Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному Страница 19

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 4.

Рис. 4. Жизненный цикл документа: основные стадии

Американский специалист по управлению документацией Гордон Е. Дж. Хоук в качестве одной из стадий ЖЦД выделяет классификацию документов, условно обозначая стадии ЖЦД словами «создавать – классифицировать – использовать – хранить – уничтожать» [242]. Действительно, если рассматривать ЖЦД в рамках одной информационной системы, обеспечивающей хранение ЭД, то документ при включении в данную систему должен быть, в соответствии с принятой системой классификации, определенным образом систематизирован, т. е. необходимо определить его логическое место среди других документов, уже включенных в систему. Для управленческого документооборота задачи классификации не являются отдельной стадией, а присутствуют на разных стадиях ЖЦД.

Так, на стадии создания документа задача классификации возникает при определении вида документа и его связей с другими документами, с учетом (или во исполнение) которых он создается, определении необходимого состава виз и уровня подписания (утверждения).

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.

Конец ознакомительного фрагмента.