Ричард Ньютон - Управление проектами от А до Я Страница 7

Если вы управляете проектом в чьих-то интересах, составить описание проекта сложнее. Зачастую люди высказывают свои пожелания весьма нечетко. Поэтому лучше составить первую версию описания проекта и обсудить ее с заказчиком. Постарайтесь объяснить заказчику последствия каждого решения. В этом вам могут помочь следующие вопросы (в приложении к обсуждаемым проектам):

• Действительно ли вы хотите покрасить гостиную в сиреневый цвет? Уверены ли вы, что это поможет вам подороже продать дом?

• Вы уверены, что хотите продавать продукт только в Лондоне – разве это не скажется отрицательно на общем объеме продаж?

• Вы хотите, чтобы я снял офис, исходя из существующей численности персонала, но в будущем не станет ли он для вас маловат. Может быть, стоит учесть рост фирмы при аренде офиса?

Впрочем, не забывайте, что ваша работа – выполнение проекта. Если заказчик знает, чего хочет, и у него было достаточно времени оценить последствия своих решений, не стоит его переубеждать.

К сожалению, заказчики часто меняют свои решения и пожелания уже в ходе проекта (подробнее об этом речь пойдет в четвертой главе в разделе об управлении изменениями). Более того, они могут посчитать, что вы не выполнили требования, поставленные изначально. Застраховаться от этого можно, заранее согласовав с заказчиком описание проекта. Кстати, подпись под описанием заставит его более серьезно относиться к своим решениям. Опыт подсказывает, что люди ответственнее и внимательнее относятся к тому, что они подписали.

Если у вас несколько заказчиков, согласование описания может стать непростой задачей. По мнению маркетолога, например, новый продукт «должен быть высшего качества, чтобы соответствовать нашему бренду». Менеджер по продажам считает, что «для выхода на нужные нам объемы продаж требуется что-то дешевое и нетривиальное». Разница в подходах к проекту, как видите, принципиальная. Вы думали, что просто выполните проект, а вам, оказывается, уготована роль третейского судьи! Менеджерам проектов нередко приходится принимать участие в выработке соглашений. Лучший способ добиться согласия – устроить встречу с участием всех заказчиков. Постарайтесь рассмотреть все пункты этого документа, обсудите их, добейтесь согласия всех сторон – и попросите всех подписать проект. Возможно, процедура согласования потребует много времени, но, поверьте, оно будет потрачено не зря.

Главное, что нужно запомнить

• Правильная последовательность действий такова: сначала разберитесь, зачем вы что-то делаете, затем определите, что именно вы делаете.

• Хороший проект начинается с определения его результата.

• Недостаточно продумать все нюансы проекта, нужно записать все это на бумаге. Так вы сделаете ваш проект более ясным.

• Для успешной разработки описания проекта информация должна быть точной, определенной, полной, краткой и не допускающей различных толкований.

• Выясните, за что вы несете ответственность: только за результаты проекта или за достижение его целей. Чаще всего менеджер проекта отвечает только за выполнение объема работ. Это более простая задача.

• Если у вашего проекта есть заказчик, удостоверьтесь, что он правильно понимает, какую задачу поставил и все последствия своих решений. Описание проекта должно быть им подписано.

Литература

Копия формы описания проекта (табл. 2.1) доступна на сайте: http://www.pearson-books.com.

Если вы хотите получить более подробную информацию, рекомендую вам ознакомиться со второй главой моей книги The Project Manager: Mastering the Art of Delivery (Financial Times Prentice Hall, 2005).

Что делать сейчас

Лучше всего учиться на практике, так что распечатайте копию формы описания проекта (табл. 2.1) и начните заполнять ее.

При этом продумайте: Насколько подробно следует описывать проект? С кем вы намерены сотрудничать при разработке описания проекта? Как обеспечить согласие всех сторон, а также соблюдение договоренностей?

Итогом вашей работы должен стать документ, разъясняющий содержание проекта и убеждающий заказчика в том, что вы понимаете его потребности.

Если у вас возникают сложности с составлением описания, попрактикуйтесь, обдумывая какую-нибудь задачу, не имеющую отношения к вашей работе. Возможно, вы планируете сделать ремонт, отметить свой юбилей или открыть собственное дело. Попробуйте для начала составить описание своего проекта.

Глава 3. Разработайте план проекта

ТЕМА ГЛАВЫ 

Составление плана проекта, который покажет, как вы будете выполнять проект, и позволит оценить его продолжительность и стоимость.

Оценка осуществимости (можете ли вы его выполнить) и результатов (стоит ли выполнять его).

Как составить план проекта, я объясню на конкретных примерах в разделе «Шаг за шагом». Предлагаемый подход подходит для проектов любой степени сложности. Примеры в этой главе будут несколько сложнее, чем были в предыдущих главах: ведь вам надо быть готовыми к реальным ситуациям, возникающим при разработке плана. Пожалуй, это наиболее сложная часть книги. Однако, изучив ее, вы поймете, что на самом деле все очень просто.

ОСНОВНАЯ МЫСЛЬ 

Управление проектами – искусство достигать поставленных целей в срок, не выходя за рамки бюджета. Для этого необходимо четко понимать, как именно вы будете выполнять проект. Понимание приходит по мере составления плана проекта.

Предварительные замечания

Представьте, что вы собираетесь подписать контракт с подрядчиком, который должен выполнить для вашей компании крупный заказ: например, разработать новую компьютерную систему для офиса или переоборудовать сеть магазинов. Или вы договариваетесь с мастером о ремонте дома. И в том и в другом случае речь идет о проекте. Предположим, вы уже определили объем работ, использовав подход, описанный в предыдущей главе, и уверены, что получите то, что вам нужно. Что еще вам надо узнать у подрядчика, до того как вы подпишите контракт? Конечно, сроки и стоимость выполнения работ.

Теперь представьте, что именно вы должны выполнять проект. Заказчик хочет знать сроки и стоимость работ, т. е. вам нужно представить ему сведения о том, как будет выполняться проект и во сколько он ему обойдется. Вот тут-то вам и поможет план проекта.

Планирование не всегда дает обнадеживающие результаты. Скажем, вы хотите завершить проект к концу мая, а из плана следует, что работы закончатся только к концу июля. Или вы готовы истратить максимум 10 тыс. ф. ст., а по плану выходит, что нужно 25 тыс. ф. ст. Иными словами, план показывает, насколько реально выполнить проект и следует ли вообще его выполнять.