гелевая ручка с ярко-синими чернилами и стержнем диаметром 0,38 мм. И так как я терпеть не могу нытья, то готов сделать все, чтобы устранить повод. В тот раз это означало поход в канцелярский магазин. Да, у меня патологическая связь с моей прокрастинацией.

Когда кажется, что вам чего-то не хватает, чтобы взяться за дело, подумайте еще раз. Это на выпускные школьные экзамены не разрешают брать с собой учебник. Жизнь же – испытание, на котором пользоваться учебниками можно. У вас есть багаж, накопленный за целую жизнь, не забывайте только им пользоваться. А лучший способ помнить о чем-то – записать.

Какие ресурсы у вас есть? Вы знаете разных людей, у вас есть деньги и разные вещи, вы владеете навыками. Спонтанно вы сможете вспомнить в лучшем случае одну или две позиции из этого списка. Но если вы сделаете «опись имущества», то сможете обращаться к этому списку, как только потребуется. Вы даже не предполагаете, что умение декламировать «Ворона» Эдгара По вперемешку со стихотворением Хьюза «Слон Хортон высиживает яйцо» может пригодиться, когда вы готовитесь представить квартальную отчетность актуарной службе.

Возьмите лист бумаги. Разбейте его на четыре колонки с шапками: «люди», «деньги», «вещи», «умения». В соответствующих колонках перечислите людей, которых вы знаете, укажите денежные суммы, вещи и навыки. Заполняя колонку, посвященную знакомым, полистайте свою адресную книгу.

Выпишите всех, к кому можете обратиться за помощью: школьных и университетских друзей, преподавателей, руководителей и того странного, но симпатичного родственника с неровной кожей, с которым познакомились на большой семейной встрече. Запишите их всех.

В колонке «деньги» перечислите наличные и все, что может ими стать. Вспомните имущество, которое можно заложить, кредитные карты и все способы получения денег в случае крайней необходимости. Никто не говорит, что вам придется воспользоваться каким-то из этих источников, просто они должны быть доступны.

В столбце «умения» запишите все, в чем вы хороши. Не исключено, что у вас есть способности, с помощью которых вы можете весьма творчески подойти к решению проблемы. Прежде чем отложить дело, жалуясь на недостаток ресурсов, достаньте свой инвентаризационный лист. Пробегитесь по нему. Взвешивайте, размышляйте вслух, исследуйте, изучайте, анализируйте. Подумайте обо всем, что у вас есть, и позвольте мозгу создать необходимые связи, чтобы решить, как использовать имеющиеся ресурсы для решения задачи. «Опись имущества» поможет двигаться дальше, даже если препятствие казалось непреодолимым.

Когда начинающая компания искала способ заявить о своем продукте, специалист по маркетингу занимался чем угодно, кроме поиска потенциальных партнеров по рекламе, чтобы запустить продукт. С ходу ему на ум не приходило никаких подходящих имен, а делать холодные звонки[14] он боялся. Но затем он взглянул на инвентаризационный лист и среди своих знакомых обнаружил руководителей торговых выставок с предыдущей работы. При виде этого контакта появилась идея связаться с городским департаментом торговли, найти там действующего руководителя и добавить свои рекламные выступления и стенды с продуктом в их план презентаций.

Если бы я только взглянул на свою «опись имущества», когда прокрастинировал, жалуясь на отсутствие подходящей ручки! Что сказал бы мне мой инвентаризационный лист? Из колонки «умения» я выяснил бы, что мне подходит любой инструмент, пригодный для письма. А кто знал? В столбце «люди» у меня есть Брент, царь прилавка с авторучками в местном канцелярском магазине – всего в квартале отсюда. Я мог попросить Брента принести ручку в его обеденный перерыв. Самую большую неловкость вызывал бы раздел с моими вещами. Мне пришлось бы посмотреть на две сотни ручек, которые у меня уже есть, и объяснить им, почему я их больше не люблю и ищу замену. Это было бы очень тяжело, особенно когда я выяснил бы, что среди них уже есть гелевая ручка с ярко-синими чернилами и стержнем диаметром 0,38 мм. И возможно, изучение инвентаризационного листа деликатно напомнило бы, что нет никакой необходимости в двести первой ручке и я могу просто начать писать.