Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. Страница 19

Пресс-ланч. Неформальное мероприятие с относительно произвольным сценарием. В ходе мероприятия гости (представители компании и журналисты) могут обсудить различные проблемы, связанные с компанией, в ходе завтрака или обеда. Столы стоят в произвольном порядке. На первом плане – личное знакомство и неформальное равностороннее обсуждение. Несомненное преимущество данного формата – журналисты могут в более открытой форме задать интересующие их вопросы, что в целом позволяет оценить их отношение к компании. В рамках мероприятия возможно проведение серии мини-интервью («мобильный докладчик»).

Задача представителей компании – лучше почувствовать реакцию журналистов, их эмоциональный фон и предубеждения.

Пресс-брифинг. Формальное мероприятие с определенным сценарием. Основная специфика – оперативность: свежие новости после завершения крупной сделки или проведения крупной конференции должны немедленно попасть на ленты информационных агентств и в ежедневные газеты. Поводом также могут служить ввод крупного объекта или кризисная ситуация, требующая оперативного освещения.

По сценарию представители компании выходят к журналистам, затем следует краткое заявление и жестко регламентированное время для вопросов.

Результат – оперативный выход новостей в СМИ. Как правило, докладчиков немного: 1–2 человека.

Интернет-пресс-конференция. Преимущества данного формата очевидны: максимально широкий круг участников – от СМИ до потребителей и партнеров, максимально широкий географический охват. Относительно невысокая стоимость организации самого процесса.

Необходимо заранее подготовить список вопросов – все должно быть под контролем. В процессе проведения поток вопросов контролируется и отбирается.

Часто в зал приглашают несколько представителей СМИ: докладчику психологически проще говорить в чьем-то присутствии. Встречные вопросы и спонтанная реакция помогают понять структуру интереса к компании в разных регионах, разных социальных слоях.

Личная встреча с журналистами (в ресторане, кафе или бизнес-центре). Серия таких встреч, правильно организованных и правильно поданных, может быть полезнее одного большого мероприятия, поскольку позволяет инициировать серию обзорных разноплановых публикаций. Цель – получить выход нестандартных материалов или развернутых комментариев по значимой проблеме. Результаты встреч – личное знакомство, уникальный материал.

Это самый эффективный формат с точки зрения влияния на личное мнение журналистов. Позитивный эффект – значительно повышается вероятность, что в будущем именно к вам обратятся за комментариями, оценкой, дополнительной информацией.

Пресс-тур. Централизованная поездка представителей целевых СМИ на объект компании за ее счет.

Цель – личное знакомство, позитивный эмоциональный фон, выход серии полноценных материалов. Отличная возможность для фотосессии. В числе минусов – сложная логистика и высокая стоимость.

Дни открытых дверей. Централизованное приглашение журналистов посетить объект компании: салон, офис, завод etc. Продолжительность – как правило, несколько дней (от одного дня до одной недели).

Специальный ответственный человек встречает журналистов, проводит экскурсию, знакомит с нужными специалистами. Места посещения украшаются, журналисты получают подарки.

Формат мероприятия позволяет наглядно показать реалии компании: ее структуру, стиль работы, уровень оснащения и т. д. Происходит знакомство с бизнес-процессами и производством.

Дни открытых дверей – это еще один способ расширить представления журналистов о компании и создать у них более лояльное к ней отношение.

Теперь обратимся к организаторам.

Кто делает пресс-мероприятия?

– Корпоративные специалисты лучше всех знают предметную область, то есть то, что создает информационный повод.

– Специализированные компании (PR) имеют больше опыта, больше технологий, больше людей. Все это в итоге можно конвертировать в силы, ресурсы и время, которое ваша компания может сэкономить, обратившись к таким фирмам.

Помните, пренебрегать прессой нельзя: СМИ – статус мероприятия.

Как оценить успешность мероприятия для СМИ?

Вот некоторые критерии, по которым вы сможете оценить результаты проделанной работы:

– количество аккредитованных и посетивших мероприятие СМИ;

– количество и тональность заданных вопросов;

– количество материалов, вышедших по итогам мероприятия в СМИ;

– качество вышедших материалов (есть специальные методики качественной оценки публикаций, мониторинговые агентства);

– количество обращений за комментариями, экспертной оценкой после мероприятия;

– количество публикаций, подготовленных с использованием информации, представленной на пресс-мероприятии.

Расписание

При подготовке программы мероприятия вам может потребоваться его формализованное расписание, где указано, что и в какое время происходит.

При формировании расписания необходимо учитывать следующее.

Человек не может быть сосредоточен постоянно, необходимы перерывы. Поэтому, если ваше мероприятие длится более двух часов, предусмотрите перерыв, нечто вроде театрального антракта.

В это время участники смогут обсудить свои впечатления, выпить кофе, выкурить сигарету, сделать срочные звонки, размяться, наконец.

Даже если у вас предусмотрена концертная или шоу-программа, помните, что и она не может длиться бесконечно, делайте небольшие перерывы между выступлениями, чтобы люди могли пообщаться. Для некоторых мероприятий, целью которых является общение между участниками, паузы – единственное время, когда это можно сделать не торопясь. В этом случае перерывы станут для участников не меньшей ценностью, чем остальная часть мероприятия.

Если по каким-то причинам вы не можете сделать общий перерыв в мероприятии для всех участников, позаботьтесь о том, чтобы каждый мог решить проблему короткой паузы самостоятельно. Например, в ходе длительного заседания, конференции вы можете организовать постоянный кофе в зале или в холле рядом с залом, где проводится мероприятие.

Нормальное расписание предполагает формулу 3/4 к 1/4, где четверть времени уделяется перерывам или смене вида деятельности. Вспомните школу: 45 минут урок и 15 минут перемена. В значительной степени то же касается и любых других мероприятий.

При составлении расписания помните, что наиболее запоминающимися становятся первое и последнее впечатления. Постарайтесь поставить именно в начало и конец мероприятия самых интересных и запоминающихся докладчиков, самые интересные выступления артистов и т. п.