Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета Страница 21

Проверить состав сотрудников, пришедших на работу.

Выяснить, чем занимается персонал отдела.

Подписать важные документы.

Почитать анекдоты.

Одеться летом.

Покормить рыбок.

Короткий ответ на четкий вопрос.

Связать отгрузку и приход.

Переодеться.

Подписать сверку.

Откорректировать заказ.

Распечатать объявление.

Подписать протокол.

15 минут. Для дел этой категории используем «В-ассорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в течение дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории «В», которые занимают 3-15 минут. У вас получится нарезка из нескольких коротких задач. Как только подошло время окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. Подобная компоновка позволит не терять концентрацию в течение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы получите львиную долю гормонов счастья уже в начале рабочего дня. При выполнении дел следует руководствоваться принципом очереди. Этот принцип описывает последовательность выполнения дел, когда они равного приоритета.

Примеры 15-минуток участников тренингов.

С утра обойти два цеха.

Проверить табель сотрудников.

Продумать план встречи.

Решить проблему разногласий.

Разобрать ошибку.

Выслушать жалобу.

Посетить складской комплекс.

Устранить замечания в регламенте.

Заказать пропуск.

Аргументированно ответить на письмо.

Рассмотреть документ, находящийся на согласовании.

Написать пару запросов.

Оценить трудоемкость задачи типа «В».

ПРИНЦИП ОЧЕРЕДИ

Краткая зарисовка. В супермаркете есть несколько касс. К каждой из них подходят покупатели. Каждый покупатель – это дело, которое вам нужно выполнить. Короткое дело – пробить только жвачку. Длинное дело – покупатель с тележкой, полной товаров. На работу с ним потребуется куда больше времени, чем на клиента с одним товаром. Цель – чтобы в очереди стояло как можно меньше покупателей. Чтобы в нашем списке дел их было минимум.

Принцип гласит следующее. Вначале выполнять дела наивысшего приоритета. По-нашему, «А». Далее выполнять короткие задачи, начиная с самой короткой и по возрастанию. После их решения снова приниматься за задачи с наивысшим приоритетом.

30 минут. Если задача требует 20–30 минут для своего решения, то это обычная плановая задача. Именно такие «30-минутные кусочки» следует формулировать на результат. Проставлять для них приоритет и определять оптимальное время выполнения. Это задачи, которые мы согласовываем с другими людьми, если они принимают в них участие, и т. д. Еще раз подчеркиваю, это плановые задачи, к которым применимы основные правила планирования.

Примеры 30-минуток участников тренингов.

Свести отчетность по подразделению.

Разобрать отложенную почту.

Согласовать комплект технической документации по продукту.

Сделать правку замечания на бумажном носителе.

Продумать штатное расписание.

Обсудить документ из красной папки.

Просмотреть аналитику по кредитному портфелю.

Изучить акт от лицензирующего органа.

«Избить» транспортный цех.

Разноска текущих документов в 1С.

Составить табель выхода сотрудников.

Выборочная инвентаризация товара.

Составить отчет по НДС.

90 минут. Если задача требует для своего решения более часа, то следует применять правило «закрытого часа». Закрытый час – это когда вы отключаете всю коммуникацию с внешним миром и погружаетесь в решение данной проблемы. Соответственно при «зак-рытом часе» вас уже не потревожат 3-минутки и прочие задачи. «Закрытый час» позволяет сконцентрироваться на решении проблем.

Примеры 90-минуток участников тренингов.

Составить отчет по динамике персонала.

Разработать новое блюдо.

Разобраться с мыслями.

Составить маркетинговые таблицы по всем подразделениям.

Найти ошибку в отчете.

Переконфигурировать систему.

Найти информацию по новым объектам.

Проанализировать товарный запас подразделения.

Провести собеседование с претендентом.

Написать регламент.

Создать сетевой график.

Обсудить перспективы лизингового направления.

Выйти в офис с проверкой.

Провести аудит договоров, принятых ранее в банк.

Порционность так проста в применении – хоть завтра можно внедрить в свою работу! (Оксана Кленова, г. Уфа)

КАК ВЫБИРАТЬ ОРГАНАЙЗЕР?

Несколько рекомендаций по выбору органайзера (системы планирования и управления задачами). Органайзер обязан обладать следующими характеристиками:

1. Он должен быть единственным. (Когдау вас три записные книжки и еще на компьютере часть дел фиксируется – это неверно. Все должно быть в одном месте).

2. Вы должны его понимать и любить, учитывая его недостатки. А они есть у любого органайзера.

3. Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале – привычек.

4. Спектр решаемых вами задач диктует выбор органайзера: бумажный или электронный. Формат: настольный или карманный и т. д.

Обязательно учитывайте вышеописанные рекомендации при выборе и в начале работы с личным помощником в управлении временем. Органайзер должен стать вашим другом. Друг – тот, кому вы доверяете. Если он постоянно «глючит» и зависает, можете ли вы назвать такого помощника другом? Я – нет. Друг – тот, кто помогает, кто оказывает поддержку в делах.

Правильное планирование придает ритмичность работы, а значит, экономию энергии. (Елена Сергета, г. Брянск)

Настроиться на нужную «волну». Поднять на максимум эквалайзеры.

Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную формулу «максимум успеть за день». В ходе консультационной деятельности я вывел следующее правило успеха рабочего дня.

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

формализованность задачи;

эффективность алгоритма или технологии;

навык;

входящие.

Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков.

Формализованность задачи

Формализация задачи отметает до 70 % ненужных задач!

Насколько детально известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, не имея инструкции по ее выполнению, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100 %. В идеале описанные бизнес-процессы и есть стопроцентная формализация задачи.

В нашей схеме, чем выше вы поднимаете ползунки и чем большее количество ползунков находится вверху, тем больше вы можете успеть выполнить дел за день. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все.

Формализация процессов защищает от потерь времени. (Светлана Новикова, г. Брянск)

Эффективность алгоритмов

Если использовать нужный инструмент – работа будет выполнена качественно.

Второй ползунок – эффективность алгоритмов, отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущую нумерацию «001», «002» и так далее до 100.

Каждый файл переименовывать вручную

1. Выбираете мышкой файл.

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

3. Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001».

4. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла.

5. Ставите мышь на следующий файл.

6. Повторяете 99 раз 1–5 пункты.

Каждый файл переименовывать вручную с использованием Shortcut буфера обмена

1. Выбираете мышкой файл.

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename.

3. Набираете название файла на клавиатуре.

4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры.