Алла Сорокина - Основы делового общения Страница 19

Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль.

Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно правильно сформулировать заголовок к тексту.

Перед обращением принято делать двойной интервал между строками. В российской практике после вступительного обращения ставится восклицательный знак. Обратите внимание на то, что после обращения европейцы и американцы ставят двоеточие или запятую.

Если вы лично знакомы с адресатом, то возможно использование обращения по имени и отчеству: «Уважаемый Игорь Николаевич!» Такое обращение носит менее официальный характер, и, как правило, его используют в письмах-приглашениях, письмах-извещениях или письмах, содержащих благодарность автора за проявленное внимание, оказанные услуги и т. д.

В письмах, адресованных вышестоящим должностным лицам органов государственной власти и управления, применяется иная форма обращения. В этом случае указывается должность, а не фамилия: «Уважаемый господин мэр!» или «Уважаемый господин министр!» Такая же форма может применяться и при обращении к руководителям компаний, фирм: «Уважаемый господин президент!» или «Уважаемый господин председатель!».

Если вы пишете своему партнеру впервые и с адресатом лично не знакомы, необходимо начать с представления своей фирмы, ее целей и задач, которые она ставит перед собой, с обращением: «Уважаемые дамы и господа».

Однако ваше письмо не должно быть объемным. Писать длинные письма в деловой корреспонденции не принято. Если все же ваше письмо на одной странице не помещается, страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.

Но будет более эффективным послать вашему потенциальному партнеру буклет с подробной информацией о вашей фирме в качестве приложения. Текст этого материала должен быть на языке вашего партнера или на английском языке.

Существуют определенные требования к текстам деловых писем, это:

1) достоверность и объективность информации;

2) полнота информации. Недостаточно полная информация заставляет составлять повторные письма с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, этим откладывая решение вопросов;

3) точность и краткость изложения. Не следует уделять внимание малозначащим фактам или подробностям;

4) четкость и логичность построения предложения. Нельзя допускать двоякого или неверного толкования фразы.

Часто авторы письма, стремясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам, несколько раз повторяют одно и то же. Как им кажется, это является средством большего убеждения. Однако это не так, и следует избегать ненужных повторов.

Служебное письмо, как правило, посвящено одному вопросу. Содержание может касаться и нескольких вопросов, но тогда они должны быть взаимосвязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем.

Содержание письма – это связанный текст, который состоит из следующих частей: вступление, основная часть (основное содержание) и заключение.

Вступление вводит адресата в тему письма, в нем формулируется причина составления документа, указываются основания подготовки письма.

Основное содержание включает в себя доказательства, описание события, его анализ и т. д. То есть в основной части обосновывается вопрос, изложенный в письме.

Заключение представляет собой выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т. д.

Текст письма может содержать две части или состоять из одной. Если частей две, то в первой содержится обоснование, причина, мотивировка написания письма, во второй – выводы, просьбы, предлагаемые решения и т. д.

Письмо может состоять только из заключительной части. В этом случае не даются пояснения, обоснования, а сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ.

Строгих и однозначных требований к порядку расположения составных частей делового письма нет. Во многих случаях письма начинают с заключительной части, т. е. с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решения и т. д. Считается, что такой прием даже облегчает восприятие текста письма.

Текст должен быть написан достаточно компактно, через один интервал. Однако между абзацами следует пропускать по две строчки. Абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от поля, но понятие «красная строка» у европейцев и американцев отсутствует, поэтому ее использование для обозначения абзацев нежелательно. В деловом письме следует избегать переноса слов.

В современной деловой переписке используются следующие формы изложения текста:

1) от первого лица множественного числа (просим направить…;

считаем, что…; сообщаем о…);

2) от третьего лица единственного числа (фирма предлагает…;

предприятие гарантирует…);

3) от первого лица единственного числа (предлагаю…; прошу…;

считаю возможным).

Первые две формы употребляются, когда деловая переписка ведется между организациями и должностное лицо (руководитель), подписывая письмо, выступает от имени организации, а не от себя лично. Третья форма изложения возможна, если письмо носит конфиденциальный характер.

Писать нужно вежливо даже в том случае, если вам не заплатили, не отгрузили, не предупредили, обманули.

Заканчиваться письмо должно обязательно на позитивной ноте словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение независимо от содержания, например: «Надеемся на продолжение нашего сотрудничества» или «Искренне признательны за ваше содействие…»

Обязательно в конце письма укажите, как с вами можно связаться. Этим вы как бы еще раз подчеркнете, что ожидаете от своего корреспондента определенных действий.

Между подписью и предыдущей строкой должен быть большой интервал.

Если к письму прилагаются документы, следует обязательно о них упомянуть.

По возможности письмо следует отправить в стандартном бизнес-конверте. Используйте большие конверты только при необходимости.

При переписке с иностранным партнером можно обойтись стандартными конвертами для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимет престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес. За рубежом порядок написания адреса, как говорилось выше, прямо противоположен нашему: сначала пишут «кому», а затем – «куда». Первая позиция адреса – фамилия адресата с инициалами перед ней и одним из сокращений: Mr (мистер), если это мужчина, и Mrs (миссис), если это женщина. Вторая позиция адреса – должность вашего адресата. Ее указывают для того, чтобы письмо не было воспринято как личное. Если адресат в данный момент отсутствует, такое письмо вскроет его заместитель. Если же вы хотите сохранить в тайне содержание письма, после фамилии лучше указать: «Лично». Следующая позиция адреса – название фирмы. Здесь можно применять такие сокращения: Company – Co., Corporation – Corp., Departmnt – Dept., Incorporated – Inc. Затем следует номер дома и название улицы, города, штата. И заключают адрес почтовый индекс и название страны. Не забудьте позаботиться о том, чтобы у вас оставались копии ваших писем.

Электронная переписка

Электронная почта используется как для личной переписки, так и для информационного обеспечения деловой деятельности. С помощью электронной почты можно посылать любые сообщения, как текстовые, так и графические, отвечать на письма, рассылать копии письма сразу нескольким получателям, пересылать полученную корреспонденцию другим адресатам. Если на доставку корреспонденции «обычным» способом требуются иногда дни и недели, то по электронной почте можно передать информацию практически за секунды.

Основные понятия, на которых построена система электронной почты, аналогичны составляющим «обычной» почты. Чтобы получать и посылать письма, необходимо иметь почтовый адрес и возможность пользоваться услугами почтового отделения. В системе электронной почты адрес состоит из двух частей: идентификатора пользователя, который записывается перед знаком «@», и доменного имени почтового сервера. При формировании идентификатора пользователя обычно используют элементы имени, фамилии или названия отправителя.