Дмитрий Лазарев - Презентация: Лучше один раз увидеть! Страница 12

Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации.

• Сказать, что будет. Аудитория должна заранее знать, что вы собираетесь делать. В самом начале презентации расскажите:

– в чем состоит проблема;

– в чем важность проблемы;

– каково решение проблемы.

• Повторить несколько раз. Повторяя одну и ту же тему в различных вариантах, вы проясняете и раскрываете идею, визуально подкрепляя свои слова слайдами.

Предоставить аудитории второй, третий, четвертый шанс понять суть идеи – наша обязанность.

Раз объяснил – не понимают, два объяснил – не понимают, три объяснил – сам даже понял, а они все равно не понимают!

1. Сказать, что будет

Предварительный обзор плана презентации важен для спокойствия аудитории – участники знают, чего ожидать. Мы даем понять, что держим все под контролем. Хороший прием – возвращаться к этому плану в основной части, делая переходы между элементами плана. Например, обзор может выглядеть следующим образом:

В течение следующих 15 минут я расскажу о принципах нашей закупочной политики и ее процедурах. Затем я покажу, как пользоваться этой системой, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки; и в завершение я хотел бы услышать ваши предложения о том, как можно ее упростить и ускорить.

Важный момент – не озвучивайте внутреннюю структуру.

Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то и в заключение подведу итоги.

Это неинформативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:

Я буду делать паузу после каждого раздела для обсуждения возникших вопросов.

Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.

План – список ключевых моментов презентации, который мы можем подкрепить визуально:

[Хуже]

[Лучше]

2. Повторить несколько раз

Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом

расскажи это. И наконец повтори только что сказанное.

Зачем повторять одну и ту же мысль?

Независимо от того, насколько хорошо мы презентуем, часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты презентации. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем.

Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно; кто-то кого-то отвлек; и так далее.

Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. И если мы хотим быть уверены, что все услышали наши основные идеи, по крайней мере, один раз, нам нужно озвучить их минимум три раза.

Простой линейный порядок

Аудитория легко запутывается в любой сложной структуре. Живую презентацию участники не могут отлистать назад, как книгу, или нажать на паузу, как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно.

Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время разработки и репетиции. И через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным.

В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.

1. Сделать обзор ключевых моментов во вступлении.

2. Повторить и расширить их в основной части.

3. Снова повторить их в заключении, подводя итоги.

Частая проблема в презентации – нехватка времени. Возможно, из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда! Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно подвести итоги.

Используйте «завершающие» слова: «резюмируя…», «в заключение…», «подводя итоги…». Они «будят» даже тех, кто совсем замечтался, и возвращают их в аудиторию. Если мы этого не сделаем, наше подведение итогов не получит достаточно внимания. И кривая естественного внимания будет выглядеть неутешительно.

Важный момент: не вводите новые, дополнительные идеи в финале. Повторите только то, что вы сообщили в основной части.

Как сказал один презентатор: «За всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился рано». Даже фокусники настоятельно рекомендуют на своих развлекательных представлениях: «Всегда оставляйте аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной. Пусть у них останется ощущение недосказанности. Показывайте суть. Будьте кратки. Завершайте номер раньше, чем зрители насытятся».

Метод К-О-К

Для объяснения идей или данных используйте метод К-О-К:

Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. И наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные данные.

Два конкретных примера могут быть выбраны так, чтобы последовательно подкреплять суть вашей идеи и одновременно объяснять расположение данных.

К-О-К придает вашей аргументации большую убедительность. Вы не просто рассказали отдельную историю и продемонстрировали общую теорию. Вы дважды подкрепили свою идею конкретными примерами.

Почему примеры работают так хорошо? Потому что они облегчают понимание. А без понимания не может быть никакого убеждения. Цифры сами по себе ничего не объясняют. Таким образом, чтобы наши идеи были восприняты должным образом, нужно сочетать проверенные цифры с хорошими примерами.

Например, на тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-то навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.

Степень детализации

Что наши участники уже знают, а что им предстоит узнать? Достаточно ли у них базовых знаний для дальнейших объяснений? Что будет потеряно, если мы пропустим эту информацию? Достигнем ли мы нашей цели?