Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. Страница 21

Формулирование целей и задач мероприятия для его участников

При подготовке плана продумайте, как будут звучать цели мероприятия для его участников. Они должны быть понятны, должны отвечать интересам выбранной аудитории, решать их проблемы или делать жизнь лучше, удобнее.

Сформулированная цель должна быть в меру благородной, правдивой, реалистичной и реализуемой. Возможно, вам будет легче сформулировать цель, если у вас есть какой-то повод. Поводом для проведения мероприятия могут стать:

– общественные или религиозные праздники;

– годовые циклы (например, завершение финансового года, начало летнего сезона);

– годовщины, юбилеи, памятные даты;

– важные события, новости;

– традиции;

– запуск нового продукта.

Позаботьтесь, чтобы все члены вашей команды могли четко и приблизительно одинаково ответить на вопрос о целях мероприятия. Это важно как для вас самих, так и для Клиентов, поскольку на мероприятия не должны прийти люди с совершенно разными ожиданиями, получившие разную информацию от организаторов.

Написание концепции мероприятия

Если ваше мероприятие хоть немногим сложнее внутрифирменной планерки, вам стоит написать его концепцию. Это должен быть документ, который описывает ваше видение мероприятия: каким оно будет, когда состоится. Возможно, реальное мероприятие будет отличаться от вашего предварительного ожидания. Отнеситесь к этому спокойно. Это своеобразное предложение рынку. Даже если в итоге все пройдет не так, как вы запланировали, – все равно вам стоит иметь предварительное представление.

«Если тебе все равно, куда ты хочешь попасть, девочка, тебе не важно, куда идти», – говорил Алисе улыбающийся Чеширский Кот.

Концепция поможет понять, куда вы хотите попасть. Включите в проект концепции то, что вы могли бы рассказать за чашкой чая потенциальному участнику мероприятия. Это не обязательно должна быть вся информация о мероприятии, включая бюджет и задействованные ресурсы. Это все-таки внутренние данные. Включите в концепцию то, что вы могли бы и хотели рассказать участникам.

В концепции могут быть описаны цели и задачи мероприятия, его целевая аудитория. Приведите аргументы: для чего необходимо участвовать в мероприятии. Включите туда техническую информацию: дату и место проведения, сведения об организаторах и поддерживающих организациях, партнерах и спонсорах, укажите стоимость продукции, контактные данные и т. п.

Концепция в дальнейшем может использоваться в качестве основы для создания сайта мероприятия, информационных брошюр и т. д.

Время и темп исполнения

В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться несколько временных планов разного масштаба.

Для удобства планирования вы можете использовать временные отрезки: месяц, неделя, день. Чем больше времени до мероприятия, тем более крупными временными отрезками вы можете оперировать.

В типичном случае, если подготовка мероприятия начинается за несколько месяцев, вам понадобятся три плана:

– общий план работ – понедельный или помесячный;

– план заключительного этапа: в последние несколько дней перед мероприятием, когда подходят все дэд-лайны (от англ. deadline – окончательные, крайние сроки), соединение всех временных компонентов должно быть филигранным;

– сценарий самого мероприятия. Будет вполне правильно, если он будет поминутным.

Если слуга будет думать только о том, что ему предстоит сделать в течение дня, он сможет сделать все. Приниматься нужно только за то, что можно закончить в течение одного дня. Завтра будет тоже только один день.

Ямамото Цунэтомо, «Хагакурэ (Сокрытое в листве)», XVIII век

Как составить план?

Лучше всего, если у вас уже есть план предыдущего мероприятия, которое прошло исключительно успешно, и вам нужно лишь внести коррективы. Даже если мероприятие не было слишком удачным, все равно хорошо, если план сохранился. Это значит, что вы сможете его использовать, поскольку знаете, где и что нужно исправить.

Если же такого плана нет, придется составить его в первый раз.

Вот несколько советов.

– Составьте общий список всех работ, которые предстоит сделать перед мероприятием. Просто напишите их в столбик на бумаге. Постарайтесь сделать это чрезвычайно скрупулезно.

– Имея список работ, расставьте их логически в обратном порядке, начиная от дня предстоящего мероприятия и до настоящего момента.

– Распишите ключевые даты. Это своеобразные чекпой-нты – контрольные точки, в которых проверяется, насколько успешно выполняется план. В эти ключевые даты должны произойти основные события по подготовке мероприятия: отправка приглашений, бронирование зала, оплата авиабилетов приглашенного докладчика и т. п. Эти даты могут быть связаны как с техническими циклами (например, временем, за которое доходит корреспонденция до адресатов; временем, необходимым на печать буклета), так и с какими-то календарными датами (праздники, дни конкурирующих мероприятий, выставок и т. д.).

– Проверьте, как даты согласуются с календарем, учтите праздники, выходные и пр. Посмотрите, как даты соотносятся с планами работ компании в целом: не пересекаются ли запланированные действия с отпуском руководства, участием компании в выставках, участием в крупных проектах всего доступного коллектива фирмы…

– Покажите ваш план коллегам, подрядчикам (весь или ту часть, которая их касается) и внесите указанные ими коррективы.

План готов, приступайте к его реализации.

Большая часть подобных работ может быть выполнена в пакете Microsoft Project.

Как должен выполняться план?

Вы можете сразу выбрать нужный темп и следовать намеченному либо работать с другой скоростью.

График иллюстрирует кратчайшее расстояние между исходной точкой и результатом. То есть выполнение работ по этому графику предполагает минимальные трудозатраты и оптимальную загрузку.

Если вы работаете медленнее, то, чтобы добиться запланированного результата, нужно будет либо работать заметно интенсивнее (то есть с перегрузками) на завершающем этапе, либо смириться с тем, что результаты будут гораздо скромнее.

Если вы начали выполнять план быстрее намеченного, то это могло произойти по следующим причинам.

– Вы поставили себе слишком простые задачи и поэтому легко их выполняете. Это плохо, так как это означает, что либо вы ошиблись с задачами, в то время как могли действовать более амбициозно, либо просто не хотите брать на себя ответственность при планировании.