Как стать чиновником. Самоучитель по бюрократии - Роман Константинович Овчаренко Страница 13

Но вернемся к сути. Прежде всего, инструкция по делопроизводству – один из важнейших документов в любом органе власти. И даже если все перейдут на электронный документооборот, то все равно электронные файлы тоже надо будет оформлять по инструкции, а что-то будет составлено и на бумаге.

Далее – стилистика. Тут необходимо прямо сказать, что у каждого должностного лица она своя. Поэтому, пока будете работать подчиненным, будете подстраиваться к стилистике начальника, а когда будете начальником, то ваши подчиненные будут подстраиваться к вашему стилю составления письма. Готовьтесь сразу психологически к многократным правкам текста, к тому, что не раз и не два слова будут вам менять местами, ну такова уж их чиновничья натура. Смотрите на все философски, стоически))).

Идем далее – грамотность. Нет большего преступления для чиновника, чем наделать ошибок или описок в документе. С каким торжеством находит пропущенную или лишнюю запятую в письме помощник руководителя, а не дай бог там еще будет и орфографическая ошибка… вас просто «размажут», как масло или повидло на ломтике тоста…

Писать о бумаге могу долго… очень долго…

Поэтому остановимся и сделаем главный вывод:

ОТНОСИСЬ К БУМАГЕ С УВАЖЕНИЕМ!!!

И когда все будет нормально: и реквизиты, и грамотность, и стилистика, и чистота с опрятностью, тогда и дела твои чиновничьи тоже будут в порядке!

Записал – значит сделал

И вот сразу после рассуждений о «бумаге» очень даже логичным будет именно этот раздел. Ведь что делают бюрократы с бумагой? Правильно! Они на ней пишут!!! (А вы что подумали?!)

Довольно длительный период мне пришлось работать помощником довольно крупного по областным меркам начальника – заместителя губернатора. И даже не одного… Вел этот заместитель (вернее они) много очень важных вопросов – организационные, кадровые, местное самоуправление, госслужба, административная реформа, а периодически и подменял заместителя губернатора по социальным вопросам.

Правильнее было бы сказать (что я уже и сделал в предыдущем абзаце), что работал я помощником не одного, а двух заместителей, поскольку за период моей работы в этой должности сменился губернатор, сменился, значит, и зам. Однако работы при этом стало не меньше, а даже больше.

Многие думают, что помощник – это тот, кто портфель носит и, в общем, все. Портфель, конечно, тоже помогать нести приходилось, но это было в работе далеко не главным. Я и сам бы до этой работы не мог представить весь тот фронт, за который мне пришлось отвечать – а это все вопросы, которые ведет шеф: и планирование его дня, и документирование его поручений, и контроль за их исполнением, входящая и исходящая документация, контроль за исполнением поручений губернатора, контроль за прохождением документов и прочее, и прочее, вплоть до того, что приходилось отвечать за те описки, которые могли допустить в документе исполнители, а я при прочтении документа их пропустил.

Как видите, работы хватало, только и успевай поворачиваться. И как все удержать в уме, если я представлял собой некое подобие внешнего диска, запоминающего устройства для моего шефа, некий органайзер ходячий, а памяти у меня и на меня самого едва хватало, не то что на шефа и на его государственные вопросы.

Так вот, в то время я интуитивно, набив множество шишек на лбу, для себя уяснил простой механизм: записал – значит ЗАПОМНИЛ, значит исполнил, значит не завалил. Не записал – считай, провалил поручение.

Какими бы ни были ваши когнитивные способности, способности запоминать и держать в уме информацию, лучший способ не забыть – записать, не записал – считай, провалил.

Не пренебрегайте блокнотом, ручкой, органайзером или возможностями современных программных средств, позволяющих организовать ваше рабочее время.

И еще: НИКОГДА НЕ ЗАХОДИТЕ К ВАШЕМУ НАЧАЛЬНИКУ БЕЗ РУЧКИ И БЛОКНОТА!!!

Пусть эти два рабочих инструмента чиновника всегда будут у вас в руках, когда вы в кабинете начальника. Он говорит, а вы открывайте блокнот и пишите, и даже если, по вашем мнению, и записать-то из речи начальника нечего – УПОРНО, СТАРАТЕЛЬНО И СОСРЕДОТОЧЕННО водите ручкой по листу бумаги, делайте сосредоточенный вид… НАЧАЛЬНИКИ ЛЮБЯТ, КОГДА ИХ РЕЧИ КОНСПЕКТИРУЮТ.

Итак, запомним: ЗАПИСАЛ – ЗНАЧИТ СДЕЛАЛ.

Про блокнот

И вот тут же сразу хочу вам рассказать про блокнот.

Про какой блокнот? – спросите вы. А про тот блокнот, который у вас всегда должен быть с собой. Но обо всем по порядку.

Здесь хочу написать такие прописные истины, которые ну совсем уж кому-то из вас покажутся очевидными.

Но даже те чиновники, которые уже не первый день на госслужбе, и те иногда о них забывают. Хотя, таких почти и нет, и пишу эту книгу я не для них. Если и полистают они ее, то, может, вспомнят о своих первых днях и месяцах на службе…

А пишу я это все для молодежи, которая еще «желтеет своими клювами», когда ими щелкает))).

А истина здесь до банальности простая:

К НАЧАЛЬНИКУ ВСЕГДА ЗАХОДИ С БЛОКНОТОМ И РУЧКОЙ!!!

Даже если забегаете «с колес», даже если на минутку, даже если на секундочку… Никогда не заходите без ручки и блокнота!!!

И всегда записывайте, пишите на планерке, на совещании, на собрании, да мало ли что там у вас такое совместное происходит и как это у вас называется (летучки, оперативки и прочая, и прочая).

А что писать???

Да что угодно пишите! Просто откройте блокнот и водите ручкой, даже если речь сейчас идет не о вас и поручения не вам. Записывайте основные тезисы, основные поручения, задачи и прочее, даже если они не ваши.

Ну а если начальник просто ахинею несет (как вам кажется на данном этапе вашего развития), запишите текущую дату, напишите слово СОВЕЩАНИЕ, ЗАСЕДАНИЕ или что там у вас происходит, далее КРУПНЫМИ БУКВАМИ, я подчеркиваю, крупными буквами напишите фамилию, имя отчество (обязательно полностью) руководителя, который все это устроил, и обводите по несколько раз все это творчество.

Пишите символы, иероглифы, да что угодно. А если спросят – что такое (не спросят), скажите – своя система записи.

Я открою вам тайну – вообще не важно, что вы там запишете. Важно то, что начальник видит – вы