Яна Франк - Муза и чудовище: как организовать творческий труд Страница 8

Любого, кто впервые попытается охватить все потраченное за день время, ждут большие сюрпризы! Даже хорошие организаторы, успевающие много всего, непременно найдут несколько часов в сутках, неизвестно на что потраченных.

Каждому знакомо удивление, испытываемое в моменты больших авралов: когда нужно успеть много всего, мы берем себя в руки и вдруг переделываем все мелкие дела за считанные часы. «Чем меньше времени, тем больше успеваешь» — известная поговорка. Это в большой степени связано с тем, что в спешке мы отметаем многие ненужные эмоции, связанные с выполнением задачи, потому что не можем себе позволить сокрушаться о мелочах. Мы быстро что-то делаем, чтобы скорее перейти к следующему пункту в списке. Мне запомнился случай, когда один из наших дизайнеров не мог спокойно выполнить половину заданий, потому что был не уверен практически в каждом шаге. Он долго раздумывал о том, правильно ли он выбрал цвета, перекапывал часами интернет в поисках подтверждений, что его выбор лучший. Много размышлял о смысле жизни и о том, укладывается ли выполнение того или иного задания в его картину мира либо это будет нарушением вселенской гармонии. Я спросила супервизора, что с ним делать и получила простой ответ: «Дайте ему в три раза больше работы!» И действительно. Получив много заданий, дизайнер сел работать, на терзания не осталось времени.

Еще удивительнее, как продуктивно и ладно мы умеем работать, когда все дела, ожидающие нас, относятся к приятным. Потому что наше время уходит вовсе не на бытовые мелочи — оно уходит на попытки отвертеться от них! Итак, мы тратим значительную часть времени на отлынивание от дел и растягивание пути к менее приятным из них либо на лишние мысли и действия, которыми обрастают незначительные мелочи.

Хороший способ отделить занятие от эмоций — превратить его в рутину. Некоторые задачи, став рутинными, все еще вызывают негативные эмоции и желание делать что угодно, только не это. Здесь можно выяснить, с чем это связано, и устранить причину недовольства. Как все это сделать, описано в следующих главах, но для начала все же нужно выявить, что это за дела, занимающие половину нашей жизни вместо считанных минут.

Для этого нужно решиться на эксперимент и попытаться все записать!

Чтобы начать, не нужны специальные тетрадки или аппаратура, достаточно белого листа. Еще удобнее использовать для записей развороты в конце этой главы. Нужно получить хоть какое-то представление о том, на что тратится день, но сделать это так, чтобы сам хронометраж не занял слишком много времени. Достаточно описывать происходящее в самой краткой форме, без подробностей. В данном случае не ставится задача точно запомнить, что именно было сделано. Поэтому не нужно писать: «Отправил письмо в такую-то контору», достаточно короткой заметки «Почта — 10 минут». В идеале должен получиться список из ключевых слов, по которому можно приблизительно вспомнить, на что ушло время: «прогулка», «уборка», «ужин». Важно знать, что это было, и заметить, когда оно началось и закончилось.

Во время работы нужно постараться немного подробнее описать свои занятия. Запись «работа — 14 часов» не считается. Если на работу над отдельным проектом потрачен большой отрезок времени, надо написать название проекта. Отрабатывание кучи мелочей можно обозначить как «звонки и письма». Однако три часа, убитые на рассматривание товаров в электронном магазине, получасовая беседа по телефону или поход за кофе, растянувшийся на двадцать минут, — не работа.

Если какие-то дела не удалось запомнить или не получилось засечь, сколько времени ушло на какое-то занятие, нужно записать что есть. Можно описать дело, но вместо потраченного времени поставить знак вопроса. Бывает, человек знает, чем был занят, просто забыл отметить, сколько на это ушло времени. Иногда в записях, наоборот, появляется время, например, с 14 до 16 — и знак вопроса на месте описания дела. Время ушло, а на что — непонятно (или не получается вспомнить). И такое тоже бывает.

В первой фазе не страшно «потерять» несколько дел или часов. Важно охватить масштаб происходящего: нужно увидеть, сколько из 24 часов тратится наиболее эффективным образом.

Опыт показал, что для получения хоть какой-то картины нужно записывать свои дела в течение трех дней. В идеале хорошо бы продержаться пять. Некоторые увлекаются этим до такой степени, что умудряются продержаться месяц и больше, что приводит к целому ряду очень интересных открытий. Но это другая история. Результатов трехдневного эксперимента хватает в среднем на три-шесть месяцев либо до ближайшей значительной перемены в бытовой или рабочей ситуации.

Когда полностью охвачены несколько дней жизни, можно сесть и взглянуть на результат. Куда ушло время? Мы увидим часы, потраченные на генеральные уборки, деловые переписки и неприятные мелочи. Также заметим, что к некоторым из них мы морально готовились часами, хотя само выполнение заняло 15 минут. Подбираясь к малоприятным делам, мы цепляемся за любую альтернативу: останавливаемся у книжной полки и на час зачитываемся книгой, три часа допиваем чашку чая, вспоминаем, что давно хотели позвонить другу, с которым можно весело проболтать по телефону час.

Некоторые сделают интересные находки, например: обнаружат, что проверяли электронную почту четыре часа, хотя получили два новых письма, из которых ответили на одно, подписывали три конверта 40 минут или искали потерянный документ целый вечер, чтобы потом за три минуты сделать его копию, упаковать в конверт и отправить в нужную контору.

С таким материалом уже можно работать. Малоприятные задания, затягивающиеся до бесконечности, потому что за них не хочется браться, нужно превращать в рутины. Мелочи, неожиданно превращающиеся в монстров, нужно анализировать и планировать. То, что когда-то было простым заданием, но разрослось в большую проблему, потому что слишком долго откладывалось, — впредь отслеживать и выполнять вовремя.

Про часы, потраченные неизвестно на что, станет яснее, куда именно они делись. Отвоевав эти часы у дел, выходящих из-под контроля, их можно будет включить в свои планы и распорядиться ими наилучшим образом.

Занявшись хронометражем, я выявила несколько сортов «пожирателей» сил и времени. Для начала я разделила их на мелкие и крупные и попыталась разобраться с каждой из этих категорий по очереди. Начала с мелочей, каждая из которых казалась незначительной. Однако, собравшись вместе, они превращались в море, в котором я все время норовила утонуть.

Глава 6