Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице Страница 3

Можно выделить несколько функций отдела закупок в компании:

✓ приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене;

✓ поддержание высокой оборачиваемости запасов;

✓ обеспечение доставки товара вовремя;

✓ обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;

✓ взаимодействие с надежными поставщиками;

✓ сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;

✓ снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;

✓ поддержка информационной базы по товару;

✓ внесение данных в корпоративную информационную систему.

Смысл работы закупщика – это принятие текущих решений по количеству, цене и составу закупаемых партий, выбор способа доставки товара, получение необходимых компании выгодных условий от поставщика и при необходимости – поиск нужных товаров или поставщиков.

Хорошая или плохая работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителя ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективность логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников практически всех отделов – от продавцов до грузчиков.

Менеджеры по закупке распоряжаются большей частью выручки компании. Именно эти люди в наибольшей степени влияют на то, чтобы оставшаяся после закупок часть выручки позволила бы как минимум покрыть остальные затраты фирмы. Менеджер по закупке – это доверенное лицо учредителей, которое наделено правом и обязанностью «тратить деньги учредителей». Эти доверенные лица не всегда суперспециалисты, не всегда аналитики и приравнены в большинстве случаев к обычным рядовым сотрудникам с соответствующей зарплатой и «текучестью кадров». Так что оказываемое им большое доверие кажется странным. Это какая-то вселенская загадка – то, как мало задумываются учредители и приравненные к ним руководители об этом, позволяя менеджерам по закупке тратить свои деньги.

Так тратят закупки или зарабатывают? Если в вашей компании:

✓ доля затрат на закупку товаров в общих расходах (налоги, аренда, оплата труда персонала, реклама и прочие расходы) высока и составляет не менее 30–40 % от этих расходов;

✓ есть колебания закупочных и продажных цен (в связи с сезонностью, ограниченными сроками годности, изменением цен на новинки и товары для распродаж);

✓ закупщик должен выбирать товар, опираясь в том числе и на субъективные оценки закупаемого товара, и на интуицию (модная одежда, влияние вкуса на выбор продуктов, технические новинки);

✓ работа идет на рынке с высокой конкуренцией (бытовая техника, продукты питания, электроника, строительные и отделочные материалы, мебель, книги, одежда, обувь, детские товары… да практически вся сфера розничной торговли),

то закупки будут выступать как главный источник рентабельности.

Каждый рубль, сэкономленный на закупках, – это рубль прибыли.

Можно увеличивать прибыль двумя путями: стимулируя оборот (продавать больше и больше) или снижая затраты на закупку товаров (тратить все меньше и меньше). Эффективно работающая компания хорошо умеет делать и то и другое.

По оценкам американских специалистов[1], для увеличения прибыли компании на 100 %:

✓ объем продаж должен возрасти на 100 %;

✓ цена товаров – возрасти на 15 %;

✓ заработная плата и оклады – снизиться на 25 %;

✓ накладные расходы – снизиться на 33 %;

✓ затраты на закупки – снизиться на 8,5 %.

Таким образом, на каждый процент снижения затрат на закупки приходится 12 % роста прибыли – лучший результат.

По данным фирм Bosch, Siemens, Mitsubishi, General Motors, 1 % сокращения расходов на выполнение логистических функций имел тот же эффект, что и увеличение на 10 % объема сбыта. 95–98 % времени, в течение которого материал находится на производственном предприятии, приходится на выполнение погрузочно-разгрузочных и транспортно-складских работ.

Безусловно, обоснование для снижения закупочных цен должно быть выгодным для нас и интересным для поставщика (нет смысла играть в эти игры, если итогом станет трехкратное увеличение неликвидов на нашем складе…). Но это уже тактика закупочной деятельности, о которой мы будем вести речь в этой книге.

Вернитесь на одну минуту к тесту во введении. Какой ответ вы дали, отвечая на первый вопрос? Если ваш ответ «затратный», то необходимо менять отношение персонала к роли отдела закупок и в первую очередь начинать с самих закупщиков: «Мы не тратим деньги компании. Мы зарабатываем для компании прибыль, добиваясь лучших цен и оптимизируя логистическую цепочку». Самое главное – это должно соответствовать действительности, поэтому работа отдела закупок должна быть организована так, чтобы профессиональные менеджеры могли выполнять свои обязанности должным образом и эту прибыль компании приносить. Правильная организация работы отдела – это четкое место в оргструктуре, прописанные должностные обязанности, система мотивации, увязанная с различными показателями эффективности, организованное взаимодействие с другими отделами и грамотная аналитика.

Должность – менеджер по закупкам

Вне зависимости от организационной структуры закупки в розничной компании есть всегда. В компании, работающей и по традиционной системе, и по системе категорийного менеджмента, менеджеры по закупкам выполняют свою прямую функцию – обеспечивают компанию товаром.

Но сложившаяся практика такова, что часто компании наделяют закупщика функциями категорийного менеджера, и наоборот – специалист выполняет только закупочную функцию, а называется категорийным менеджером. Отсюда и возникает бардак в работе специалиста: когда непонятно, за что я отвечаю, за что с меня спрашивают и почему не дают достаточно полномочий для выполнения поставленных задач.

Чтобы этого не происходило, нужно: а) разобраться с организационной структурой компании: компания с традиционной системой или перешедшая на категорийный менеджмент; б) принять решение о том, кто занимается закупками на предприятии – сам категорийный менеджер, или у него для этого будут помощники – менеджеры по закупкам.

Если у вас в компании внедрен или внедряется категорийный менеджмент, работа категорийного менеджера в коммерческом отделе включает в себя:

✓ формирование ассортимента;

✓ осуществление ассортиментной политики предприятия;

✓ управление закупками и поставщиками;

✓ контроль за логистическими операциями;

✓ контроль за продажами;

✓ организацию и проведение маркетинговых мероприятий по продвижению своего товара;

✓ организацию и контроль за выкладкой товара в магазинах.

Категорийному менеджеру могут подчиняться другие специалисты: менеджеры по закупкам, специалисты по маркетингу и мерчандайзингу, иногда аналитики и бренд-менеджеры. Задача категорийного менеджера – контролировать процесс. Закупщик в коммерческом отделе непосредственно подчиняется категорийному менеджеру и отвечает за закупочную и логистическую функции (табл. 1.1).

Таблица 1.1. Положение должности «менеджер по закупкам» в организационной структуре компании, работающей по системе категорийного менеджмента

Если у вас компания с традиционной системой управления ассортиментом, менеджер по закупкам по сути и по характеру функциональных обязанностей является категорийным менеджером. В этом случае прочитайте дополнительно первую книгу «Курса управления ассортиментом» «Категорийный менеджмент», заменив в ней понятие «категорийный менеджер» на «менеджер по закупкам» (табл. 1.2).

Таблица 1.2. Сравнение обязанностей менеджера по закупкам и категорийного менеджера в системе категорийного менеджмента[2]

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Важно отметить, что оформление положения отдела и должностных инструкций – это инструмент контроля и развития персонала. Отсутствие закрепленных функциональных обязанностей ведет к дублированию работы разных отделов, хаосу, невозможности анализа и контроля. Нет системы – нет контроля; нет контроля – нет порядка; нет порядка – нет развития и нет прибыли. Поэтому рассмотрим подробнее функциональные обязанности менеджера по закупкам в двух разных структурах.