Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений Страница 22

3. Алгоритм планирования дня, который отрабатывается на ТМ-тренинге в ходе решения специального кейса.

4. Небольшое завершение, подчеркивающее, что план дня – не жесткая рамка, в которую нужно себя загонять, но инструмент, который необходимо применять гибко.

Конечно, грамотное планирование дня не гарантирует того, что работа сотрудника автоматически станет эффективной. Можно аккуратно и грамотно вести ежедневник и при этом не добиваться высоких результатов. Для повышения личной и командной эффективности, внедрения командного тайм-менеджмента, нужна грамотно выстроенная система шагов. Корпоративный стандарт планирования дня является одним из таких шагов – как правило, вполне удачным для начала.

При планировании тренинга в торговой сети «Электрофлот» президент компании в качестве одной из задач обозначил: «Научить сотрудников грамотному повседневному планированию». Для этого был разработан нижеследующий стандарт планирования дня (в привязке к обычному бумажному ежедневнику).

Стандарт: правила ведения ежедневника

Организация времени сотрудника компании – это не его «личное дело».

Ваша организованность – это мера вашего уважения к коллегам и клиентам.

Ваша пунктуальность – это верный признак, по которому судят о ваших деловых качествах.

Приходить на встречи вовремя, перезванивать, именно когда договорились, укладываться в намеченные сроки – это такой же признак культурного человека, как ежедневно чистить зубы.

Правила планирования в ежедневнике

1. «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Все ваши встречи, задачи и контакты в обязательном порядке «материализуйте» в письменном виде.

2. Неряшливость в обзоре дел – признак неряшливости в голове. Пишите четким, разборчивым почерком, применяйте разные цвета. Если используете условные обозначения, обязательно перечислите их на первой странице ежедневника.

3. Контакты – валюта бизнеса. Любую контактную информацию фиксируйте не на оборванных бумажках, а в специальном разделе ежедневника. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, имя, отчество, компанию, должность, рабочий и мобильный телефоны, электронный адрес и т. п.

Алгоритм ежедневного планирования

1. На сетке времени отметьте «жесткие» встречи, по которым уже известно точное время. Планируя встречи, закладывайте резервы на непредвиденные обстоятельства.

2. Составьте список «гибких» задач, т. е. не имеющих жесткого времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки: не «созвониться с Ивановым», а «дожать до заказа», «получить информацию» и т. д.

3. Выделите ярким цветом те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. А именно: значимые для исполнения других задач («узнать время сегодняшней презентации», «дать поручение подготовить материалы»); неприятные, давно откладываемые; «работающие» на ключевые стратегические цели.

4. «Забюджетируйте» время на крупные «гибкие» задачи. Отметьте, сколько примерно времени потребуется на их исполнение, либо рядом с ними, либо на графике дня. Помните: планировать и бюджетировать более 60–70 % рабочего дня – нереалистично!

5. По ходу дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Сверяйтесь с планом в течение дня и корректируйте его при изменении обстоятельств. План – не закон. План – инструмент ориентирования в обстановке. ПЛАН – ИНСТРУМЕНТ ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ.

«Компьютеризация» ТМ-стандарта

Нужно ли привязывать корпоративные ТМ-стандарты к компьютерным системам планирования времени, используемым в компании? 85 % наших заказчиков отвечают на этот вопрос утвердительно.

Действительно, в XXI в. невозможно говорить о каком-либо управлении, в том числе об управлении временем сотрудников, не имея в виду компьютеризацию этого управления. В компаниях для этой цели чаще всего используются Microsoft Outlook, Lotus Notes, реже – Mind Manager. Функционал, позволяющий организовать планирование персональных встреч и задач, как правило, присутствует в CRM-системах. При этом в профессиональных системах он может быть интегрирован с календарем и задачами Outlook (например, в CRM-модуле SAP, в SalesLogix, в Microsoft Dynamics CRM).

Поэтому в корпоративных ТМ-проектах ТМ-стандарт, как правило, разрабатывается в привязке к используемому для персонального планирования IT-решению – чаще всего это Microsoft Outlook.

Чтение делает человека знающим, беседа – находчивым, а привычка записывать – точным.

Несомненно, стандартизация, обязательность компьютерного планирования создает некоторую нагрузку на сотрудников, привыкших пользоваться бумажными ежедневниками. Но эти расходы времени и сил окупаются – электронное личное и командное планирование на несколько порядков эффективнее бумажного.

Направления ТМ-стандартизации

Корпоративный ТМ-стандарт, как правило, содержит несколько основных разделов.

1. Правила планирования и подготовки встреч.

2. Правила постановки задач и контроля за их выполнением.

3. Правила эффективного использования электронной почты.

4. Правила работы с контактной информацией.

Нетрудно заметить, что основные разделы стандарта привязаны к наиболее активно используемым в корпоративной практике разделам Outlook. Если стандарт разрабатывается в привязке к бумажным носителям, его общая структура бывает похожей, но содержание, естественно, будет иметь свои особенности.

Например, в стандарте постановки задач и контроля за их выполнением могут быть формализованы следующие моменты.

1. Как используются признаки важности задач.

2. Какие категории срочности задач используются, каковы стандарты сроков выполнения для различных типов задач.

3. Какие пользовательские представления используются для отбора и сортировки задач при контроле и мониторинге их выполнения.

4. Какие категории назначаются задачам, как должны называться категории, чтобы при пересылке задач было обеспечено правильное их понимание коллегами.

5. Какие ключевые слова должны использоваться при создании задач для удобства их обзора и сортировки.

6. Как используется поле «Комментарии» в задаче, какие подробности должны указываться при постановке задач.

7. Какие относящиеся к выполнению задачи файлы вкладываются в нее или даются в виде гиперссылки и т. п.

В целом стандарт представляет собой брошюру, излагающую принятые в компании правила планирования времени. Если стандарт разрабатывался в привязке к Outlook, приложением к брошюре могут быть технические инструкции, помогающие ответственному за это специалисту IT-департамента настроить в Outlook сотрудника необходимые представления.