Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. Страница 40

Финансовые риски и способы их нейтрализации

В некоторых случаях за участие в мероприятии нужно платить. Тогда возникает риск, что кто-то из участников придет и не заплатит.

Если вы работаете в магазине и продали в кредит телевизор, то вы можете не особенно волноваться, если Клиент не заплатит. К нему обратится сотрудник отдела по работе с должниками, и в самом крайнем случае телевизор просто заберут обратно.

Услуга же нематериальна – вы не сможете вернуть назад вашу работу после завершения мероприятия, – и риск неплатежей в области организации мероприятий очень существен.

Сбором дебиторской задолженности занимаются как специальные отделы в компаниях и банках, так и специализированные компании, для которых это основной бизнес. Существует множество методов работы с должниками, есть литература, посвященная этому, есть семинары, которые учат этой работе (в нашей компании, например, не менее пяти разных семинаров по этой теме). Так что нет предела совершенству, и эта тема – одна из моих самых любимых. Но поскольку эта книга у нас о другом, я лишь очень коротко, в самых общих выражениях расскажу о самых основных моментах.

Принцип CCL. Это означает: Call – Call – Letter (звонок – звонок – письмо). То есть вам нужно очень настойчиво и последовательно напоминать о долге Клиенту (будь то человек или компания).

По возможности персонифицируйте должника. Обращайтесь не абстрактно к предприятию, а к конкретному лицу: пусть это будет человек, который был на вашем мероприятии, бухгалтер компании, босс.

Напишите себе памятку, где отразите процедуру, которая запускается, если Клиент не заплатил вовремя.

– В день, когда должен быть получен платеж, написать по e-mail письмо, что платеж не получен.

– На третий день – позвонить и напомнить лично.

– На пятый день – позвонить, напомнить, попросить объяснений.

– На десятый день – написать письменную претензию по шаблону № 1: мягкую, но решительную (образец см. на стр. 215).[8]

– На двенадцатый день – позвонить и узнать, как продвигаются дела по претензии.

– На двадцатый день – написать письменную претензию по шаблону № 2: более жесткую (образец см. на стр. 216).[9]

И так далее, в зависимости от того, что принято у вас в организации.

Подумайте о мотивах, которые важны для вашего должника, и постарайтесь на них постепенно воздействовать.

Например, не добившись решения проблемы на уровне участника, предложите перевести решение вопроса на уровень руководства компании. В некоторых случаях для участника (работника компании) это может стать ненужным осложнением в отношениях с руководством (его банально боятся), и он приложит все силы, чтобы не доводить до этого.

Или пообещайте, что все другие вопросы сотрудничества между компаниями будут остановлены, пока не решится этот вопрос с небольшой суммой. Усомниться в малом – значит усомниться в большом; возможно, этот платеж как лакмусовая бумажка покажет, стоит ли сотрудничать с компанией, начавшей испытывать финансовые трудности.

Гарантийное письмо. Иногда участники отказываются платить, отрицая, что были на мероприятии. Чтобы избежать этого, просите всех участников, за которых не пришла оплата, подписать гарантийное письмо о том, что оплата будет произведена.

Заготовьте гарантийные письма заранее. Имея на руках этот документ, вы сможете обращаться как к компании, так и лично к участнику, который поставил свою подпись.

Сделайте это правилом в отношении всех участников, которые должны заплатить. И без подписи не пускайте. Если человек не может подписаться под своими обещаниями заплатить – он заранее знает, что обманывает вас.

Конечно, в каждом правиле бывают исключения. В этом правиле пусть исключений не будет.

Пример гарантийного письма

Генеральному директору ООО «Event Company»

Гарантийное письмо

Компания ООО «Суперхомяк» гарантирует ООО «Event Company» оплату информационно-консультационных услуг на тему «Организация мероприятий для (название организации)» в размере 1000 (одной тысячи) руб. 00 коп. Оплата будет произведена не позднее (дата).

Реквизиты компании:

000 «Суперхомяк»

(реквизиты)

Письмо-претензия№ 1

Уважаемый Петр Петрович!

Позвольте сообщить Вам, что компания Event Company до сих пор не получила оплату по счету № 111 от 25.03.2004 для ООО «Суперхомяк». Мы неоднократно обращались по телефону и письменно по факсу и e-mail с просьбой обратить внимание на эту ситуацию и оплатить указанный счет. К сожалению, несмотря на обращения и заверение об оплате, этого до сих пор не произошло.

Мы чрезвычайно ценим наше складывающееся сотрудничество и дорожим им. Ситуацию с неоплатой мы рассматриваем как досадное недоразумение, связанное исключительно с административными трудностями, и надеемся, что счет будет оплачен в ближайшее время. Зная, как щепетильно Ваша организация относится к репутации на рынке, мы также полагаем, что задержка не отражает общую финансовую и организационную политику компании. Искренне надеемся, что это не свидетельствует об общих финансовых трудностях организации. К сожалению, не получив оплату в ближайшее время, мы будем вынуждены начать официальную процедуру взыскания по указанному счету и на основании имеющихся у нас документов обратиться с претензией в официальные инстанции.

Для скорейшего разрешения ситуации без лишних осложнений просим сообщить срок оплаты и оплатить счет, выслав подтверждающие документы, либо написать официальный отказ, который мы сможем использовать в планировании наших действий.

Искренне надеюсь, что в самое ближайшее время ситуация благополучно разрешится. Будем рады ответить на Ваши вопросы, услышать комментарии. В случае необходимости мы можем предоставить реквизиты, выслать дубликат счета.

С уважением,

Письмо – претензия № 2

Уважаемый Петр Петрович!

Обращаемся к Вам в связи с неоплаченным счетом № 111 от 25.03.2004 для ООО «Суперхомяк».

Услуги по счету нами были предоставлены, и мы неоднократно обращались в бухгалтерию Вашей компании с просьбой оплатить счет, где нас уверяли, что это будет сделано в ближайшее время. Однако счет не был оплачен.

__ числа текущего месяца нами по факсу была направлена Вам официальная претензия с изложением нашего понимания сложившейся ситуации и надеждой, что случившееся лишь досадное недоразумение. Однако за прошедшее время ситуация с оплатой счета не изменилась, и мы вынуждены изменить свою позицию, полагая, что Ваша компания уклоняется от оплаты наших услуг.