Джеффри Фокс - Как стать генеральным директором. Правила восхождения к вершинам власти в любой организации Страница 8

Язык делового общения должен быть простым, логичным и понятным. И письменные, и устные сообщения, особенно прямо касающиеся сути работ, должны излагать именно существо дела. Длинные, скучные, цветистые или жаргонные фразы здесь особенно неуместны.

Если ваши подчиненные неправильно вас поймут, они и действовать будут неправильно. Потратьте столько времени, сколько необходимо, но добейтесь полной ясности в том, чего вы от них хотите. Искусство коммуникации дается тяжким трудом. Вы должны чувствовать аудиторию. Вы должны понимать, что нужно вашим слушателям или читателям, учитывать образ их мышления и уровень образования, находить удобное для них время и выбирать наиболее доступный способ передачи информации.

Вот несколько правил, которые помогут вам выражать ваши мысли ясно и просто:

• Убедитесь в том, что ваше сообщение действительно кому-то нужно.

• Определите цель и тему сообщения.

• Выберите наиболее простую форму изложения.

• Подготовьтесь к выступлению заранее, соберите всю необходимую информацию.

• Составьте сорограмму[3].

• Тщательно продумайте план.

• Напишите «нулевой вариант»[4].

• Напишите первый вариант сообщения.

• Безжалостно сократите его до одной страницы.

• Говорите на языке, понятном вашей аудитории.

И последнее правило: три часа думайте – один пишите.

XLVI. Найдите индивидуальный подход к каждому человеку

Люди – это больше, чем просто люди. Все они – личности. Они индивидуальны. Они – матери, отцы, футбольные тренеры, социальные работники, учителя воскресных школ и ваши сотрудники. Они могут сделать многое, если их действия будут оценены по заслугам. Они могут сделать еще больше, если поймут, зачем им это нужно, и будут вознаграждены за свою работу.

Хорошие руководители дают своим подчиненным понять, что

их просят, а не приказывают что-либо сделать…

им переплачивают, а не недоплачивают…

результаты их труда измеряют, но никто не надзирает за ними, как за рабами…

они люди, а не персонал…

они соратники, а не орудие для достижения цели…

они работники, а не рабы…

их ценят, потому что они приносят компании доход, их не рассматривают как статью расходов…

они нужны, и к ним относятся с вниманием.

XLVII. Отдавайте людям должное

Отдавайте людям должное, если они сделали свое дело. Признавайте их достижения на все 100 процентов. Если у вас в подчинении пять человек, и каждый сделал свою работу на 100 процентов, значит, и вы сделали свою работу – на 500 процентов.

Это – как дом построить: один работник положил фундамент (100 процентов), другой – сделал крышу (100 процентов), третий провел электричество (100 процентов)… А сумма всех этих результатов – заслуга подрядчика, который сдает весь дом.

Многие менеджеры этого не понимают. Они думают, что если их люди будут выглядеть слишком хорошо, то значение их самих, их роль могут недооценить. Они думают, что часть признания за каждое из дел, выполненных их подчиненными, причитается им – особенно если крыша получилась удивительно хороша. И они воруют эту часть у своих людей. Они говорят своему боссу, другим начальникам, коллегам и даже самому работнику, что на самом деле это их заслуга, что все получилось так хорошо.

Такой руководитель ненадежен и недобросовестен. Его действия, как правило, не остаются секретом для окружающих. Все тайное рано или поздно становится явным. Сначала его вычислят подчиненные, а затем, пусть и не сразу, но о нем узнает и вся организация.

Будьте справедливы, отдавая людям должное, и о вас станут говорить как о человеке, признающем чужие заслуги, о человеке, для которого важно, чтобы дело было сделано. Для такого человека все хотят работать. Ваши подчиненные будут усердно работать, зная, что их заслуги будут признаны.

XLVIII. Бонусы должны быть неформальными и неожиданными

Если кто-то из ваших подчиненных выполняет свою работу действительно хорошо, особенно если она не является частью его обычных обязанностей, то вам стоит отблагодарить его, выплатив прибавку к заработной плате. (Не надейтесь, что вам удастся это сделать, не выходя за рамки корпоративных правил и процедур. Как и все правила и процедуры в корпорациях, правила, касающиеся вознаграждения, разрабатывались для того, чтобы подавлять инновации.)

Не устанавливайте критерии, по которым будут выплачиваться премиальные. Вообще не говорите о премиальной системе, действуйте в соответствии с обстоятельствами. Пусть премии будут неожиданными. Не надо четко определять их сумму и время выплаты.

Пусть ваши сотрудники знают, что если они выполняют свою работу добросовестно, то рано или поздно будут за это вознаграждены. Тогда они будут много работать, чтобы увеличить свои шансы на успех.

XLIX. Пожалуйста, будьте вежливы с каждым

При общении с кем бы то ни было, никогда не забывайте о хороших манерах. Будьте вежливы. Не пользуйтесь своими преимуществами. Не показывайте, что вы начальник. Не курите в чужом кабинете или машине. Не курите на деловых встречах и обедах. Не ругайтесь и не используйте в речи грубые слова. Находясь в офисе, не кладите ноги на стулья. Не кладите портфель на стол для переговоров. Обращайтесь со своим и чужим кабинетом, машинами и всеми вещами в офисе так, будто они принадлежат лично вам.

Всегда приходите на переговоры вовремя. Не заставляйте сотрудников и посетителей ждать встречи с вами в приемной. Не заставляйте никого ждать разговора с вами у телефона. Уважайте чужое время, не тратьте его попусту. Особенно время ваших подчиненных. Вежливость – это хороший бизнес.

Когда знакомитесь с людьми, четко и разборчиво называйте свое имя и имя вашей супруги (супруга) или спутника, всегда представляйте своих подчиненных руководству вашей компании.

Не забывайте говорить «спасибо» и «пожалуйста».

L. Десять фраз, которые помогают людям почувствовать себя лучше

Люди, которые уверены в себе, и работу свою выполняют добросовестно. Если они работают на вас, с вами или около вас, они и вам помогут продвинуться наверх. Говоря комплементы другим, вы вселяете в них уверенность. Но при этом вы должны быть абсолютно искренни. Скажите вслух и запомните следующие фразы:

1. «Пожалуйста».

2. «Спасибо». (У хорошего руководителя есть повод говорить это слово двадцать раз в день.)

3. «Вы, конечно, помните Ларри Кесслера, который работает у нас в бухгалтерии?» (При представлении одного из сотрудников руководству компании.)

4. «Вы проделали отличную работу».

5. «Я ценю ваши усилия».

6. «Я слышал о вас только хорошее».

7. «Я рад, что вы с нами работаете».

8. «Мне нужна ваша помощь».

9. «Вы это заслужили».

10. «Поздравляю!»

LI. Слава и успех даются упорным трудом

Присуждение ученой степени, продвижение по службе, награды, известность, университетский диплом, звание лучшего торгового агента года, членство в президентском клубе и т. д. – все это внешние проявления славы и успеха. А монополия в бизнесе и большие деньги – это их материальная составляющая. Все это результат постоянного, не всегда заметного невооруженному глазу, тяжелого труда, который окружающие часто не замечают и не ценят.

Только упорная работа ведет к успеху. Вам придется работать дома, рано вставать, проводить выходные вдали от семьи, проверять и перепроверять сделанное, действовать путем проб и ошибок и проводить бессчетное количество часов за работой, шаг за шагом, миллиметр за миллиметром продвигаясь к успеху.

Если вы будете жалеть себя, вы никогда не добьетесь успеха.

LII. Думайте, примеряйте, пробуйте

В бизнесе любой провал стоит так дорого, что, как правило, успешное предприятие, на котором занято более тысячи человек, старается избегать возможных рисков и нововведений. 97 процентов всех служащих предприятий боятся каких-либо изменений. Но новые идеи и новая продукция привлекают новых покупателей и являются гарантией длительного успеха и жизнеспособности фирмы. Выпуск новой продукции – сложное и утомительное занятие, которое, что бы там ни говорили, почти всегда идет вразрез с устоявшейся культурой компании. Новаторы в американской компании – большая редкость. Но именно их совет директоров хотел бы видеть в компании в первую очередь.

Далеко не все получается сразу. Книга не сразу становится бестселлером, а пьеса не сразу попадает на Бродвей. Создание чего-то нового – это лабиринт, состоящий из запутанных путей, которые часто приводят в тупик. С каждой идеей нужно сначала поиграть, поэкспериментировать, покрутить так и эдак, прежде чем думать о ее воплощении в жизнь.

Предположим, у вас есть хорошая идея. Не тратьте на нее большие деньги, пока она в зачаточной стадии. Продумайте ее содержание. Убедитесь в том, что она нравится тем, на кого рассчитана. Попробуйте реализовать ее хотя бы частично. Внесите поправки, чтобы лучше учесть нужды тех, на кого ориентируетесь. Попробуйте еще раз. Не рассказывайте всем подряд о своем проекте, не организуйте деловых встреч и не пишите записок. Просто делайте что-нибудь: подумайте, как можно реализовать вашу идею, составьте план, приведите примеры. Затем еще раз все обдумайте и взвесьте. Если ваш проект плох, вы это поймете. Тогда откажитесь от него. Если же идея оказалась хорошей, то вы сможете «продавить» ее в корпорации. Так вы сведете к минимуму риск и сможете управлять инвестициями в расширение программы.