Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел Страница 37

Вот как может выглядеть наиболее эффективный алгоритм:

1) в «Яндексе» в строку поиска вводятся ключевые слова;

2) среди полученной информации выбирается нужная;

3) если нужная информация не найдена, изменяются ключевые слова или поисковик, можно попробовать сделать запрос. В особых случаях задается вопрос на тематическом сайте. Конечно, пример имеет упрощенный вид, но подобных

может отыскаться масса.

4. Мысли и эмоции. Как показали исследования, большинство людей, даже тех, кто занимают высокие должности, не сразу учатся справляться с трудностями, не принимать близко к сердцу мелочи. Стоит негативной мысли о том, закрыли ли вы машину, дом или выключили ли с утра чайник, «завестись» в голове, и вы отвлекаетесь от дела, появляются невнимательность и рассеянность, рабочий настрой сменяется беспокойством. Конечно, причин может быть масса для таких волнений, как объективных, так и не очень. Так, если ваш случай не совсем запущенный, то секрет, как с этим справиться, прост: завести себе привычку «фотографировать» мысленно то, о чем вы обычно беспокоитесь. Иногда один маленький звонок сэкономит вам до нескольких часов рабочего времени и кучу нервов, которые, как известно, не восстанавливаются, потому что вы не будете ежесекундно думать о том, на что никак не можете повлиять.

5. Отсутствие плана. Разыграем ситуацию. Представьте, что вам предстоит спланировать доставку товара по большому городу. Сколько доставок может сделать за день один водитель? Три? Четыре? Не очень много, правда? Равноудаленные места, пробки и т. д. А вот водитель-экспедитор модных нынче косметических компаний за счет хорошо организованной логистики осуществляет до 60 доставок в день. Вот что такое экономия времени за счет планирования. Все нужно продумать заранее, чтобы избежать лишних неожиданностей и неприятностей, и это касается не только доставок. Кроме того, план позволяет обойти эффект домино, когда вы между жестко назначенными на строго определенное время делами вставляете нейтральную прослойку из того, что не зависит от определенного часа. Тогда в случае форс-мажорных обстоятельств вы непременно успеете на важную встречу, а если выпадет свободный часок, всегда и везде будете использовать его максимально эффективно.

6. Неправильная стратегия. Когда на смену привычному приходит какое-то новшество, оно, как правило, всегда встречает отчаянное сопротивление. Даже когда вместо печатных машинок началось массовое внедрение персональных компьютеров, на первых порах многие были недовольны. Сейчас же нам это кажется полным абсурдом. Только со временем пришло понимание их различий в возможностях, и печатные машинки если и встречаются в офисах, то применяются очень редко для каких-то незначительных операций. Подумайте, нельзя ли начать применять какие-нибудь современные технологии, новшества, пусть даже не такие масштабные и значимые, как внедрение ПК, даже если не очень хочется и кажется, что время пока ждет? Может быть, даже не новинки. Скажем, диктофон может существенно помочь ведению протокола совещания или позволить руководителю в любом месте надиктовать задание для сотрудника и тут же воспользоваться услугами электронной почты, отправив поручение кому и куда угодно, что гораздо удобнее, чем писать его на ходу.

7. Коллективные дела. Новомодные средства связи, в частности система телеконференции, стали гораздо доступнее и имеют множество полезных функций, они могут помочь значительно усовершенствовать рабочие процессы. Многие фирмы, мелкие организации и крупные компании уже проводят совещания в нестандартных условиях, особенно это удобно, когда участники работают в разных регионах. Хорошая подготовка к мероприятию и его правильное проведение обеспечат более легкое или короткое достижение цели и сэкономят время. Пользу можно выразить в денежном эквиваленте, который зависит от количества присутствующих на телеконференции сотрудников и почасовой оплаты их труда.

8. Уровень компетентности. Прогресс идет вперед, и его темпы постоянно нарастают, это все чаще и чаще заставляет руководителя обучать своих сотрудников и учиться самому.

Затратив время на обучение, впоследствии можно постоянно применять и совершенствовать полученные навыки. Овладевая новыми методиками, знаниями, умениями и навыками мы значительно повышаем свою результативность и сокращаем затрачиваемое на выполнение определенной операции время.

9. Человеческий фактор. Самый трудноудаляемый негативный элемент во всей рабочей системе офиса – сам человек, то, как он работает. Иногда мы так сильно заняты, что не обращаем внимания на то, что действуем неэффективно. Ведь, как известно, белке, бегущей в колесе, кажется, что она куда-то движется. Исходя из этого принципа, для того чтобы понять, что у вас идет хорошо, а что еще можно и нужно улучшить, рекомендуется выделить 1 день для проведения хронометража, причем для большей объективности, если есть такая возможность, привлечь другого человека для отслеживания всего, что вы делаете в течение дня.

Тут-то и обнаруживаются все похитители вашего времени – разнообразные чаепития, перекуры, болтовня с коллегами. По свидетельству людей, проводивших хронометраж, часто выясняется, что времени, потраченного на непосредственную работу, набралось от силы 4 ч за рабочий день, а остальное ушло по мелочам.

Что делать и кто виноват?

Эти классические, ставшие риторическими вопросы периодически задает себе каждый.

1. Не нужно себя обвинять в отсутствии силы воли и т. д. Встречаются люди с очень сильным характером, однако сила воли не является спасательным кругом от неорганизованности или чрезмерной усталости. Многие из нас устают от дел на работе и дома так, что с утра нет сил и желания вставать. Некоторым помогает почти чудодейственное средство, позволяющее справиться с хроническим переутомлением, стрессом, хандрой. По утрам многие рекомендуют обливаться ледяной водой. Не стоит сейчас спорить, полезно это для здоровья или нет, просто подумайте над тем, что уставший сотрудник работает менее продуктивно, чем тот, который регулярно полноценно отдыхает и восстанавливается, у нас не всегда есть время и возможность отдохнуть так, как нам бы хотелось, но всегда можно помочь организму сделать это искусственно. А как? Выбор за вами!

2. Подумайте о своих биоритмах. Просто обратите внимание в течение нескольких дней, в какой промежуток времени вам легче сделать больше и почему, а когда нет сил и желания ни на что. Часто это характеризуется возможностью спокойно сосредоточиться на поставленной задаче, когда никто не отвлекает. В такой ситуации стоит подумать, как лучше сократить количество помех в самое продуктивное именно для вас время дня (например, поменять какие-то дела местами в плане).

3. «Хочешь сделать хорошо – сделай это сам». Иногда точнее и не скажешь, но, с другой стороны, этот лозунг погубил немало руководителей. Здесь на помощь приходит делегирование – наука сложная, но чем быстрее и успешнее вы ее освоите, тем радужнее ваши перспективы. Просто подсчитав, на что и сколько вы расходуете времени, причем не только на работе, но и во всех остальных случаях, можно рассчитать почасовую оплату того или иного сотрудника, которого вы подменяете, например курьера или оператора ПК. После этой несложной операции многие люди приходят к выводу о необходимости найма домой уборщицы или еще одного или несколько сотрудников в офис.

4. Научитесь отказывать. Многие люди в определенных ситуациях просто не могут отказать (чаще всего по субъективным причинам). Характер просьб и не случившихся отказов может быть самым различным. Здесь работает правило бумеранга. Что произойдет через некоторое время? Он непременно возвращается обратно. Когда вы перестаете стесняться отказывать людям, вы экономите время не только себе, но и им, отгораживая тем самым себя от выполнения чужих обязанностей и навязчивых просьб в будущем. Осталось только научиться отказывать правильно. Освоив нехитрые новые способы, вы не наживете себе врагов. Например, отказывать можно без объяснения причин, с объяснением причин, при невыполнимом условии и т. д. Просто присмотритесь к тому, как это успешно делают другие, и довольно быстро ваш репертуар пополнится. При этом не следует обманывать. Обман, к которому, увы, многие привыкли, обязательно откроется, и тогда человек оказывается в очень некрасивой ситуации.

5. Вы имеете право на отдых. Ученые пришли к выводу, что примерно через 40 мин единообразной, рутинной работы концентрация внимания падает. Если через такие промежутки времени делать небольшие десятиминутные перерывы, то в результате производительность и эффективность труда возрастут, чем если будете трудиться непрерывно. Очень важно также по возможности менять вид деятельности. Если вы общались с людьми, то в перерыв сделайте несколько небольших физических упражнений, пройдитесь по офису или хотя бы покачайте головой из стороны в сторону. Если человек каждый день в бегах, то, вполне вероятно, что он будет далеко не в лучшей форме, когда в конце концов придет на важное совещание. Оставляйте для себя небольшой запас времени, чтобы прийти в нужное место в нужном состоянии, сосредоточиться и подготовиться.