Коллектив авторов - Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе

М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова

Управление персоналом: теория и практика

Делопроизводство в кадровой службе

Учебно-практическое пособие

Под редакцией А. Я. Кибанова

[email protected]

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Кадровое делопроизводство – это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов. Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

• организовать учет личного состава;

• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсации, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

• организовать учет рабочего времени;

• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на две группы (рис. 1) и включает в себя:

• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия

• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету ит. д.;

• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;

• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.

Документирование процедур управления персоналом – это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе различных процедур управления персоналом, представлен в табл. 1.

Таблица 1

Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Процедуры управления персоналом

Разрабатываемые документы

Документирование заключения трудового договора и приема на работу

Заявление о приеме на работу.

Трудовой договор (соглашение).

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.

Личный листок по учету кадров (анкета).

Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).

Автобиография.

Резюме

Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров

Коллективный договор.

Устав (положение об) организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.

Структура и штатная численность.

Штатное расписание.

Приказ о распределении обязанностей между руководством организации

Документирование учета использования рабочего времени

График предоставления дополнительных дней отдыха. Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени

Документирование сверхурочных работ

Заявка о проведении сверхурочных работ.

Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации.

Приказ о проведении сверхурочных работ

Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником

В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ.

На основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации

Документирование привлечения работников к работе в выходные дни

Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха. Заявление об отгуле (отгулах).

Распоряжение о предоставлении отгула (отгулов)

Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала

Положение об оплате труда и материальном стимулировании.

Положение об организации оплаты труда работников. Положение о премировании персонала.

Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете).

Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации.

Положение о выплате надбавки за ученую степень. Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала

Документирование поощрения работников

Представление о поощрении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)

Документирование процедур нематериального стимулирования персонала

Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на звание «Лучший по профессии». Положение о почетном звании (грамоте)

Положение о знаке отличия «Профессионал».

Положение об организации трудовых соревнований

Документирование основных процедур управления персоналом

Этический кодекс организации.

Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности.

Положение о проведении аттестации персонала. Положение о профессиональном обучении кадров. Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования.

Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки.

Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации. Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом.

Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним профессиональным образованием. Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом.

Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.

Документирование предоставления отпусков работникам

График отпусков.

Заявление о предоставлении отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам).

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы

Заявление об увольнении.

Представление о расторжении трудового договора. Протокол выборного профсоюзного органа.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

При документировании необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (табл. 2).

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.

Таблица 2

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Комментарий

Общие правоустанавливающие законы Российской Федерации