Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 Страница 10

h. Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно договориться ездить по очереди то на его, то на своей машине, тогда «свободный» водитель сможет разобрать по пути, например, рабочие бумаги

i. Использовать «смешанный» способ передвижения по городу. Например, на машине доезжаешь до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаешься на метро и едешь до пункта назначения (особенно удобно, если он находится рядом с метро)

j. Если нужно что-то привезти/отвезти и не обязательно личное присутствие, то можно воспользоваться курьерской службой (К примеру, в Москве за 92 рубля они приедут к тебе за пакетом и отвезут его в нужную точку. Не верите ценам? Обратитесь по адресу [email protected], чтобы получить контакты курьерской компании, мы раньше тоже не верили, а сейчас регулярно пользуемся данным видом услуг).

2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, недомогание)

a. Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель)

b. Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис»

c. Заключить «договор с организмом»

d. Воспользоваться тонизаторами – чай из кокки:)

e. Регулярно принимать витамины, полноценно высыпаться, заниматься физической активностью

f. Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел)

3. Нашествие родственников и/или друзей

a. Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать

b. Обозначить явным образом, что срочно, что важно

c. Иметь договоренность с гостиницей: куда их переселить

d. «Мы приедем» – в ответ сказать: «Меня нет в городе!»

e. Частичное участие в общении с ними, переадресация к другим по решению проблем. Участие иными ресурсами, а не временем

f. Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, закупку на рынке и т. д.

4. Животные

История одной из участниц: «утром убежала собака, не могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу. Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с самого утра…»

a. Привязать поводок с блокиратором

b. Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоятельно возвращаться

5. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.)

a. Разработать алгоритм работы в случае, если нет:

ix. Света

x. Связи

xi. Иные катаклизмы

b. Иметь в офисе запас бумажных материалов на случай отказа света либо компьютерной техники

c. Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях

d. Воспользоваться методикой «договориться с техникой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма.

...

ВОЗЬМИТЕ В РУКИ ЛИСТ БУМАГИ…

1. Выберите и выпишите 1–2 пункта по каждому из воров времени, которые приемлемы для вас.

2. В ближайшие 1–2 месяца практикуйте их и оцените полученные результаты.

Глава 5 Инструменты планирования

Начиная планировать, важно понимать, когда следует остановиться. Если уделить этому процессу избыточное количество времени, тогда когда же выполнять планы? А если уделили недостаточно времени – то качество плана резко падает, что заметно чувствуется в процессе его выполнения.

Эмпирическим путем выведено оптимальное время для составления планов. Цифра эта – 1 % времени от планового периода. То есть если я собираюсь написать план на день, мне достаточно 1 % от 24 часов, что составляет примерно 15 минут.

Нормативы времени на составление планов

– На день – 15 минут

– На неделю – 90 минут

– На месяц – 7 часов

Что означают эти цифры? Если я умею планировать, то за 15 минут составлю качественный план на день. Качество плана понятно в конце дня, когда подводим итоги, что сделано, а что нет. Выполнены все пункты – план отличный. Есть пробелы – планировали слабо, чего-то не учли, где-то просчитались.

Если я выполняю план, но мне требуется на его составление более 15 минут, то процесс моего планирования не оптимален. Возможно, у меня нет навыка планирования, поэтому и скорость невелика, или алгоритм планирования следует заменить.

С одной стороны, 1 % – это ориентир, сколько времени уделять составлению планов, с другой – критерий, «есть или нет» навык планирования.

Планирование следует производить порциями, или тактами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта.

Первый – вечером предыдущего дня. Набрасываете штрихи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, понюхав обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем первые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. После уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, наносим краски, завершая картину. Основная идея разбиения плана на такты: плох тот план, который нельзя изменить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его основная задача – помогать вам. Следовательно, подчиняться, учитывая изменения окружающей среды.

Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника, ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации.

Степень формализации действий

Всю управленческую деятельность можно поделить на три крупных пласта. Уровень целей, задач и действий.

Цель: подготовить пакет документов.

Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт.

Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим название компании, изменяем сумму и т. д.

Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача на 3–9 действий.

Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, автоматически решается задача. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом получаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека могу быть различными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни много правильных ответов».

Степень формализации действий

Анекдот 90-х про скрытые действия:

– Братан, у меня тачка не едет.

– Колеса пинал?

– Ага!

– Стекло протирал?

– Да!

– Ну, тогда не знаю.

Опираясь на пирамиду цель – задачи – действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так:

– Уровень целей – план на месяц

– Уровень задач – план на неделю

– Уровень действий – план на день

Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю – список задач, решив которое можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день – описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующему разделу нашей книги.

Основные правила планирования рабочего дня

Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану…». Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, запихивая в свой график все что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» – самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Стресс и самообман, одном словом. Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», – и такое регулярно я слышу от участников тренинга.