Ольга Скачкова - Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

О.А. Скачкова

Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

Глава 1. Основы кадровой работы

1.1. Кадровая работа в деятельности работодателя

Кадровая работа – это ведение большого количества документации на каждого принятого наемного работника: полная информация анкетных данных, с одной стороны, строгая отчетность перед государством за предоставленную работу и нагрузку – и с другой.

Работодателям, которые являются государственными организациями, в отличие от работодателей других организационно-правовых форм собственности, несколько проще ориентироваться в вопросах организации кадрового делопроизводства потому, что государственные организации существуют давно, и кадровое делопроизводство там хорошо отлажено. Процедура кадрового делопроизводства установлена для них давно соответствующими министерствами (ведомствами), которые рассылают в пределах своей компетенции в подведомственные организации (учреждения) приказы, распоряжения, положения, инструкции, а работодатели ведут свою деятельность, соблюдая эти нормативные правовые акты. Таким работодателям не нужно ломать голову над правильным составлением того или иного документа или долго думать о процессе организации кадрового документооборота. Труднее приходится работодателям-предпринимателям, в том числе индивидуальным предпринимателям, для которых совсем недавно введена обязанность вести трудовые книжки и кадровое делопроизводство. Почти всегда, начиная собственный бизнес, работодатель-предприниматель не является специалистом по кадровой работе. К тому же многим предпринимателям, например, работающим в малом бизнесе, бывает проблематично иметь в штате даже одного сотрудника по кадрам. Например, довольно распространенная ситуация, когда предприниматель небольшого торгового ларька нанимает одного продавца, одну неделю стоит за прилавком сам предприниматель, другую – наемный работник, и в таком случае бизнес постепенно продвигается. Малочисленный штат сотрудников могут иметь и юридические лица, например, ООО, состоящие из одного-единственного участника (ст. 7 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО). Если общество учреждается одним лицом, предусмотрено в ст. 11 Закона об ООО, учредительным документом общества является устав, утвержденный одним этим лицом, и, возможно, такому лицу, имеющему статус юридического лица, нет необходимости держать большой штат сотрудников.

Именно малочисленность сотрудников в штате часто сбивает с толку работодателя-предпринимателя: не стоит заводить какое-то там кадровое делопроизводство, так как это удел работодателей, имеющих десятки или сотни работников. Однако работа по оформлению кадровой документации должна вестись всеми работодателями в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом не имеет значения, состоит ли работодатель в трудовых отношениях только лишь с одним работником или же он содержит многочисленный штат сотрудников. Работодатели несут полную ответственность за правильность составления кадровых документов для каждого принятого работника. Кадровая работа содержит в себе различные аспекты взаимодействия работодателя и работника, и юридически правильно, когда всю их деятельность отражают не устные договоренности, которые особенно распространены у предпринимателей малого бизнеса, а официальные документы: трудовые договоры, приказы, распоряжения и т. д.

Если работодатель не наделил полномочиями для ведения кадровой работы специального работника и осуществляет ее самостоятельно, он сам должен хорошо знать процесс ведения кадровой документации.

Правила ведения кадровой работы одинаковы для работодателей независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Образцы кадровых документов с комментариями, представленные в данной книге, касаются работодателей всех форм собственности, при этом учтена деятельность работодателей-предпринимателей, в том числе имеющих небольшой штат сотрудников.

1.2. Начало эпохи кадрового делопроизводства у индивидуального предпринимателя

Индивидуальный предприниматель, в том числе и глава крестьянско-фермерского хозяйства (КФХ), как правило, является инициатором своего дела, и, зачастую, он сам себе бухгалтер и юрист, если не имеет возможности нанять специалиста и оплатить его труд. Он очень старается и практически успевает выполнять работу всех вместе взятых работников. Однако сегодня, согласно трудовому законодательству, индивидуальному предпринимателю необходимо вести кадровую работу.

С 6 октября 2006 г. индивидуальные предприниматели (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должны вести трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у них больше пяти дней. Такая поправка была внесена в ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ). Если до этого стаж работы у предпринимателя подтверждался лишь трудовым договором, зарегистрированным местными властями, то с 6 октября 2006 г. отпала необходимость в регистрации таких договоров. У индивидуального предпринимателя может возникнуть вопрос: где же хранить трудовой договор? В этих целях работодателю необходимо начать ведение кадрового делопроизводства. Так сложилось, что традиционный отдел кадров является классической формой организации кадровой службы на предприятии или в организации. Если для существующих отделов кадров в организациях все просто и понятно в кадровых вопросах, то для индивидуальных предпринимателей (глав КФХ) данное делопроизводство совершенно незнакомо, и постигать его им придется с нуля.

Почему речь идет о кадровом делопроизводстве: в новой редакции ТК РФ установлена лишь обязанность ведения трудовой книжки, может возразить предприниматель. На самом же деле ведение трудовой книжки не означает только лишь внесение записей в нее. Работа с трудовой книжкой сопряжена с оформлением многочисленных документов. Например, запись в трудовую книжку делают на основании приказа работодателя о принятии на работу сотрудника, приказ этот издают на основании трудового договора, а трудовой договор заключают согласно штатному расписанию. Все записи, сделанные в трудовой книжке, необходимо продублировать еще в одном документе – в личной карточке. Кроме того, индивидуальный предприниматель обязан вести два вида книг: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книгу движения этих же документов. Эти две книги ведутся по той причине, что трудовая книжка является документом строгой отчетности. Все эти документы являются документами кадрового делопроизводства, о них подробно рассказано в данной книге.

Для тех, кто устроился на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 г. До введения обязанности о ведении трудовых книжек индивидуальные предприниматели подтверждали стаж работы своим сотрудникам лишь трудовым договором, зарегистрированным местными властями. Вести трудовые книжки им было запрещено положениями ТК РФ. Работники, которые пришли к индивидуальному предпринимателю на работу впервые после 6 октября 2006 г., правомерно получают запись в трудовую книжку. А каким образом должен поступить индивидуальный предприниматель по отношению к тем работникам, которые устроились работать к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 г., т. е. уже определенное время работали у него и продолжают работать? Никаких пояснений насчет таких ситуаций в ТК РФ нет. Однако индивидуальный предприниматель все-таки должен внести записи о приеме на работу в трудовые книжки вышеуказанных работников. Об оформлении трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», есть письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Работодателям – индивидуальным предпринимателям, в том числе и главам КФХ, необходимо исполнить те рекомендации, которые даны в этом письме. В письме говорится о том, что с вступлением в силу с 6 октября 2006 г. Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», предприниматели получают право вести трудовые книжки работников и заключать коллективные договора. Однако законодатель не утвердил переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона. По нашему мнению, в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника. Соответственно в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября, в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания.