Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. Страница 31

Район, в котором должно было проходить мероприятие, обладал рядом уникальных достоинств, выбор этого места был оправдан. Как кинотеатр выбранный зал тоже был отличным. Но с точки зрения размещения посадочных мест для такого типа мероприятий помещение было просто кошмарным. Это был сплошной блок из стульев, один вход, проход справа от блока стульев и очень узкий проход слева, задний ряд примыкал вплотную к стене, то есть прохода сзади не было.

Это довольно экстремальный пример, который хорошо иллюстрирует, как внимательно надо подходить к проблеме размещения участников.

Вот как мы решили эту задачу.

Первые ряды были выделены для VIP-участников, на каждом месте лежал листок с именем участника. Таким образом, когда приходил человек, указанный в списке как VIP, его предупреждали, что для него зарезервировано место в начале зала, и он сам легко находил свое место. Так первые два ряда заполнились (рис. 25).

Также мы поставили человека с ленточкой от входа до ближайшего к президиуму свободного ряда. Ленточка ограждала задние ряды, участники не могли сами сесть, поэтому подходили к нашему сотруднику. Тот предлагал место в ближайшем ряду и по мере заполнения продвигался к последним. Новый ряд открывался для рассадки только тогда, когда предыдущий был полностью заполнен.

Если участники не хотели садиться на ближние ряды, они могли попить кофе в фойе и вернуться позже (рис. 26).

Второй и третий от конца ряды заполняли опоздавшие к началу участники, а самый последний занял наш сотрудник. На этот ряд мы просили никого не садиться (рис. 27).

Напомню, что последний ряд примыкал к стене и другого прохода сзади, кроме как через пустой последний ряд, не было. Если бы мы этого не сделали, то у участника из левой части зала, которому потребовалось срочно выйти, было бы два варианта:

– пройти перед президиумом во время выступления;

– попросить встать весь ряд, чтобы пройти к выходу.

Благодаря тому что мы оставили один ряд свободным, участники из левой части зала могли относительно спокойно выйти (попросив встать только одного нашего сотрудника).

Что случилось бы, если бы мы не следили за рассадкой?

Поскольку каждый справедливо думает в первую очередь о своем удобстве, то участники занимали бы места хаотически, но с некоторыми общими предпочтениями: популярностью пользовались бы места с краю у прохода и ближе к последним рядам. С этих мест удобнее тихо и незаметно выйти в случае, если выступления не очень интересные, если звонят по мобильному телефону или по другим срочным личным причинам. Кроме того, с этих мест видна вся аудитория, что воспринимается как более безопасная позиция (рис. 28).

Первые ряды были бы относительно пустыми, так как не все любят сидеть близко к экрану, на эти места докладчики обращают более пристальное внимание, нельзя вполголоса обсудить что-то с коллегами. Если придется выйти, все это увидят, что многих смущает.

И к началу мероприятия мы бы столкнулись с тем, что в середине зала есть свободные места, причем их может быть довольно много (рис. 29), а опоздавшие участники при этом стоят у задней стенки или в проходе у входа, так как стесняются во время выступления поднять 10–15 человек, чтобы пройти к свободному месту.

Парадоксальная, казалось бы, ситуация: есть места, но многие участники продолжают стоять, создавая неуютную атмосферу неорганизованности.

Я надеюсь, что вам не достанется зал, организованный как на рис. 25–29. Тем не менее данные советы будут полезны, если вы организуете зал в стиле «театр» или «класс».

Нумерацию мест в зале, как, например, в театре или кино, придумал Декарт. В его времена номеров у сидений не было и пришедшие раньше занимали те места, какие хотели. Неопределенность с местами вызывала ссоры и дуэли среди представителей аристократии. Декарт спас множество жизней…

Расчет необходимой площади помещения

Например, вы организуете корпоративный праздник. В концепции праздника предполагаются торжественный ужин, шоу-программа и танцы. Участники – около 100 человек.

Во время ужина и шоу-программы все участники будут сидеть за столиками. Для зоны питания необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров для банкетной рассадки. Для танцев также будет необходимо около 1,5 кв. метров на человека, то есть около 150 кв. метров свободной площади. Таким образом, общая площадь необходимого помещения составит 300 кв. метров (150 + 150).

Поскольку это не конкурс танцев, зная аудиторию, мы можем предположить, что вряд ли все гости станут танцевать одновременно – вероятно, танцы привлекут не более 80 % приглашенных. Мы делаем предположение, что не менее 30 кв. метров можно занять для сцены и другого оборудования.

Бронирование зала для мероприятия

Делать это нужно тоже загодя. Если вы хотите забронировать зал для проведения корпоративного праздника в последнюю рабочую пятницу этого года, то учтите, что уже в декабре и ноябре большинство лучших площадок будет занято.

Если же вы хотите забронировать первый рабочий вторник после Нового года, интересные для вас площадки почти наверняка будут свободны. Соответственно, нужно учитывать загрузку площадок в зависимости от времени проведения вашего мероприятия и стараться сделать бронь по возможности заранее. То же касается бронирования номеров в гостинице для участников мероприятия.

Что нужно сообщить при бронировании (пример запроса)

– Дата и продолжительность мероприятия.

– Время начала и конца мероприятия (дата заезда-выезда).

– Число участников.

– Примерная программа мероприятия (когда перерывы на чай-кофе, когда обед).

– Нужно ли будет обеспечить напитки и еду.

– Будет ли банкет или фуршет.

– Нужно ли делить аудиторию на группы и будут ли им нужны дополнительные помещения.

– Какое оборудование будет использовано (возможно, вы его арендуете у владельца площадки, возможно, привезете свое, но все равно владельцу площадки необходимо знать, что оно будет).

– Реквизиты компании-заказчика (то есть вашей).

– Контактные данные ответственного лица, включая мобильный телефон (то есть ваши).

В случае если речь идет о гостинице, при необходимости вы можете также спросить о визовой поддержке.

Оцените также, какие у вас есть особые требования к месту проведения и насколько выбранное место им соответствует.

Вот что надо узнать в первую очередь: