Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам Страница 6

Кроме прочего, в имени файла можно указывать автора документа, адресата, важность, секретность или достоверность, стадию работы над документом, его статус, и т. д. и т. п.

Дата в названии файла. Если информация о содержимом файла – наиболее важная часть его имени, то дату добавляют в конце. Если же работа идет с версиями документа или со «скоропортящимся продуктом» (данными, актуальность которых зависит от времени их создания и редактирования), то цифры лучше размещать в начале имени. Дату «детализируют» до нужной точности: биржевые сводки могут быть выписаны с точностью до минуты, а материалы для доклада на ежегодном семинаре – с точностью до месяца. Наши файлы с заявками (см. примеры в предыдущем пункте) при указании дат в названии преобразуются в «Заявка_техн_2_ноута_май_2009.doc» или в «12_05_09_Заявка_канц_месяц. doc».

Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла. Если вы постоянно работаете с однотипными материалами, если эти материалы ориентированы на круг пользователей, знакомых с системой сокращений, которая принята в вашей среде, то имеет смысл пользоваться этими сокращениями или аббревиатурами. В нашем примере «Заявка» может стать «ЗВК», а если понадобится написать «Заявление» – оно станет «ЗВЛ». Используя сокращения, в названии можно уместить больше данных.

Чтобы показать, как можно комбинировать все три рассмотренных принципа, приведу в качестве примера имена файлов, в которых они сочетаются. Оба файла не созданы, а только получены мною от грамотных информационных поставщиков.

Первый файл – из моего mp3-плеера. По утрам я закачиваю в него новостные и тематические радиопередачи «Би-Би-Си» (через службу «подкастов» – podcasts). Вот конкретный файл – tae_20080905-1700.mp3. В нем отображена аббревиатура TAE (Talk About English), передающая суть аудиофайла (радиопередачи об английском языке), а также указана дата создания файла в формате _ГГГГММДД-ЧЧММ (5 сентября 2008 г. 17 часов 00 минут).

Второй пример – из рабочей папки моего компьютера. Текстовый файл «А-ЖГН-Н_26.05–01.06.2008.doc» скрывает «Аналитический отчет по жилой городской недвижимости за неделю с 26 мая по 1 июня 2008 г.». Сравните, насколько короче стало имя файла. Здесь мы опять видим аббревиатуру, которая шифрует суть файла, а также временную «принадлежность» документа в формате ДД.ММ-ДД.ММ.ГГГГ.

Конечно, значительную часть информации о файлах (дату создания и редактирования и т. д.) можно узнавать через меню «Свойства» или выстроив файлы в каталоге в виде таблицы. Но и в первом и во втором случае поиск потребует дополнительных усилий (выделить файл, посмотреть его свойства; зайти в меню, настроить вид папки). Если же грамотно именовать документы, то в дальнейшем удобнее будет работать и вам, и получателю создаваемых вами материалов.

Семь плюс-минус два

Берегите голову

Один мой коллега, садясь в лифт, забыл, на какой этаж ему нужно было ехать. Другой сотрудник, дойдя до тумбочки с канцелярскими принадлежностями, спросил: «Никто не помнит, зачем я сюда пришел?» Я работаю не в психиатрической клинике… Я тружусь в нормальном офисе. Если вы и сами испытываете информационные перегрузки, то понимаете, что я не привираю и не преувеличиваю.

Эти два примера из повседневной жизни я привел, чтобы показать, как мало места в нашей голове. Дело в том, что первый мой коллега, подходя к лифту, дважды поговорил по мобильному телефону, а второй по пути к тумбочке решил два-три текущих вопроса. Оба забыли о первоначальной цели, так как у них не хватило «оперативной памяти», чтобы удержать основную задачу на фоне других, решаемых попутно.

В 1950-х годах западный ученый Джордж Миллер решил измерить усредненный объем такой «оперативной памяти» и пришел к выводу, что среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти семь плюс-минус два параметра. С его работы «Магическое число семь плюс минус два» (1956), по сути, началась вся современная инженерная психология. Мы не будем углубляться в эту тему, а просто запомним «магическое число» (7±2). У человека действительно «высокие» отношения с этой цифрой: вспомните хотя бы, сколько цветов в радуге и сколько нот в музыкальной грамоте…

При чем здесь информационная работа? Да ведь, выполняя ее, мы только и делаем, что удерживаем в голове фрагменты информации. А Джордж Миллер однозначно заявляет, что если у нас в голове находится в оперативной работе больше девяти информационных единиц (задач, фактов, цифр и т. п.), то мы наверняка что-то забудем. Или потратим уйму сил на то, чтобы ничего не забыть. И все равно забудем. Доказано практическими исследованиями…

Так что, разрабатывая систему маркеров для ваших файлов (см. выше) или систему наименования папок на вашем компьютере (см. ниже), обязательно учитывайте правило «7±2». В идеале объектов, которыми вы оперируете (типов файлов, одноуровневых папок в структуре каталогов и т. п.) должно быть не больше пяти-семи – чтобы обеспечить небольшой запас восприятия информации.

Да и вообще, отвлекитесь и подумайте: сколько людей находится у вас в подчинении (больше десяти? разбивайте на группы и назначайте старших в каждой из них); сколько документов лежит в стопке «срочно» (больше десяти? разбейте на категории «сверхсрочно» и «важно»). Ну и так далее и тому подобное.

В общем, запомните: семь плюс-минус два – и используйте. Выручает – проверено.

Имена и структура каталогов

Порядок – прежде всего!

Три основных принципа, рассмотренных в разделе об именах файлов, в полной мере относятся и к наименованиям каталогов. Различия между файлами и каталогами определяются их разными функциями. Если говорить упрощенно, то файлы нужны для работы, а папки – для упорядочивания файлов. Этим целям и должны подчиняться имена каталогов. Поэтому общий принцип при построении системы каталогов – разбиение на группы (категоризация), чтобы проще было искать нужный материал. Общие советы по группировке объектов – следующие.

Мухи отдельно, котлеты отдельно. Тексты отделяем от фотографий, работу от личных дел. Как ветви деревьев уже не срастаются, так и здесь объединить папки уже не получится. Поэтому изначальную иерархию нужно тщательно продумать. Или же попробовать разные варианты (в конце концов, копирование и перемещение файлов занимает не так уж много времени) и выбрать наиболее удобный.

Делить по контенту и контексту. В одном случае файлы фотографий удобно отделить от текстовых файлов и от таблиц. В других случаях, напротив, удобно, чтобы и тексты, и сопровождающие фото, и подтверждающие таблицы лежали в одной папке. Все зависит от конкретики (контекста), но в любом случае определяющим фактором будет содержание (контент).