Ари Мейсел - Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя Страница 12

Где границы?

И верхние, и нижние границы могут быть полезны сами по себе. Надо определять разумные пределы любой выполняемой вами задачи и строго их выдерживать. Для большей наглядности поясню данный подход на практике.

Бухгалтерам знаком метод FIFO[34]. Рассмотрим его на моем примере. У меня был целый склад электроники. Там была полка для проводов, полка для сетевых проводов, уголок с неработающими приборами типа рации и целая куча всяческого хлама. Я понятия не имел, где что лежит, и, когда мне нужен был сетевой кабель, приходилось все перерывать, чтобы его найти.

Продав львиную долю запасов на eBay и выбросив остальное, я оставил всего один ящик с электроникой, где хранится пара проводов, старая веб-камера и немного всякой-всячины. Ящик – это абсолютный, бесспорный «предел пространства» для хранения приборов. Он всегда набит, поэтому если надо в него что-то убрать, то приходится что-то из него выбросить. Это заставляет меня каждый раз решать, нужна мне та или иная новая вещь или же для меня бо́льшую ценность представляет то, что лежит на дне данного ящика и что не попадалось мне на глаза месяцами.

Как-то я купил беспроводной телефон для дома, а он шел в комплекте с новым телефонным проводом. Я изучил недра ящика, обнаружив там пару таких же проводов, так что еще один был мне однозначно не нужен. Гораздо приятнее иметь один компактный ящик в кладовке, чем загромождать пространство.

А как же все остальное?

Правильно! Будь то электронная почта, покупка продуктов, активность в социальных сетях или рабочая неделя, границы нужны везде. Нельзя допускать, чтобы входящие письма перевалили за полсотни, вам не нужно восемь коробок каши или какой-нибудь крупы (если только вы не мамочка с оравой детей), не надо сидеть в Facebook больше нескольких минут в час, а рабочая неделя никак не может быть больше семи дней. И даже у свободного времени должна быть нижняя граница.

О верхних пределах помнят все, но многие упускают из виду другую сторону медали: нижние границы нашей деятельности. Это относится и к путешествиям (я хочу путешествовать раз в месяц), физической активности (я буду пробегать более сорока километров за неделю), питанию (буду готовить дома три раза в неделю) и так далее. Границы применимы ко времени или объемам, в зависимости от ситуации.

Главное – разумно определить для себя пределы и придерживаться их. Лучше быть сдержанным в оценках и соблюдать границы, нежели постоянно их нарушать и огорчаться. Например, коробка из-под сигар для моей электроники была бы явно неадекватным решением.

Для иллюстрации: у меня количество писем в электронной почте ограничено десятком. Я никогда не превышу этот лимит, никогда. Непосредственно сейчас у меня в ящике шесть писем. Я могу поддерживать такой объем, потому что у меня настроены фильтры, у меня есть внештатный ассистент и настроен автоответчик. Я сократил количество писем до уровня, с которым могу справиться, мне не нужно больше десяти. Если бы я то и дело выходил за свой лимит, это означало бы необходимость лучше оптимизировать систему, или попросить ассистента проверять почту чаще, или изменить что-то еще. Как бы то ни было, все можно сделать.

Я перешел на Mac ОС потому, что мне давно хотелось поменять компьютер, который в конечном счете все равно сломался. Резервная копия была, но она давно не обновлялась, так что я потерял какую-то информацию. Я решил, что такое больше не повторится, и начал хранить все данные в «облаке». Три года назад это было не так легко, как сейчас. Храня информацию в «облаке», я работаю только с двумя программами: Dropbox и Chrome. И не буду устанавливать никакие другие. Это моя граница. Если мне нужно что-то дополнительно, я либо ищу способ выполнить задачу с помощью доступных в сети приложений, либо понимаю, что для решения вовсе не нужна именно такая программа.

Если бы мой компьютер сейчас сломался, я бы перешел на другой или воспользовался iPad, продолжив работу через три минуты. Я вообще решил перевести все свои дела на iPad, просто проверяя свои возможности. Существуя в новом формате примерно неделю, я понял, что четыре или пять задач я никак не могу делать с него и надо найти способы их выполнения. В одних случаях требовалось новое приложение, которое для iPad не выпускалось, в других надо было отправить инструкции помощнице, чтобы она выполнила задачу определенным образом и переслала мне результат (или же просто решила вопрос). Но я все-таки разобрался, как работать только с iPad.

Мы с женой поехали на неделю в Лос-Анджелес, и я не взял ни ноутбук, ни iPad, только iPhone. С его помощью я смог управиться со всеми бытовыми и профессиональными делами: например, со строительными проектами на Лонг-Айленде и семинарами на тему минимизации усилий. За всю неделю случилось две заминки, но я разобрался с обеими. Честно говоря, я не собираюсь управлять бизнесом с iPhone, но приятно осознавать, что есть такая техническая возможность. Иными словами, iPad примерно в десять раз, а компьютер – примерно в сотню раз эффективнее за счет большого экрана и производительности.

Чтобы оптимизировать жизнь и стать организованней, всегда устанавливайте разумные границы своей деятельности. Если вы чувствуете, что можете нарушить их, это означает только одно – настало время что-то менять.

Принцип восьмой

Группирование дел

Группирование – обратная сторона индивидуальной рабочей недели: мы компонуем схожие задачи, чтобы повысить эффективность. Группирование означает своевременность выполнения действий. Не отвлекаясь и не снижая концентрации внимания, вы накапливаете похожие дела, а потом решаете их одним махом.

Например, некоторые в первые десять минут часа разбирают почту. Они копят сообщения в течение часа, после чего сортируют их все сразу. Так они избегают децентрализации внимания, не переключаясь с одной задачи на другую, когда те падают в почтовый ящик.

Еще один пример: мы с женой готовим по воскресеньям еду на всю неделю, проводя несколько приятных часов на кухне. Потом мы либо замораживаем приготовленное, либо убираем его в холодильник по порциям на неделю. Или вот еще в качестве примера: накопленной за неделю бумажной работе я посвящаю утро пятницы, а в течение недели счетами не занимаюсь.

Не делайте порознь бытовые покупки, которые нельзя поручить стороннему исполнителю. Продумайте, что еще вам надо приобрести, и найдите эффективный способ это сделать. Например, если нужно забежать в аптеку, постарайтесь найти время по возвращении домой с работы. Анализируя, какие именно задачи можно сгруппировать, не забывайте, что гораздо лучше вообще аннулировать их, если позволяют обстоятельства. Множество мелких дел предполагает обработку документов, поэтому я собрал некоторые инструменты, помогающие сократить поток бумаг.