Геннадий Захаренко - Выставка. Техника и технология успеха Страница 16

Секрет успеха!

1. Составьте отдельные списки для ваших клиентов (покупателей, поставщиков, дилеров, потенциальных инвесторов и т. п.).

2. Каждое письмо должно быть адресным, то есть адресовано персональному получателю.

3. Закажите специальные конверты с логотипом своей фирмы.

4. Применяйте цветную бумагу.

5. Текст писем должен быть вежливым, содержание кратким и простым по форме.

6. Вкладывайте яркие открытки, небольшие буклеты с названием выставки, датой проведения и номером вашего стенда.

7. В рекламных материалах используйте сквозную тему.

8. Отправляйте только заказные письма.

Поскольку вы имеете ограниченное время на рассылку приглашений, то желательно эту процедуру (кстати, как и многие другие) максимально формализовать. В общем виде алгоритм организации почтовой рассылки будет следующим:

– разработайте график работ;

– составьте списки получателей по категориям (покупатели, поставщики, дилеры, инвесторы и т. д.);

– составьте график рассылки писем по категориям ваших клиентов;

– разработайте оригинал-макеты конверта, открытки, буклетов, купонов, анкет, проспектов;

– подчеркните ваши конкурентные преимущества;

– подчеркните преимущества для клиента;

– создайте систему стимулов для посещения вашего стенда;

– разработайте небольшой, но адресный набор рекламных материалов для различных категорий ваших клиентов;

– создайте эффективную систему оценки результатов почтовой рассылки;

– разработайте эффективную систему контроля графика выполнения работ.

Секрет успеха!

Сделайте первую отправку писем так быстро, как это возможно. Повторите почтовую рассылку через две недели с измененным содержимым. Третью рассылку сделайте таким образом, чтобы ваше послание пришло адресату не позже, чем за две недели до открытия выставки.

Если удастся выдержать сроки и применить советы с учетом своего личного опыта, то результат не заставит себя ждать.

Выводы и рекомендации

Перед принятием решения об участии в той или иной выставке необходимо тщательно изучить общее состояние дел на своем предприятии: оценить финансовые, материальные, временные и трудовые ресурсы, которые можно будет использовать при положительном решении.

Осуществляйте предварительный отбор выставок исходя из среднесрочных и текущих целей, с учетом выбранной стратегии вашей маркетинговой деятельности.

В зависимости от факторов примите решение, какая форма участия в выставке (очная или заочная) для вас сегодня предпочтительнее. Определите – будете ли вы участвовать в выставке самостоятельно или в группе.

Особое внимание обратите на выбор конкретного павильона на выставке и определение предпочтительного места расположения стенда в этом павильоне.

Секрет успеха!

Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы, ее зеркалом. Желательно, чтобы стенд был гармоничным во всем. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны: презентационную площадь, место для переговоров и подсобные помещения.

Оцените, насколько удачное или неудачное месторасположение стенда вам досталось. Если его положение неудачно, воспользуйтесь следующими практическими рекомендациями: значительно увеличьте количество сотрудников первого эшелона и более тщательно их подготовьте, проводите презентации, семинары недалеко от стенда, разместите указатели в разных местах выставочного центра.

Выберите методы и способы привлечения посетителей к вашему стенду. Начать это необходимо с самых ранних этапов, когда сформулированы цели участия в выставке и отобрана целевая группа.

В современной практике используются многие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда: заблаговременная рассылка персональных приглашений своим реальным и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям городской, областной и республиканской администрации; оповещение общественности о вашем участии в выставке и номере вашего стенда.

Секрет успеха!

Уделите серьезное внимание методам подбора и подготовки персонала.

Прежде всего подберите руководителя стенда, а затем и членов его будущей команды. Продумайте, как сформировать эффективную команду. Каждый сотрудник, который будет работать на выставке, должен пройти определенную теоретическую подготовку, освоить методы работы и приобрести практические навыки.

По возможности максимально используйте системный и процессный подходы в обучении. Все действия персонала рассматривайте как процессы, имеющие вход и выход. Обобщенная модель процесса обучения позволит вашим сотрудникам эффективно усвоить необходимые знания, а самое главное – эффективно их применять на всех этапах выставочного проекта.

Большое значение имеет система мотивации персонала при работе на выставке. Стимулирование командного духа и корпоративной культуры – это принципиально важный вопрос, который может стать решающим в конкурентной борьбе. Система оплаты труда персонала должна давать каждому сотруднику в одинаковой степени равные шансы на то, что его материальное вознаграждение будет зависеть от результатов работы всей команды.

Эффективность результатов участия в выставке в значительной степени зависит от вашей активности при работе с партнерами – как в начальный, так и в послевыставочный период.

ГЛАВА 4

Подготовка к участию в выставке

На этом этапе уточняются маркетинговые цели и подцели, определяются финансовые возможности, разрабатываются и утверждаются методики измерения достижения каждой из поставленных целей.

Чем тщательнее и детальнее вы отработаете этот этап, тем более успешным будет результат участия фирмы в выставке.

Важнейшей задачей во время подготовки к участию в выставке независимо от поставленных целей является обеспечение эффективного привлечения к стенду желательных клиентов, поэтому с первых моментов подготовки необходимо считать это направление приоритетным.

Важной задачей являются непосредственный подбор и подготовка сотрудников, которые могут работать на выставке. Желательно начать подготовку фирмы к участию в выставке, как уже рассматривалось выше, с назначения приказом руководителя стенда и членов выставочного коллектива.

Каждый сотрудник, работающий на выставке, должен четко знать свои функциональные обязанности, полномочия и сознавать как свою ответственность за эффективную работу на выставке, так и ответственность всего коллектива.