Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам Страница 10

Учитывая, как быстро устаревают сегодня компьютеры, можно предположить, что в ближайшем будущем апгрейд настольного компьютера или ноутбука будет происходить в среднем раз в один-два года. Облегчите себе процедуру переноса информации со старого компьютера на новый. По возможности «развяжите» информацию и технику – сделайте свой информационный фонд по-настоящему мобильным. Это, кстати, позволит оперативно и без проблем создавать его резервные копии.

Разберитесь, где на вашем компьютере хранятся папки, в которые:

а) ваш почтовый клиент складывает почту (чаще всего – это папка mail, находящаяся в директории почтового клиента);

б) интернет-браузер складывает ссылки (чаще всего это папка расположена в каталоге С: and Settings\u1083?огин пользователя);

с) программа синхронизации складывает резервные копии при синхронизации вашего мобильного телефона (КПК, смартфона).

Во-первых, попробуйте переместить эти каталоги в уже упомянутую папку WORK, «перепрописав» адресные строки в программах. Во-вторых (если это не удалось), запомните или запишите все, что нужно будет подвергать резервному копированию или переносить на новый компьютер во время апгрейда. В первом случае вы просто укажете новые пути к уже существующим (перенесенным) папкам почты и так далее для почтового клиента и других программ. Во втором – замените стандартные пустые папки программ своими, содержащими информацию.

Похожим образом относитесь и к своей базе рабочих контактов. Увод клиентской базы с прежнего места работы на новое – шаг неоднозначный с этической точки зрения (хотя новый работодатель часто именно этого и ожидает от кандидата с опытом). Но уж деловые контакты вы в любом случае набираете не для того, чтобы отказываться от них при переходе на новое место. Поэтому весь свой профессиональный информационный фонд (начиная с книги контактов в ежедневнике и заканчивая четко оформленным портфолио реализованных проектов и подшивкой личных документов) стройте так, чтобы их всегда можно было взять с собой. Это, кстати, может упростить вам жизнь при переезде в новый офис.

Оцените сами, какие еще сферы вашей деятельности допускают перевод информационных фондов в мобильное состояние. Задумайтесь, сколько времени у вас заняла бы, скажем, подготовка к эвакуации. Такие мысли, кроме прочего, помогают навести порядок как в деловой жизни (от хранения важных документов в сейфе до регулярного резервного копирования рабочей информации и т. п.), так и в быту (от хранения важных документов в одном установленном месте до аккуратного подшивания квитанций коммунальных платежей).

Конечно, не стоит становиться параноиком и строить всю свою жизнь по принципу «если завтра война, если завтра в поход». Но вот о поговорке «знал бы, где упаду, соломки бы подстелил» забывать не стоит. В некоторых, наиболее вероятных, местах падения подстелить соломки заранее никогда не помешает.

Резюме (Шаг 3)

Информация – главная ценность и главное конкурентное преимущество современного делового человека. Чтобы надежно ее хранить и эффективно ею пользоваться, нужно ввести в свою практику некоторые несложные принципы и требовать от себя их неуклонного соблюдения.

• Для эффективного анализа информации нужно создать возможность быстрой навигации по информационной базе, для чего следует регистрировать и классифицировать все важные входящие/исходящие данные. Любую информационную работу необходимо базировать на триаде регистрация – навигация – анализ (информации).

• Порядок в информационных фондах наводят при помощи архивирования информации, а для перестраховки от сбоев (технических и других) применяют регулярное резервное копирование информации. Две эти процедуры необходимо наладить для любого информационного массива – от книги контактов в мобильном телефоне до объемной базы данных на рабочем компьютере.

• Чтобы повысить комфортность обращения с вашими информационными фондами, необходимо, по возможности, «развязать» информацию и технические средства – сделать информационные фонды мобильными. Соберите всю важную информацию в определенных местах, не рассредоточивая ее по рабочим папкам разных программ. Тогда и апгрейд техники будет проходить менее болезненно, и комплексное резервное копирование займет меньше времени.

Подобные сознательные усилия отнимают не так уж много времени, зато значительно повышают надежность и эффективность вашей информационной работы. А то, что такие действия обычно воспитывают в человеке аккуратность и ответственность, можно воспринимать как бонус.

Часть II. Средний вес: секреты информационного работника

Освоив азы, мы стали полноценными информационными работниками. Пора «выходить в свет»: общаться с другими представителями информационного общества – профессиональными и, увы, не очень; получать и создавать информационные продукты; бороться за повышение эффективности нашей работы. Во всех этих процессах тоже есть место и готовым приемам, и технологиям.

Во второй части мы сконцентрируем наше внимание на дальнейшем росте информационного работника. Для чего изучим набор решений – от способов повышения эффективности общения в информационной среде до принципов создания качественных информпродуктов.

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками

Мы с тобой одной крови… 

Социальное (общественное) существо – человек – начинается там, где начинается социум (общество). «Человек общественный», попав на необитаемый остров, прекращает свое существование. То же можно сказать и о «человеке информационном»: если не с кем разделить знания и сведения, то остается лишь отмечать ход дней зарубками на дереве да читать книги вслух самому себе. Прелесть истории про Робинзона еще и в том, что до спасения он успел побывать в условиях «неполной коммуникации»: после общения с Пятницей любой носитель родной речи покажется даром Небес.

Но просто ли нам дается общение с другими? Если даже настроенные позитивно и конструктивно партнеры то и дело садятся за стол переговоров, чтобы в десятый раз обсудить детали, что же говорить о повседневных деловых контактах?!

В «Шаге четвертом» мы будем обсуждать проблему оптимизации социальной компоненты в деятельности информационного работника: способы минимизации потерь и построения надежной системы коммуникаций и с коллегами, и с контрагентами – то есть со всеми «другими».

Потери на коммуникациях

Трудности перевода