Архитектура перемен: Как перестроить жизнь: от проекта до реализации - Елена Михалченко Страница 14

● Третий блокнот – чужая, но нужная мне информация из разных источников по моим основным проектам, конспекты лекций, идеи, контакты.

Первый и третий блокнот могут существовать только в цифровом пространстве в виде заметок, документов или информации в планировочных приложениях. Второй блокнот – бумажный: мысли для структурирования и ментальной ясности важно писать от руки.

В ежедневнике смартфона у меня зафиксирован весь событийный ряд – как задачи по проектам, так и рабочие совещания и консультации, а также поездки к врачу, спорт и родительские собрания.

Чтобы сформировать у себя ощущение контроля и не беспокоиться о том, что что-то упущено, каждую неделю (допустим, в пятницу или утро понедельника) необходимо посвящать 20 минут планированию недели и 10 минут ежедневно (вечером) для сверки на следующий день. Это правило 20/10 создает чувство определенности, убирает тревожность (в выходные вы спокойно отдыхаете, зная, что ничего не упускаете.

Если ваши проекты только в вашей голове, то у вас нет проектов, только открытый поток сознания.

Цель – наш первый пункт. В прошлых шагах вы сформулировали, что хотите сделать. Ясность – наше все.

Устанавливаем комфортный для достижения цели срок. Пожалуйста, не зацикливайтесь на конкретной дате. Срок впоследствии можно сдвинуть, сейчас он нужен просто как ориентир.

Теперь последовательно прописываем все шаги к цели. Пока просто списком. Затем рядом с каждым пунктом выписываем, что может помочь в его реализации: люди, учеба, деньги, советы (все это ваши ресурсы). Тему «Ресурсы» мы подробнее раскроем в следующем шаге.

Также предлагаю добавить в план ожидаемый ежемесячный (поквартальный) результат. Это поможет отслеживать прогресс.

Замечу, вы пишете план не раз и навсегда, он может со временем меняться. Поэтому рекомендую сначала нарисовать его вручную и лишь потом занести пункты в таблицу или приложение.

Подробнее остановимся на отдельных шагах, целевых действиях. Чем они отличаются от просто действий? Они непосредственно связаны с целью и ведут к ее достижению. Предположим, ваша цель – похудеть. Просто действием будет покупка овощей, а вот одним из целевых действий – составление меню из этих продуктов исходя из необходимого вам ежедневного количества калорий.

Советую прямо сейчас написать три ключевых целевых действия, необходимых для достижения вашей цели (а подзадач может быть много).

Чтобы вам было проще следовать задуманному плану и не отклоняться от цели, каждую неделю устраивайте «стратегическую субботу»: выделяйте 30 минут на то, чтобы провести инвентаризацию своих целей, задач и оценить, что сделано, а что нет. Как говорится, цели по любви, а задачи – по расчету.

Заложите риски. Оценка рисков – неотъемлемый блок работы любого предпринимателя: всегда что-то может пойти не по плану. На этот случай есть полезная игра «А если так не выйдет?». Продумайте альтернативные сценарии: какие еще есть пути. Это не только расширит вашу картину мира, но и натренирует навык удерживаться в своих целях.

Проверьте цель на выживаемость. Спросите себя: какую цену вы готовы заплатить, а на что точно не пойдете? (Мы говорили об этом в шаге 4.) Если вам хочется отказаться от цели при появлении первого же препятствия, подумайте, имеет ли смысл проделывать все последующие шаги. В чем цель? Какое будущее я хочу получить? Что мне тогда станет доступным?

Бывает так, что мы пишем план и даже что-то делаем по нему, но глобального прогресса не получаем. Мне случалось видеть предпринимателей, которые на старте бизнеса активно занимались задачами, которые только уводили их от цели.

Ко мне обратилась талантливый дизайнер Диана. Она просила помочь разобраться, почему так сильно вкладывается в свое агентство, но чувствует опустошенность.

Диана долгое время работала в найме в крупном дизайнерском бюро и давно мечтала создать собственное агентство. После развода и раздела имущества у нее высвободились деньги, которые она направила на открытие своего дела. Сняла офис в центре города, сделала ремонт, наняла сотрудников, чтобы передать им свои проекты с прежними клиентами, запланировала их обучение, занялась оформлением юридических документов. На все это ушло полгода.

Агентство Дианы на момент нашей встречи активно работало, но она по-прежнему занималась всеми проектами сама как эксперт, боялась передать ключевых клиентов новым сотрудникам и не видела результата, к которому шла. Оказалось, что в новом формате агентство до сих пор не привлекло ни одного клиента. Между тем любой бизнес состоит из двух компонентов: идея плюс получение прибыли, то есть параллельно с оформлением бизнеса (ремонтом офиса, получением логотипа) нужно определить конкретный перечень услуг и расширять аудиторию. А Диана при плотном рабочем графике еще не сделала ни одного целевого действия, направленного на этот предпринимательский интерес.

Поэтому мы вместе с ней переписали маршрутную карту, включив в нее следующие целевые действия:

1. Определить перечень услуг агентства и их стоимость, чтобы обозначить точку безубыточности.

Сформировав продуктовую матрицу, Диана ясно увидела, что ей необходимо вводить новые услуги в дистанционном формате: хоумстейджинг и отрисовку, визуализацию квартиры или комнаты. С новыми сотрудниками она теперь могла предложить услуги для разных категорий заказчиков.

Благодаря этому первому целевому действию стало возможным подсчитать затраты на содержание офиса. Выяснилось, что обучать новых сотрудников сейчас слишком долго и неэффективно, нужно делать ставку на имеющихся опытных специалистов.

2. Разделить бизнес-процессы по ответственным лицам. Одни процессы могут вести новички, а для других понадобятся опытные дизайнеры.

Благодаря этому пункту Диана выявила необходимость дифференцированного подхода к мотивации сотрудников. Четкое описание процессов и зон ответственности избавило ее от постоянных созвонов и «ручного» режима управления.

3. Провести переговоры с потенциальными клиентами и привлечь новые заказы.

Было решено активно использовать рекламу, партнерские программы и работу с подрядчиками.

4. Определить из числа сотрудников управляющего, который будет отвечать за администрирование процессов, сбор общей информации по заказам и координацию работы.

В агентстве оказалось много административной работы: созвоны и общение с подрядчиками, принятие клиентов в офисе. С появлением управляющего у Дианы освободилось время для более важных решений.

5. Разработать политику продвижения агентства в соцсетях.

Это целевое действие оказалось крайне важным: до того агентство существовало исключительно на личном бренде собственника. Информация об агентстве была размещена только на личной странице Дианы в социальной сети.

После составления новой маршрутной карты стало очевидно, что идея обучать сотрудников увела Диану от изначальной цели создания собственного агентства. Полгода она занималась хозяйственно-юридической деятельностью и обучением новичков, так и не добравшись до главного: формирования пакета услуг. Вместо привлечения новых заказчиков она продолжала работать как профессионал и вдобавок тонула в административной работе. И еще один пример – пример упорства.

Одна моя клиентка, аниматор и музыкант, уже больше 15 лет живет в Америке. Ей 32 года, и она поражает меня своей жизненной силой. Главный урок, который она вынесла для себя, – продолжать и продолжать выполнять задуманное, не теряя оптимизма. Поэтому она часто ходит на встречи с продюсерами и режиссерами в поиске нужного ей контракта и никогда не жалуется, что дела идут неважно.

Мне очень нравится эта идея. Один конкретный отказ ничего не может изменить в ваших целях, и если у вас есть карта (а лучше не одна!), то вы точно настоящий архитектор и автор своей жизни.

Для наглядности приведу примерный план целевых действий для похудения.

Неважно, выходите вы на новое место работы или планируете завести друзей, пошаговый план – это то, с чего все начинается всерьез.

Кто-то, возможно, думает, что план – это слишком просто. Однако, по моим наблюдениям, работают как раз такие маленькие прописанные шаги.

Шаг 8. Составляем смету строительства, собираем ресурсы

Начиная основное строительство перемен, нужно хорошенько подготовиться. Как говорят, если тебе