Кристина Лемайте - Как сделать карьеру, или Психология общения на работе Страница 31

Дополнительная выгода «десятиминуток» в том, что, имея перед глазами список мини-дел, можно эффективно использовать неожиданные паузы в течение дня.

Опыт показывает, что какими бы мелкими ни были дела, которые вы успеваете сделать за 10 минут, в итоге они резко ускоряют выполнение всей работы.

Если метод «десятиминуток» принят на вооружение, то стоит запомнить еще два важных совета:

1) всегда ранжируйте даже «мелочную» по степени значимости работу, чтобы делать в первую очередь самое важное;

2) по мере выполнения ряда десятиминутных дел подвергайте весь комплекс работ повторному анализу – это позволяет найти более быстрые пути к конечной цели.

Иногда мы оправдываем свою медлительность при выполнении трудных заданий тем, что нет вдохновения. Но давно доказано, что: вдохновение – на 90% потения, т.е. не нужно ждать вдохновения, сидя, а приступать к делу, в процессе выполнения которого оно придет.

К тем, кто ждет его сложа руки, оно приходит редко, а благоволит лишь к тем, кто придерживается правила «ни дня без строчки», пусть эти строчки в отдельные дни и годятся лишь для мусорной корзины. Вскочить в проносящийся мимо поезд вдохновения и удач куда легче тому, кто уже бежит по перрону своего полустанка, а не стоит расслабленно в надежде, что экспресс сделает ради него специальную остановку.

Еще одна стандартная отговорка человека, не желающего работать: «Я сегодня не в настроении заниматься этим делом». Что же, настроение – вещь серьезная, но хитрость в том, чтобы направить необузданного иноходца вашего настроения по нужной дороге, если уж не удается его взнуздать.

Чтобы добиться такой цели, чаще задавайте себе вопрос: «Хорошо, этим я заниматься сегодня не в настроении, ну а чем я сегодня заняться не прочь?»

Казалось бы, занимаясь только теми аспектами общей проблемы, которые вам, что называется, «под настроение», вы потакаете собственной лени. Но все обстоит совершенно иначе: описанный путь – пожалуй, один из наиболее действенных методов «дрессировки настроения», направленных на то, чтобы заставить его работать в конечном итоге на вас, а не против вас.

Хитрость заключается в том, чтобы умело раздробить свою работу на мелкие части и суметь с ней потом справиться, а также суметь заставить себя доделать оставшуюся работу, которая не по душе. Так что будьте бдительны!

Следуйте этим нехитрым советам – и ваша работа покажется вам более легкой и интересной. Ведь в каждой работе можно найти то, ради чего этой работой приятно будет заниматься.

Глава 6

Деловой этикет всегда пригодится

Вашему безупречному имиджу и новой должности должна соответствовать и манера поведения. Не забывайте, что теперь на вас равняется весь коллектив, вы являетесь для многих образцом для подражания, поэтому совсем не допустимо при вашей высокой должности упускать из виду элементарные правила делового этикета. Этикет поможет вам наладить отношения как с деловыми партнерами, так и с подчиненными.

Никогда не опаздывайте на работу. Даже если вы занимаете высокое положение, это не дает вам права являться на рабочее место позже положенного времени. Если же вы опоздали на работу по не зависящим от вас причинам, то следует извиниться перед ожидающими вас коллегами. Подробно рассказывать о причине своего опоздания не следует. Если ожидающий вас коллега не дождался, то после вашего прихода можно позвонить ему и пригласить к себе в кабинет. Если вы опаздываете и знаете, что уже никак не придете вовремя, то сообщите о своем опоздании при первой возможности. В случае, когда вы в начале рабочего дня находитесь на деловой встрече, следует предупредить секретаря о своем местонахождении.

Правила хорошего тона в деловом общении немногим отличаются от обыденного этикета. Дружелюбие остается здесь на первом месте. Например, приходя на свое новое рабочее место, не ждите, когда служащие поздороваются с вами первые, пусть инициатива исходит от вас. Этим вы только подчеркнете свою вежливость и в дальнейшем услышите приветствие первым. Но, как правило, этикет предписывает подчиненным здороваться первыми с начальником. Ваше высокое положение на фирме не обязывает вас здороваться со всеми встречными. Запомните, что первым всегда здоровается тот, кто входит в помещение, офис, кабинет. Во время приветствия право первому пожать руку предоставляется шефу, то есть вам. Но если в вашей солидной компании не принято выражать приветствие пожатием руки, то стоит соблюсти это правило и ограничиться словесным пожеланием, выраженным в дружелюбной форме. При повторных встречах с сотрудниками в течение дня можно просто улыбнуться или кратко поприветствовать их.

В своем кабинете вы полноправный хозяин, правда, в разумных пределах. Закрытая дверь вашего кабинета – это своего рода граница, которую подчиненные могут и должны иногда нарушать. Для них вход в кабинет должен происходить при предварительном сообщении секретаря или с помощью негромкого короткого стука, за которым, в зависимости от ситуации, должен последовать ваш ответ: «Войдите!» Открывать дверь самому не принято, но вы вполне можете помочь сотруднику войти в кабинет. По этикету не принято долго держать сотрудника у дверей кабинета.

Если вы находитесь один в кабинете, то можете закурить, правда, при условии, что это не противоречит требованиям предприятия. Если же в кабинете, кроме вас, находятся еще сотрудники, то прежде, чем закурить, следует спросить у них разрешения.

Если свои отношения с сотрудниками вы можете назвать налаженными, то берите на себя обязанность представлять новых коллег. Каждый вновь пришедший сотрудник может по своему усмотрению представиться сам или воспользоваться вашей помощью. При представлении нового работника коллективу следует полно и четко назвать его имя и фамилию. Не рекомендуется, в свою очередь, представлять новому сотруднику его будущих коллег. Вы можете ознакомить его только с менеджерами или другими непосредственными начальниками.

Как правило, руководители предприятий рассматривают деловой этикет как проявление взаимной симпатии, но соблюдение правил хорошего тона обязательно и в общении с теми сотрудниками, которые вызывают у вас неприязнь. Мы надеемся, что таковых подчиненных у вас немного и вы с ними вежливы. Обращаться к подчиненным нужно только по имени-отчеству, не допускайте перехода на «ты», особенно если вы еще недостаточно долго работаете в этой фирме. Деловой этикет не приемлет обращения между начальником и подчиненными по именам или фамилиям – такое обращение не способствует хорошим отношениям между вами.

Деловые отношения с подчиненными не допускают грубости, фамильярности и излишней мягкости. Ваши указания в отношении работы должны быть высказаны в вежливой и тактичной форме. Ваши рекомендации должны быть понятны подчиненному, иначе давать их бессмысленно. В вашей речи не допустимо употребление жаргонных и бранных слов. Не следует слишком эмоционально давать указания. Если вам приходится беседовать с подчиненным о низком качестве его работы, об опозданиях, то не следует делать это публично. По правилам этикета, вы должны пригласить сотрудника к себе в кабинет для проведения беседы. Не слишком увлекайтесь нотациями, так как они в большом количестве не возымеют своего действия. Если дело доходит до увольнения работника по различным причинам, то нужно сообщить ему об этом в тактичной форме. Обязательно сообщите причину увольнения.

Особое внимание следует уделить вежливости в отношении вашего непосредственного помощника – секретаря. Относитесь к нему, как к помощнику в делах, но постройте отношения так, чтобы соблюдалась субординация. Только тактичные отношения между вами помогут наладить деловой контакт. От секретаря вы вправе требовать тактичного отношения к другим сотрудникам. Секретарь так же, как и другие сотрудники, должен входить в ваш кабинет, предварительно постучав или сообщив о своем приходе по телефону. Если секретарь по вашей просьбе принесла чашечку кофе или чая, обязательно поблагодарите ее, а не говорите, что это входит в ее обязанности.

Оговорим и правила проведения деловых совещаний, время которых вы должны определить заранее. Желательно, чтобы деловые совещания проходили периодически, в одно и то же время. На совещании присутствует постоянное число коллег, места которых строго определены. Вы являетесь ведущим лицом этого собрания. На вас или секретаря возлагаются организационные обязанности. Во время проведения собрания выступления сотрудников должны быть короткими и сжатыми. Попросите коллег говорить по сути дела. Перед совещанием составьте список выступающих и зарезервируйте место для незапланированных выступлений. Время проведения собрания строго регламентировано.

Под конец рабочего дня не стоит расслабляться. Не нужно постоянно уходить с работы ранее положенного времени. Также не следует часто оставаться после работы. Этим вы сбиваете рабочий ритм других сотрудников.