Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел Страница 24

Если ты уже организовал свое рабочее пространство, то необходимые тебе документы находятся в специально отведенном для этого месте. Классифицируй всю документацию. Инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если ты только приступил к выполнению своих обязанностей. Это твое новое рабочее место, ты не уверен в собственной компетентности или по долгу службы часто пользуешься этим документом. В остальных случаях пусть папка с инструкциями находится в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике. Существует определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, тогда разбирай его по мере поступления и распределяй в этот же момент. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, тогда совершай необходимые действия. Перестань загромождать свой стол тем, что уже готово к передаче. Если определенный документ прошел процедуру рассмотрения, ты принял его в работу, выполнил поставленные в документе задачи, убери с глаз долой, предварительно доложив о выполнении. Распредели входящие документы по классифицированным папкам (неважно, как представлен документ – на бумажном носителе или в электронном виде). Назови папки в соответствии с деятельностью: «В работе», «Передать», «Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня проверяй содержимое, особенно сроки исполнения. Так ты сможешь планировать свою работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности. Как только документ прошел процесс выполнения, тут же докладывай об этом и убирай всю документацию по данному вопросу в личный архив. Если ты отвечаешь за переданные документы (к исполнению), то тебе важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно получить ответ. Если твоя работа именно в этом и заключается, то заведи специальный график.

В каждой колонке проставь дату и отслеживай прохождение документа. Ты можешь создать подобный график на рабочем столе в компьютере, а можешь повесить перед глазами. Фиксируй и отслеживай всю документацию. Заполняй все столбцы сразу в момент обработки документа. Польза огромная: сэкономлено огромное количество времени, все всегда под рукой, ты все помнишь и делаешь своевременно. Ты – профессионал, руководство довольно. Время работает на тебя!

Теперь рассмотрим второе направление, которое может поглотить огромное количество времени. Здесь тоже можно использовать предложенный выше график. Есть в нашей личной жизни определенные документы, которые приходят в определенное время и требуют рассмотрения в короткие сроки. К таким документам можно смело отнести разного вида платежи за различные услуги, коммунальные платежи, плату за телефон, Интернет, кабельное телевидение, обучение, кредиты и множество других. Все это происходит каждый месяц! Так что же ты до сих пор копишь все эти бумажки? Да, иногда в платежных пунктах бывают очереди. Если ты оплачиваешь через банки, то они работают с раннего утра и по субботам. Даже некоторые коммерческие. Воспользуйся временем и выйди из дому пораньше. А может, в субботу прогуляешься, подышишь воздухом. Если счета незначительные, может, есть смысл платить вперед на 2-3 месяца? Конечно, если ты можешь себе это позволить. В любом случае подобная плата вперед экономит массу времени.

Есть еще такие неожиданные документы, организация сбора которых отнимает ну очень много времени. Что может тебя поддержать и несколько сократить время хождения по инстанциям? В телефонной справочной службе узнай контактные телефоны необходимой тебе организации, в которой тебе нужно получить документ. Узнай график работы, время приема граждан по интересующему тебя вопросу, номер кабинета, фамилию ответственного сотрудника. Возможно, ты сможешь договориться о личной встрече или конкретном времени. Заодно узнай, какой пакет документов (в том числе и ксерокопий) тебе необходимо представить. Таким образом, получив предварительную информацию, ты сократишь время на поиск организации и не станешь плутать по коридорам, разыскивая нужное тебе лицо. Представленные тобой документы, подготовленные заранее, возможно, окажут тебе услугу, и вопрос решится за 1 раз. Можешь предварительно опросить своих друзей, близких, коллег – возможно, у кого-то есть родственники и знакомые, работающие в необходимой тебе организации. Так ты сможешь решить свои «документальные» вопросы еще быстрее. Перестань стесняться и бояться. Пользуйся всем, что может сократить временные затраты. Используй сэкономленное время на достижение поставленной цели! И получи свое задание.

Первая неделя: классифицируй всю документацию на своем рабочем месте.

Вторая неделя: создай график поступления документов и график по оплате соответствующих им услуг.

Третья неделя: оплати то, что требуется.

Четвертая неделя: создай базу данных (Ф. И. О., контактные телефоны) по организациям, в которых работают знакомые.

Пятая неделя: перечитай должностные инструкции. Может, пора заявить о повышении (заработной платы, в должности) или вообще поискать новую работу. Пусть организация потоков документации станет твоей профессиональной изюминкой. Так ты сможешь экономить массу времени.

4.5. Ты, время, деньги

На самом деле время – деньги. Иногда время действительно имеет денежный эквивалент. Чаще всего под понятием «деньги» скрывается определенная цена каждого мгновения. Ты сам определяешь ценность времени. У каждого мгновения своя цена. Стоимость последнего мгновения жизни ни с чем не сравнима по своей важности и ценности. Сейчас мы не станем останавливаться на этом моменте. Его значение высоко, и каждый это понимает. Поэтому всему свое время. И сейчас мы с тобой поговорим только о том, как же время может принести реальные материальные блага. В этот раз только об этом.

У каждого свое отношение к материальному. И соответственно, кто-то использует свое время таким образом, что получает возможность доступа только к вещам первой необходимости, таким как еда, жилье, необходимая одежда. Есть труженики, которым этого мало, и им хочется употреблять в пищу более качественную продукцию, использовать широкий ассортимент одежды, аксессуаров, возможность интересного и полезного отдыха, получения соответствующего образования. Есть определенная группа небожителей, которым открыты гораздо более широкие возможности: предыдущий список дополняют комфортное жилье в увеличенном количестве, предметы роскоши, возможность слетать в космос. И все эти блага имеют временную ценность. Знаешь, у кого больше возможностей? Нет? Если ты не можешь организовать собственное время для достижения поставленных целей и реализации плана, как минимум, на год, то ты относишься к первой группе – к студентам. И этим все сказано. Хочешь учиться и расти, действуй безотлагательно. Нет? Продолжай ныть. Твое право. Если ты можешь организовать время, которое отведено только тебе, то ты относишься к средней группе специалистов. Ты можешь скатиться в группу студентов, а при определенных условиях приблизиться или перейти в следующую группу – мастеров. К ней относятся те, кто обладают умением эффективно организовывать деятельность определенного количества людей в установленных временных границах, получать необходимый результат для достижения собственного плана «полного потенциала» путем реализации планов действий каждого из участников общего процесса. Вот так. Есть еще одна группа людей. Это учителя. Не думай, что я к ним отношусь. Может быть, лишь отчасти. Кто они? Те, для кого ценность времени выражена не в материальных благах, а в возможностях, которые учителя открывают для других. Что самое интересное, в каждом из нас живет подобный учитель. Вернемся к благам. Твоя задача – превратить время в денежный эквивалент. Все просто. Если перед тобой стоит задача, решение которой принесет определенный доход, тогда почему до сих пор ты ничего не делаешь для ее решения? Действуй безотлагательно! Стратегия есть, применяй все то, чему ты научился по этой книге, и вырабатывай собственную тактику достижения цели. Если твоя цель – дорогостоящая затея, то будь добр, перестань швырять деньги на мелкие капризы и пустые желания. Заведи сейф. Складывай в него и приумножай до той цифры, с которой сможешь позволить себе то, заветное. Или эффективно организовывай рабочее время, расти профессионально, требуй всяческих повышений. Срочно меняй место работы или вообще сферу деятельности. И забудь ты про лотереи. Бесплатный сыр бывает только в мышеловке. Каждая «мышка» это знает. Рассчитай, сколько стоит минута твоего времени. Каким образом? Простым. Имеешь 24 ч в сутки, или 1440 мин. Знаешь сумму совокупного дохода в предыдущем месяце (например, 15 000 рублей). Делишь сумму доходов на количество дней в месяце. Полученный результат делишь на 1440 мин. И имеешь цену минуты собственного времени. Что у тебя получилось? Копейки? Или все вдохновляет? Теперь можно ставить перед собой задачу по увеличению стоимости собственного времени. Только эффективно используя время для профессионального роста, решения поставленных задач и привлечения дополнительных средств, экономя время, ты можешь рассчитывать на положительный результат. (Ух, как меня все это вдохновило!) Чего и тебе желаю. Только твой позитивный настрой и целенаправленные действия смогут реализовать твои мечты и желания в рамках отведенного тебе времени. Живи лучше – живи дольше! О том, как привлечь мощный поток позитивной энергии в схему «время – деньги», мы поговорим в следующей главе.