Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт Страница 3

например жест, которым вы попросите коллегу прервать деловую встречу важными новостями о срочных проблемах, требующих быстрого решения или вашего присутствия. Кроме того, здесь действует кумулятивный эффект. Это означает, что чем больше действенных тонкостей тайм-менеджмента вы осваиваете, тем больше времени вы экономите. Это процесс, который можно пополнять и отрабатывать на протяжении всей своей карьеры. Поэтому, если вы не можете похвастаться образцовым тайм-менеджментом, вопрос «работаете ли вы эффективно» почти всегда актуален. Действительно, если непрерывно работать над своим тайм-менеджментом в течение всей своей трудовой жизни, он принесет свои плоды. Непрекращающееся развитие тоже может стать привычкой.

Индивидуальный подход

Из-за особенностей тайм-менеджмента то, что подходит одному человеку, может не подходить другому, то же самое относится и к различным видам деятельности. Некоторые из предложений, которые вы найдете здесь или в других источниках, можно просто добавить к своим собственным рабочим привычкам. Какие-то идеи будут новыми для вас, какие-то – уже знакомыми, но которые вы, возможно, не использовали эффективным образом. Другие помогут вам сформировать свою индивидуальную систему тайм-менеджмента. Все приемы нужно подстраивать под себя и адаптировать к обстоятельствам, в которых вы работаете. Прежде чем отказаться от какого-либо способа, тщательно обдумайте возможные варианты его применения.

Будьте осторожны, чтобы не отказаться от всего, что может быть полезно в измененном виде. В этом деле даже небольшие изменения могут повысить вашу продуктивность. Конечно, некоторые идеи вам не подойдут совсем. Сколько бы вы с ними ни возились, они не помогут выработать методы, по которым вам будет удобно выстраивать рабочий процесс. Ну и пусть. Цель должна состоять в том, чтобы тщательно проанализировать и затем использовать все возможные способы увеличения продуктивности вашей работы. Важно прийти к точке, где вы будете удовлетворены тем, что, изучив возможности для действий, вы выбрали, адаптировали и попробовали все подходящие вашей деятельности методы и повысили свою продуктивность. В конечном счете, важны лишь вы, а не принципы. Тем не менее помните, что вам нужно попробовать все способы, которые могут упростить вашу жизнь, и если они не оказывают негативного воздействия, то пусть станут частью вашей рабочей практики. Выработать навык управления временем можно только испробовав все существующие методы.

Повышение продуктивности

Время, может быть, относительно, но это такой же ценный ресурс, как и любой другой. Тем не менее его так легко растратить. Почему мы прилагаем больше усилий, чтобы рационально пользоваться другими ресурсами, например деньгами, а не временем? Явная трудность некоторых аспектов управления временем и сила привычки это объясняют, но я думаю, что есть и другая причина.

Давным-давно Питер Кук появился в сценке про вероятность ядерной войны, где герои говорили о радаре раннего предупреждения, который будет фиксировать приближение вражеских снарядов за четыре минуты до нападения. «Что можно сделать за четыре минуты?» – недоверчиво спросил один из персонажей. «Некоторые люди, – поступил ответ, – за четыре минуты смогут пробежать почти полтора километра!» К сожалению, этого недостаточно для того, чтобы предотвратить уничтожение местности, четыре минуты – это всего лишь четыре минуты, однако понимание того, что даже небольшие промежутки времени могут сыграть значительную роль – это важный принцип управления временем.

Считайте, что вы уже сэкономили эти четыре минуты – вам не пришлось никуда убегать. Легко думать об этом как не о чем-то столь важном. Однако даже если сэкономить четыре минуты за счет повышения эффективности при выполнении небольшой, но регулярной задачи, то на таких регулярных задачах, выполняемых каждый день, мы можем сэкономить более 14 часов в год! Это почти целых два рабочих дня, поэтому есть веский повод задуматься. Что вы могли бы сделать – дополнительно – с двумя свободными рабочими днями?

Столько времени, несомненно, пригодилось бы многим, и при наличии этих двух дополнительных дней у людей получилось бы наконец завершить свои дела. Просто представьте, сколько времени можно сэкономить за эти четыре минуты, просто работая быстрее над какой-либо регулярной задачей или же отказываясь от прокрастинации.

Итак, тайм-менеджментом пренебрегают не в последнюю очередь и из-за того, что люди не ценят возможность экономить свое личное время. Мы недоумеваем, как нам могут помочь какие-то пять минут здесь, пять минут там, ведь на определенные дела нам хотелось бы выделить целый час или даже день без перерывов. Тем не менее это факт – даже короткие промежутки времени имеют значение.

Если мы примем это как должное и будем планировать свою жизнь соответственно, то сможем высвободить значительное количество времени. Более того, часто это можно сделать с минимальными затратами.

Это стоит отметить, поскольку многие потенциальные способы увеличения эффективности имеют свои издержки. Желание приобрести новое оборудование или нанять новых сотрудников требует значительного обоснования, и даже несмотря на это, ваш запрос могут отклонить. Но собственным временем располагаем мы сами. Можно значительно повысить свою продуктивность, вооружившись всего лишь намерением это сделать.

Спекулируйте, чтобы аккумулировать

Прежде чем мы перейдем к индивидуальным действиям, нужно уточнить еще один момент. Вы увидите, что на некоторые способы экономить время или использовать его рациональнее придется тратить время, – но это инвестиции времени. Тратить время с целью сэкономить его – может показаться противоречивым заявлением. Опять же, это может слишком легко стать препятствием для действий. Тем не менее принцип ясен: существует уравнение времени, которое можно и нужно заставить работать, если вы хотите контролировать собственное время. Убедиться в том, что вы правильно им распоряжаетесь, можно по-разному: одни способы занимают всего мгновение, а другие могут затянуться, так как может потребоваться время, чтобы выработать привычку работать определенным образом.

Рассмотрим пример, связанный с делегированием, к которому мы еще вернемся, и известной фразой «это быстрее сделать самому». Конечно, иногда такая мысль приходит в голову, особенно если мы думаем о краткосрочных перспективах. Нам быстрее выполнить задание самим. Но будьте осторожны, такие мысли оправданы, только если происходит что-то срочное. Скажем, кто-то звонит вам с просьбой предоставить определенную информацию, и теперь вам придется эту информацию искать, писать краткое пояснение и передавать ее другому лицу. Это незначительное дело, которое займет у вас три или четыре минуты.

А теперь представьте: чтобы избежать этой задачи, вы просто делегируете ее члену вашей команды. Да, чтобы все объяснить и показать этому сотруднику, и вам, и ему придется потратить 10–15 минут своего времени. Было бы и правда быстрее все сделать самим. Но это не так. Уж точно не так, если мы говорим о регулярно возникающей задаче. Когда такая задача возникает, скажем, 10 раз в неделю, то если вы уделите