Как стать чиновником. Самоучитель по бюрократии - Роман Константинович Овчаренко Страница 7

Прокомментирую, поскольку, будучи сам руководителем, я неоднократно сталкивался с тем, что молодые чиновники или студенты-стажеры банально не в курсе этого правила. Поручишь им что-нибудь, и они это даже сделают, а вот проинформировать почему-то забывают или просто не знают, что это надо сделать. А для руководителя это важно.

Дело в том, что мало исполнить, важно проинформировать об исполнении. Необходимо дать руководителю обратную связь. И он будет спокоен и доволен, а будет доволен руководитель – будете довольны и вы.

Итак, запомните – важна обратная связь, сделали – обязательно скажите об этом.

Причем обращаю ваше внимание: информировать руководителя тоже надо согласно правилам служебного этикета, не стоит ломиться к нему в запертую дверь, или во время совещания, или когда он занят. Тут действовать необходимо сообразно обстановке, согласно времени, месту и обстоятельствам, согласно принятым в данном конкретном коллективе и организации правилам. Это может быть и служебное письмо, и телефонный звонок, и даже эсэмэска (многие руководители уже читают эсэмэски))), и доклад на совещании, и другие формы. В общем, как информировать – определитесь сами, но важен сам факт, и важно не откладывать – СВОЕВРЕМЕННОСТЬ – НАШЕ ВСЕ!!!!

Три главных правила чиновника. Второе правило

Со вторым правилом все несколько сложнее. Возможно, не сразу согласитесь, но я попробую вам донести мысль.

ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТ – ОТЛОЖИ, НЕВЫЛЕЖАВШИЙСЯ ДОКУМЕНТ – НЕ ДОКУМЕНТ.

И вот тут у многих может появиться, скажем так, улыбка. Или справедливое возмущение: что за волокита?! Что за бюрократизм?! Получил документ – надо скорее его исполнять, мы же хорошие, современные чиновники, а не какие-то бюрократы!

Но я скажу вот что: документы бывают разные. Бывает, получишь «бумагу» с резолюцией руководителя, и сразу все понятно: что сделать, когда, как и т. д. И там проблем нет, возьми да сделай.

Но зачастую не все так однозначно, и при первом прочтении документа полной ясности может и не возникнуть. И вот тут необходима как раз пауза, необходимо время, чтобы его осмыслить, все обдумать.

А бывает и так, что документ правишь сотни раз, переписываешь и переделываешь, все начальнику не нравится. И глаз уже «замыливается», и ты не видишь уже всяких ошибок и описок, которые неизбежно там появляются. Вот так поспешишь, не отложишь и понесешь на подпись или на визу вышестоящему, а у него взгляд свежий, он твою описку сразу увидит, не подпишет или не завизирует, тебе вернет, да еще «внушение» сделает. Вот и обидно будет – и работу колоссальную проделал, а описку не заметил, а из-за этой мелочи, из-за описки, весь труд зазря… А увидеть ты ее и не смог бы, чтобы ее увидеть, документ отложить надо, пусть полежит до завтра, а вот завтра обязательно увидишь.

Это я проблему глазами специалиста описывал.

А можно на нее и с точки зрения руководителя посмотреть.

Вот получил руководитель документ от вышестоящего начальника или еще откуда. Прочел, вот проблему видит, а решение сразу на ум и не приходит… Как быть? Вот тут тоже подумать надо.

Или с другой стороны: получил он от подчиненных проект документа, прочел, видит, что написано не то, что нужно. А как нужно, сам «нащупать» пока не может. Вот и получается, что и подписывать нельзя, поскольку это не то, что нужно, и вернуть нельзя. Почему нельзя? Да потому что «ушлый» подчиненный тут же спросит: если я написал не так, то как надо было? А что ему сказать, если руководитель чувствует, что не так, а как, сам еще до конца не додумался. А как подчиненному-то об этом скажешь?

Или еще вот например. Пришла чиновнику мысль, как можно исполнить документ. Но в правильности этой мысли, этого варианта решения он еще не уверен. Вот тут и не надо спешить… Как говорят чиновники:

С ЭТОЙ МЫСЛЬЮ НАДО ПЕРЕСПАТЬ.

Вот и «вылеживается» документ, «отлеживается», зреет мысль или решение. Есть в русском языке поговорка-аналог: УТРО ВЕЧЕРА МУДРЕНЕЕ.

Вся беда в том, что зачастую начальство или обстоятельства как раз таки и не позволяют документ отложить, вот тут зачастую и кроется и причина дальнейших ошибок или ошибочных действий.

Три главных правила чиновника. Третье правило

Правило, скажем так, самое неоднозначно воспринимаемое. Но, как говорят в народе, «из песни слов не выкинешь», «за что купил, за то и продаю»…

В общем, звучит правило так:

ПРОВЕЛ МЕРОПРИЯТИЕ – ЗАПИШИ, НЕ ПРОВЕЛ – ЗАПИШИ ДВА РАЗА.

Попробуем разобраться с ним по частям.

Первая часть: ПРОВЕЛ МЕРОПРИЯТИЕ – ЗАПИШИ…

И это важно. Если посмотреть на работу чиновника «с высоты птичьего полета», то мысли о том, «как прекрасна наша саванна», не возникает, но становятся видны две основные составные части чиновничьей работы: первую половину отчетного периода пишем план работы на отчетный период и вносим в него коррективы, а вторую половину отчетного периода пишем отчет о выполнении этого плана…

А коли так, то что же писать в отчете? А вот в отчете и пишем те мероприятия, которые успели провести в периодах между планерками и совещаниями (совещания, заседания, кстати, это тоже мероприятия, и их тоже потом в отчете укажем). И чем больше зафиксируем в отчете мероприятий, тем насыщеннее получится отчет, тем масштабнее и серьезнее представлена наша работа, а значит, и оценка этой работы будет, весьма вероятно, более позитивной.

А вот чтобы ничего не упустить, все отразить, каждое проведенное мероприятие и записываем, иначе что потом в конце отчетного периода в отчете укажем?!)))

А вот со второй частью – НЕ ПРОВЕЛ – ЗАПИШИ ДВАЖДЫ – все несколько сложнее. Но мы не будем усложнять себе жизнь и воспримем ее как есть – как чиновничий фольклор, такой вот профессиональный юмор, если хотите. И со временем острота нашего юношеского нигилизма притупится, внутренние протестные настроения спадут, жизненного опыта прибавится, и вполне возможно, придет понимание истинной сути и второй части правила, а само правило «заиграет» по всей красе своего полного восприятия.

Итак,

ПРОВЕЛ МЕРОПРИЯТИЕ – ЗАПИШИ, НЕ ПРОВЕЛ – ЗАПИШИ ДВА РАЗА!!!

Три главных правила чиновника. (Бонус). Еще одно правило, от Николая Ивановича

Был у меня в свое время руководитель, очень опытный