Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски Страница 18

2) иная печатная информация, предназначенная для внутреннего распространения: поздравления, соболезнования, объявления, индивидуальные письменные обращения (письма), копии и выписки из официальных документов (репринты), бюллетени, ньюс-леттеры, отчеты и др.;

3) корпоративный Web-pecypc (страница, сайт, портал);

4) кабельное вещание (радио, ТВ, внутренняя компьютерная сеть Интранет).

В отличие от информационных, аналитические инструменты внутренних связей с общественностью представляют собой средство односторонней (обратной) коммуникации, предназначенное для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия. Основными инструментами внутрикорпоративных PR данного типа являются:

1) комплексный анализ проводимых среди работников предприятия итогов опросов, результатов анкетирования и т. п.;

2) мониторинг откликов и отзывов работников предприятия на распространенную среди них ранее информацию.

Организационные инструменты внутренних PR представлены набором специальных мероприятий, проводимых для работников предприятия при непосредственном участии руководства. Среди этих мероприятий отметим:

1) собрания и заседания (как правило, приуроченные к дням общегосударственных памятных и торжественных календарных дат);

2) внутрикорпоративные праздники (День предприятия, День открытых дверей, День молодых специалистов, День ветеранов, День работающих матерей, День детей, День династий и т.п.);

3) вечера отдыха;

4) соревнования (спортивные, профессиональные, досуговые и т. п.).

Основное предназначение перечисленных мероприятий – укрепление внутрикорпоративного духа среди работников предприятия в условиях неформальной, праздничной обстановки. Главное их преимущество – прекрасная организация, предоставляющая участвующим в них работникам возможность свободного, беззаботного общения в кругу своих коллег и близких. Основным достоинством коммуникационных инструментов внутренних связей с общественностью является непосредственный контакт, личная коммуникация между работниками и руководством. Основными мероприятиями здесь являются:

1) выступления руководства;

2) открытые интервью;

3) открытые письма;

4) вечера вопросов и ответов;

5) устные заявления и сообщения руководства ad hoc;

6) оглашение приказов руководства.

В кризисной и пост-кризисной ситуации руководство предприятия, как правило, активно использует значительную часть инструментария внутренних PR. Вопрос, таким образом, состоит не в том, чтобы прибегать в форс-мажорных обстоятельствах к каким-то экзотическим и оригинальным способам реализации связей с общественностью, а в том, чтобы максимально повысить эффективность применения традиционных PR-средств и приемов.

Повышению эффективности их применения способствует:

1) подчеркнуто обдуманное и взвешенное отношение руководства к каждому слову, обращенному к работникам предприятия;

2) максимально возможное укрепление доверия – через сокращение коммуникационной дистанции, предоставление исчерпывающей информации в оперативном (круглосуточном) режиме;

3) работа «на опережение», интенсификация информационного обмена в обоих направлениях;

4) особое внимание к ответной реакции, проявлениям мнений и настроений работников, максимальная гибкость в вопросах связей с общественностью.

Повседневная деятельность отдела по связям с общественностью регламентируется соответствующим положением. Уточним, что положение об отделе по связям с общественностью предприятия – это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, и регламентирующий порядок осуществления им повседневной деятельности.* (* Положение о структурном подразделении относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных нормативных актов).

Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя предприятия (его заместителя по связям с общественностью). Как правило, процедура разработки проекта положения включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия. Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области связей с общественностью, а также типовых (примерных) положений о структурных подразделениях.* (* Текст положения излагается деловым стилем, от третьего лица единственного или множественного числа («руководствуются», «исполняет» и т. п.). Для изложения применяется, преимущественно, сплошной связный текст, но отдельные разделы положения могут быть представлены в виде таблицы, см. далее).

Рекомендуемая структура положения об отделе по связям с общественностью включает следующие разделы:

• общие положения;

• функции;

• задачи;

• права;

• обязанности;

• ответственность;

• взаимоотношения (взаимодействие) с другими подразделениями (должностными лицами).

Рис. 3.5

Пример оформления титульного листа положения представлен на рис. 3.5.

В целях более тщательной регламентации повседневной деятельности подразделений (групп) в составе отдела по связям с общественностью могут разрабатываться и вводиться в действие положения об этих подразделениях.* (* Общий порядок разработки положения о подразделении в составе отдела по связям с общественностью, в основном, соответствует рассмотренному выше). Примерные тексты положений представлены в приложении 2 к настоящему пособию.

Глава 9. Основные проблемы, препятствующие эффективному взаимодействию корпоративных PR-структур и СМИ

Практика повседневного функционирования отделов по связям с общественностью российских предприятий свидетельствует о том, что в их деятельности все еще присутствуют недостатки. Наибольшее число проблем, препятствующих более эффективному функционированию копроративных PR-структур, так или иначе обусловлено организацией и осуществлением взаимодействия структурных PR-подразделений предприятий со СМИ. Между тем, взаимоотношения корпоративных PR-структур со СМИ играют определяющее значение для реализации связей с общественностью. Судите сами.