Владислав Волгин - Автосервис. Структура и персонал: Практическое пособие Страница 4

Функции службы логистики

В данном примере подразделение логистики понимается не как исполнитель операций по перемещению товаров, а как организатор исполнения всех логистических операций на предприятии.

Функции логистики пронизывают всю деятельность предприятия, поэтому подразделение логистики имеет властные полномочия для контроля конкретных технологий и методов исполнения бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия.

Подразделение логистики осуществляет руководство функциональными направлениями и конкретными бизнес-процессами, поэтому ему подчиняются исполняющие их сотрудники других подразделений, но не подразделения в целом.

Организация внутренних товарных и информационных потоков: обработки грузов, складирования, управления запасами, снабжения цеха и магазина, экспедирования.

Организации внешних товарных потоков: поступления автомобилей в ремонт, закупки и доставки сырья и полуфабрикатов, поставки готовой продукции, транспортных операций.

Планирование и бюджетирование логистических операций, учет и анализ поступления и исполнения заказов, расчеты для стратегического планирования.

Организация обработки заказов, организация контроля за производством, учета запросов потребителей.

Анализ стоимости операций, управления запасами, транспортных тарифов, запросов клиентуры и пр.

Интеграция операций по логистике с другими операциями, осуществляемыми предприятием.

Разработка стратегии для отдела логистики и разработка заданий для персонала отдела логистики.

Интеграция информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия.

Интеграция информационных технологий с предприятиями-партнерами.

Анализ производительности труда в области логистики и качественных показателей исполнения логистических операций.

Контроль эффективности логистических операций:

♦ оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций;

♦ оценка и анализ производительности операций по логистике – количество автомобилей, обслуженных в смену, затраты рабочего времени на выполнение операций и т. п.

Контроль качества сервиса потребителей:

♦ оценка точности и аккуратности в выполнении заказов;

♦ оценка соответствия уровня исполнения операций ожиданиям потребителей;

♦ оценка характера и типичности ошибок в работе;

♦ оценка оперативности, срочности исполнения заказов и т. д.

Контроль процесса управления операциями:

♦ оценка четкости и продуктивности организации ежедневной работы;

♦ оценка способностей персонала по выявлению проблем и их решению;

♦ оценка способностей персонала понимать потребности заказчиков и удовлетворять их.

Использование современных компьютерных технологий:

♦ привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

♦ организация постановки задач системным аналитикам и программистам для адаптации и развития приобретенных программ;

♦ внедрение приобретенных программных продуктов;

♦ организации обучения персонала работе с программным обеспечением;

♦ обеспечение работы системы с удаленными партнерами;

♦ координация развития фирмы и развития программного обеспечения;

♦ обеспечение целостности баз данных;

♦ обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах в случае сбоев по техническим причинам;

♦ обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа;

♦ организация обновления оборудования по мере необходимости.

Оптимизация подготовки и расстановки кадров:

♦ постановка задач для компьютеризации подготовки документации для оформления, перемещения и увольнения, учета, статистики, отчетности и анализа информации;

♦ разработка методик собеседований при отборе кандидатов на работу или повышение;

♦ разработка положений о службах, выполняющих соответствующие работы;

♦ разработка должностных инструкций для исполнителей;

♦ разработка и внедрение методов контроля качества исполнения должностных обязанностей;

♦ организация подготовки и повышения квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Функции службы маркетинга и рекламы

Планирование и координация маркетинговой деятельности фирмы для достижения установленных целей (по показателям прибыли, удовлетворения потребностей клиентов, удержания и расширения целевых сегментов рынка).

Удовлетворение потребностей фирмы в исследовании товаров, услуг, клиентов, конкурентов.

Участие в разработке маркетинговых стратегий запуска в продажу новых товаров и услуг и увеличения числа клиентов.

Разработка, реализация и координация маркетинговых программ по определенным товарам и услугам.

Изучение тактики, стратегии, экономического положения и тенденций развития конкурирующих компаний, их сбытовых сетей, цен и условий продаж, методов PR.

Анализ рынка аналогичных услуг и товаров.

Определение потенциала рынка.

Разработка проектов формирования и корректировки сервисной политики, анализ ее эффективности.

Разработка проектов формирования и корректировки торговой политики, анализ ее эффективности.

Разработка проектов формирования и корректировки политики паблик рилейшнз, анализ ее эффективности.

Анализ цен, прибыльности, степени удовлетворения спроса, упущенных продаж.

Контроль рентабельности всех видов коммерческой деятельности предприятия.

Анализ результатов деятельности предприятия на рынках.

Прогноз ситуации на рынках для принятия решений.

Обоснование целесообразности или невыгодности практического осуществления намерений руководителей всех уровней, предложений деловых партнеров, предписаний инстанций.

Подготовка аналитических материалов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.

Постановка задач для применения современных компьютерных технологий в маркетинге и управлении.

Периодическое информирование персонала предприятия на собраниях о ситуации на рынке, о положении предприятия на рынке, о необходимых корректировках методов работы и т. д.

Формирование базы данных о частных и корпоративных клиентах.

Формирование базы данных о деловых партнерах – банках, учреждениях, таможнях, транспортных, страховых и др. фирмах.

Формирование цен, систем скидок и бонусов.

Присвоение товарам в базе данных категорий скидок, запаса, спроса и т. д.

Подготовка и контроль прейскурантов, корректировка их в соответствии с изменением цен на рынках и корректировками поставщиков.

Определение “миссии фирмы” – декларируемой социальной цели. Разработка проектов формирования и корректировки политики паблик рилейшнз.

Разработка взаимосогласованных имиджей руководства, фирмы в целом, ее товаров и/или услуг.

Прогнозирование кризисов и планирование контрмер.

Разработка бюджета на PR и рекламу.

Оценка имиджа, товарного знака и других нематериальных активов.

Ведение картотеки удачных и неудачных реклам, PR-акций своей фирмы и конкурентов.

Анализ эффективности используемых методов паблик рилейшнз.

Подготовка аналитических материалов для выработки решений по управлению рекламной политикой предприятия.

Подготовка заданий для развития корпоративной информационной системы.

Сбор и хранение материалов по “истории фирмы”.

Исключение бесконтрольного общения с прессой сотрудников фирмы без участия представителя службы PR по вопросам, касающимся деятельности фирмы.

Согласование содержания любой документации, ориентированной на массового клиента.

Разработка и выполнение “фирменных стандартов”. Внедрение в практику девиза: “За имидж фирмы отвечают все сотрудники, а не только служба PR”.

Участие в подборе персонала, непосредственно работающего с клиентами.

Тренинг персонала для эффективной коммуникации с клиентами и партнерами.

Проведение внутрифирменных конкурсов “на лучшую рекламную идею”, “лучшего менеджера” и т. п.

“Подготовка почвы” для лучшего восприятия приказов и распоряжений руководства (например, при изменении внутреннего распорядка и условий труда, модернизации оборудования, переходе на выпуск новой продукции и оказание новых услуг и т. п.).

Разъяснительная работа при новых назначениях или увольнениях.

Периодическое информирование персонала предприятия на собраниях о корректировках в рекламной политике.

Разъяснение партнерам долговременных целей и политики фирмы, рассеивание неверных представлений или опасений, коррекция отрицательных стереотипов. Прицельная работа по формированию имиджа фирмы с “лидерами мнений”. Обеспечение “кредита доверия” к фирме у властей и партнеров.