Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски Страница 33

В зависимости от продолжительности и тематической направленности мероприятия в промежутке между основным блюдом и чаем (кофе) может быть обнародовано официальное заявление представителя компании либо заслушано еще одно краткое выступление. Время, отводимое на расширенный пресс-ланч, как правило, не превышает полутора-двух часов.

Во всех трех случаях журналистам передается пресс-кит. Отметим, что практическая значимость пресс-кита в рассматриваемой ситуации более высока, поскольку вести рабочие записи по ходу ланча журналистам менее удобно, чем, к примеру, во время пресс-конференции.* (* Тем не менее, о создании надлежащих условий организаторы должны побеспокоиться).

Работа по организации пресс-ланча начинается с получения от руководителя компании необходимой информации и соответствующих полномочий. При ознакомлении с заданием важно выяснить следующее:

• время и место проведения мероприятия, его продолжительность;

• предполагаемый состав участников;

•адженда либо формальный информационный повод для прессланча;

• бюджет мероприятия;

• кто привлекается к подготовке.

После этого лицо, ответственное за подготовку пресс-ланча: адресует поручение о подготовке информационной составляющей пресс-ланча PR-специалисту компании либо обращается в этой связи в соответствующее агентство; определяет (самостоятельно или совместно с пиарщиками) персональный состав представителей СМИ, исходя из их профессионализма и лояльности к компании; лично (но от имени руководителя компании) приглашает журналистов принять участие в пресс-ланче – по телефону или электронной почте с последующей рассылкой приглашений, при этом, как правило, уточняются пункты адженды, представляющие для СМИ повышенный интерес;* (* В необходимых случаях в адженду вносятся соответствующие коррективы. Информация, полученная от представителей СМИ, оперативно передается PR-специалисту компании или агентству) разрабатывает (самостоятельно или совместно с пиарщиками) программу мероприятия; проверяет готовность проекта выступления руководителя компании, текста заявления, перечня ожидаемых вопросов и ответов, пресс-кита; осуществляет заказ соответствующего помещения и меню; определяет порядок следования на мероприятие представителей компании, транспортные средства, места парковки, маршрут и т. п.; назначает лицо, ответственное за встречу приглашенных участников на месте проведения ланча, передает ему необходимую информацию (список приглашенных, схему рассадки, программу мероприятия и т. п.) либо готовится лично выполнить соответствующие функции; непосредственно перед мероприятием готовит все необходимое для участия руководителя компании в пресс-ланче; за час-полтора до выезда на мероприятие проверяет (по телефону, через курьера или лично) готовность помещения и представителей компании к пресс-ланчу, докладывает соответствующую информацию руководителю компании.

Как видим, перечень подготовительных действий довольно обширен. Кроме того, ответственному за подготовку пресс-ланча следует: подготовиться к выполнению в ходе мероприятия соответствующей роли – споуксмена, ведущего, стенографиста, встречающего и т. д.; на период проведения пресс-ланча перенести любые препятствующие участию в нем мероприятия, отложить выполнение соответствующих поручений, согласовав это с руководителем компании (иными заинтересованными лицами); взять с собой резервный вариант текста выступления руководителя компании, рабочие экземпляры программы, списка вопросов-ответов, пресс-кит, а также ноутбук, мобильный телефон, блокнот, авторучку, фирменные сувениры; временно передать свои повседневные полномочия должным образом подготовленному сотруднику офиса.

Непосредственно в ходе пресс-ланча ответственный за его подготовку:

1. Контролирует соблюдение программы и протокола мероприятия и, прежде всего, его продолжительность и продуктивность.

2. Выполняет возложенные на него специальные функции (см. выше), взаимодействует с обслуживающим персоналом ресторана (бизнес-центра), в котором происходит мероприятие.

3. По просьбе руководителя компании принимает участие в процедуре ответов на вопросы, аудио– или стенозаписи происходящего.

4. Следит за тем, чтобы каждому приглашенному были обеспечены оптимальные условия для участия в пресс-ланче.

5. Вручает журналистам папки с пресс-китом, сувениры.

Подытоживая, заметим, что работа ответственного по организации пресс-ланча не заканчивается одновременно с последним произнесенным на мероприятии словом. Ведь, как правило, именно ответственному по завершении пресс-ланча предстоит:

• проводить гостей;

• проконтролировать расчеты с лицами, обеспечивавшими непосредственную подготовку мероприятия (ресторан, PRагентство и пр.);

подготовить и представить руководителю компании оперативный отчет о мероприятии, дав, таким образом, первую (предварительную) оценку его эффективности;

• обеспечить мониторинг СМИ на предмет освещения в них деятельности компании в контексте информационной составляющей пресс-ланча;

• получить (самостоятельно сформировать) итоговый отчет о результатах мероприятия, бегло проанализировать его и представить на рассмотрение руководителя предприятия.

Глава 15. Спичрайтинг

Как уже знают читатели, в практике осуществления связей с общественностью значительное место, наряду с сообщениями для СМИ, отводится также заявлениям представителей руководства предприятия, распространяемым в устной (в виде выступления, спича) или – несколько реже – письменной форме. Основу такого заявления в обоих случаях образует текст.

Удовлетворение потребности в создании подобной PR-продукции обеспечивается посредством спичрайтинга. Суть спичрайтинга сводится к способности и готовности сотрудников отдела по связям с общественностью придумывать и фиксировать в письменном виде тексты речей, выступлений и заявлений, озвучиваемых для СМИ от имени руководства предприятия – например, на таких мероприятиях, как пресс-конференция (см. в этой связи предыдущую главу).

Правомерно ли в этой связи говорить о существовании отдельной спичрайтерской технологии? Пожалуй, да.

Дело в том, что, во-первых, выступление (речь, заявление), сделанное для СМИ от имени руководства предприятия, следует рассматривать как специфическую разновидность PR-мероприятий, в котором соединяются воедино информационный (передача сведений, образующих содержание выступления), коммуникационный (непосредственный контакт выступающего с аудиторией) и организационный (точная «привязка» выступления по месту и времени) компоненты. Во-вторых, специальные требования налагаются на поведение, действия выступающего.