Сергей Медведников - Частный клуб : организация, управление, раз– витие Страница 12

Отчет о положении дел. Прогресс по отношению к проектам, в которых могут быть особенно заинтересованы члены клуба.

План действий. Часто члены клуба имеют краткую, скупую информацию об ожидаемых переменах. Детально же информировать о нововведениях и конкретном плане действий и позволяет данный отчет.

Анонсирование программ. Если клуб планирует внедрение новой программы, связанной с членством в клубе или относящейся к услугам, оказываемым клубом, отчет позволяет подробно рассказать о достоинствах программы, подчеркнув ее важность.

Информация о персонале клуба. Члены клуба должны быть информированы о новых сотрудниках, изменениях в составе администрации, наградах и общей политике клуба по отношению к персоналу.

Большая часть членов клуба обычно пролистывает все другие отчеты, читая только материалы, касающиеся услуг, которыми они пользуются. Значение документа подчеркивает и то, что авторами издания обычно являются президент клуба, генеральный менеджер и инвестор. Члены клуба знают, что информация, собранная в отчете, представлена таким образом, чтобы можно было получить основную информацию, не затратив слишком много времени.

Целью отчета является информирование о положении дел. В клубах, принадлежащих их членам (общественных объединениях), материалы отчета обычно пишутся президентом. В клубах, принадлежащих инвесторам, следует быть очень внимательными при выборе автора. Обычно написанием материалов занимается консультирующее PR-агентство. Принципиальной составляющей отчета является рассмотрение результатов предыдущего года. Важно быть кратким, затронуть основные темы. Фактически отчет должен суммировать наиболее значимые составляющие ежемесячных отчетов, таких как упомянутые нами отчет менеджера клуба или отчеты клубных комитетов. Логично, что второй составляющей является положение дел в клубе в текущем году. Темы, которые могут освещаться: решения, принятые правлением, результаты изучения мнения членов клуба, предложения персонала клуба или членов клубных комитетов, изменения в составе администрации.

Отметим, что последний вид отчета может, на наш взгляд, заменять все вышеуказанные.

Данный вид носителя информации необходим всем видам клубов. Площадь стенда должна быть распределена таким образом, чтобы члены клуба знали о том, что традиционно информация о предстоящих мероприятиях расположена в левом верхнем углу, а, например, послание от президента и (или) менеджера клуба – в верхнем правом.

Многие клубные информационные стенды включают подписные листы по участию в каком-либо из мероприятий клуба. В основном на них вывешивается следующая информация:

представление и биография новых членов клуба;

представление и биография нового члена комитета или правления;

представление и биография новых сотрудников;

история клуба (ежемесячные факты из истории клуба);

анонсирование новой членской программы (повышение членских взносов, грядущее закрытие одной из членских категорий);

информация о том, как использовать то или иное спортивное оборудование;

рецепты от шеф-повара клуба.

Часто клубы также размещают информацию о мероприятиях, интересных для членов клуба и проходящих в их регионе. Некоторые клубы также предусматривают ящик для «жалоб и предложений».

Каждый из нижеперечисленных разделов предоставляет краткую информацию о проводимых событиях, детальная информация о ближайших мероприятиях предоставляется только членам клуба. Также на домашней странице размещены ссылки на разделы «только для членов клуба»: кто является членами комитетов, встречи членов комитетов, внутренние контакты клуба.

О клубе (история, приветственное слово президента клуба).

Структура управления клубом.

Виды членства.

Услуги для членов клуба.

Календарь событий.

Ресторанное обслуживание.

Размещение.

Фотогалерея.

Фитнес и здоровье.

Контакты.

Информация только для членов клуба (members only).

Внутриклубные документы.

Club Suite – один из комплексных программных онлайн-продуктов внутриклубных коммуникаций. Он был разработан с целью «создания и усиления чувства общности» у членов клуба и позволяет им в режиме онлайн узнавать все новости, устанавливать интерактивную связь с руководством клуба и его членами, подтверждать участие в турнирах и иных клубных мероприятиях, резервировать время для игры или ужина в ресторане, создавать собственные фотогалереи и форумы.

Данный продукт упрощает диалог с членами клуба, позволяет, благодаря системе исследования отношения к различным аспектам деятельности клуба, корректировать систему управления с учетом выявленных пожеланий. Также Club Suite предоставляет возможность осуществлять коммуникации с потенциальными членами клуба. Однако пока высокая стоимость делает его практически недоступным для зарождающейся российской клубной индустрии, а отечественные аналоги отсутствуют.

Люди, покупающие индивидуальное, семейное или корпоративное членство, вступают в частные клубы прежде всего для развития собственных деловых и светских связей. Справочник, содержащий информацию о клубе и его членах, помогает в установлении контактов.

Подобный справочник может печататься ежегодно или чаще – если это необходимо. Несомненно, члены клуба должны быть информированы о подготовке подобного издания. Также им должна быть предоставлена форма для заполнения, включающая персональную информацию о члене клуба – ФИО, почтовый адрес, электронная почта, контактный телефон или факс, тип членства в клубе, год вступления, ФИО супруги, даты рождения члена клуба и его супруги, имена детей и их даты рождения, название компании и должность. Также эта форма должна предоставлять возможность выбора – включать или не включать данного члена клуба в публикуемый реестр.

Вне всякого сомнения, администрация должна заверить членов клуба в том, что данное издание не будет предоставлено посторонним. Однако некоторые клубы, особенно недавно созданные, разрешают потенциальным членам клуба просмотреть данную директорию, с тем чтобы найти поручителя. Если это так, то и на подобную процедуру необходимо разрешение членов клуба. На обложке может быть напечатано предупреждение о том, что данный клуб запрещает любое коммерческое использование реестра.

Также логично расширить содержание подобного реестра:

фотографиями членов клуба;

основными контактными телефонами служб клуба;

описанием услуг и инфраструктуры клуба, часов и дней работы;

планом клубного дома;

образцом карточки для счета (для гольф-клуба);

информацией об истории клуба;

реестром правления клуба;

реестром членов клубных комитетов;

реестром ключевых сотрудников (директор клуба, директор по членству);

реестром спортивных достижений членов клуба (чемпион клуба и др.);

правилами и этикетом эксплуатации клубного дома;

календарем ежегодных событий клуба;

списком достижений клуба (проведенный региональный (национальный) турнир, призовое место, выигранное клубным рестораном, и др.);

реестром клубов-партнеров (адрес клуба, телефон, инфраструктура и др.);

телефонами экстренных служб.[15]

После выхода из печати реестр рассылается со специальным письмом от президента, гарантирующего, что данная информация будет доступна только членам клуба.

ГЛАВА 4

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ СО СПОНСОРАМИ

Одной из составляющих дохода частного клуба может стать привлечение спонсорских средств. Справедливости ради отметим, что в зарубежных клубах такая схема используется достаточно редко, так как основная доходная статья в них – это, несомненно, взносы.

Для понимания принципов взаимоотношений со спонсорами коснемся нескольких основных постулатов этого процесса. Поскольку деятельность по привлечению спонсорских средств (фанд-рейзинг) осуществляется прежде всего клубами активного отдыха, начнем с принципов привлечения спонсоров для организации соревнований.

Спортивное событие можно представить в виде равностороннего треугольника, где каждая из сторон – зрители, спортсмены и спонсоры – является участником процесса коммуникации. Эта схема была предложена американским исследователем Филом Шаафом.

Спонсоры спортивного события, формируя и (или) поддерживая положительный образ своей организации, создают устойчивые положительные ассоциации, связанные с конкретным брендом, представляя свою организацию «на фоне» какого-либо вида спорта. Выбор спонсируемого вида спорта зависит не только от личных пристрастий топ-менеджеров компании, но и от сегментов целевой аудитории, с которыми работает организация-спонсор. Наиболее популярные виды спорта (футбол, теннис) часто значительно превосходят по массовости PR-эффекта элитарные виды (например, гольф), но значительно уступают по «качеству» аудитории с точки зрения дохода, что является важным аргументом для части потенциальных партнеров.