Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице Страница 8

Рис. 2.3. Образец запроса на поставку товара

Запрос должен быть завизирован категорийным менеджером (или начальником отдела закупок), которому подчиняется собственно менеджер по закупкам.

2. Инициатива менеджера по закупке

Если у менеджера достаточно опыта и полномочий, то им может быть инициирован процесс развития ассортимента. Полномочия определяются ассортиментной политикой компании и функциями менеджера по закупкам. Как правило, менеджер по закупке должен согласовать ввод нового товара в ассортимент со своим руководством.

Обоснованием решения о вводе может служить потребность в развитии товарной категории, потребность в развитии новых магазинов или форм торговли (например, интернет-магазин или торговля по каталогам под заказ), предложение нового товара поставщиком, наличие такого товара у конкурентов.

Прежде чем товар будет поставлен, требуется определить его место в ассортименте, роль, цель введения товара, согласовать с директорами магазинов место для товара в торговом зале, цену, способы продвижения, примерный объем и динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже нового товара и т. д., т. е. проделать работу по формированию ассортимента, о которой подробно шла речь в первой книге «Курса». В противном случае это будет закупка товара на авось, которая может привести к образованию неликвидов и напрасной трате денег компании.

Постоянная или повторная потребность в товаре

Товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там, и требуется лишь пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас.

Инструмент: отчет об остатках товара.

Для принятия решения о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует так называемыми остатками[5] (или отчетами об остатках) товара – той информацией о количестве товара на складе (складах) компании, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно и соответствовать истинному количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о необходимости поставки заказываемого товара. Решение о количестве и сроках поставки принимается с использованием других инструментов, о которых мы скажем ниже.

Мы рекомендуем смотреть отчеты по остаткам:

✓ ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утром или вечером, по мере того как в вашей компании обновляется информация, приходуется и списывается товар);

✓ в различных срезах – остатки товаров по магазинам, по складам, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар. Именно такой разноплановый подход покажет истинную картину (рис. 2.4 и 2.5).

Рис. 2.4. Образец отчета по остаткам (вариант 1)

Рис. 2.5. Образец отчета по остаткам (вариант 2)

Шаг 2. Нужная цена

Выбор поставщиков или контакт с уже существующим поставщиком

От правильно выбранного поставщика зависит в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое.

О технологии переговоров с поставщиком и об особенностях выбора подробнее мы расскажем в главе 5. Здесь мы остановимся на ключевых моментах, связанных с процессом поставки.

В случае первичной поставки

Необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить нашу потребность в товаре. Поставщик – наш ресурс в части выбора товара. Напомним: важно, чтобы поставщики появлялись у нас тогда, когда нам товар нужен, а не товар появлялся тогда, когда нам его предложили, поэтому чем больше информации о потенциальных поставщиках мы будем иметь в своем активе, тем более правильный выбор мы сделаем.

Инструменты: исследование рынка потенциальных поставщиков, проведение тендеров, переговоры.

Источники информации о поставщике:

✓ выставки;

✓ Интернет (специализированные порталы или сайты, реклама и рассылка);

✓ каталоги продукции и альманахи (типа «Я выбираю мебель», «Фототехника»);

✓ справочники типа «Желтые страницы»;

✓ отделы продаж, получающие информацию от покупателей о новых товарах и поставщиках;

✓ торговые и профильные журналы;

✓ торговые ассоциации;

✓ клубы закупщиков, объединения профессионалов.

Суть поиска поставщиков сведется к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Как правило, результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком.

Образец договора с поставщиком представлен в главе 5.

В случае повторной или регулярной поставки

Поставщик получает от компании заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.

Инструменты: база данных на товар, предоставленные поставщиком каталоги товара. Эти инструменты нужны для того, чтобы собрать и структурировать информацию о товаре. У компании нет другого источника информации о товаре, кроме той, которую предоставляет поставщик. На этом этапе важно выяснить все, что влияет на поставку и продажу товара: наличие инструкций на русском языке, сертификатов, гарантий, данные об упаковке, сроки подтверждения и отправки заказа, рекламная поддержка и POS-материалы, минимальная партия, комплектность, возможность и особенность транспортировки и таможенного оформления. Многие из этих данных могут стать предметом переговоров с поставщиками, о чем также будет сказано в главе 5.

База данных – один из важнейших инструментов, который часто недооценивают. Рассмотрим его подробнее.

База данных – это внутренний документ в электронном виде (чаще всего оформленный в таблице Excel), куда менеджер по закупке заносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д. Важно: база – это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе должно быть соблюдено правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена: а) по единому принципу; б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.

Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.

Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени. Зачем же менеджер должен тратить свое драгоценное время? Отвечаем: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.

Что именно должно быть в базе:

✓ наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем важно вносить в базу не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент товара очень велик, то нужно выбрать те группы или категории товаров, которые для вашей компании актуальны;

✓ код или артикул поставщика и штрихкод (если есть). Возможно указание внутреннего кода вашей компании, если товар уже поставляется и внесен в вашу ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и исключит дублирование наименования;

✓ цена или диапазон цен с возможными скидками. Так как величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий оплаты, величины кредитной линии, бонусов и т. д.), то менеджер при составлении заказа может заранее рассчитать стоимость поставки и выбрать нужное количество или способ оплаты;

✓ свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

✓ упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.