Артем Сазыкин - Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации Страница 14

3) заключение МСЭК об условиях и характере труда.

27. После того как сотрудник увольняется из организации, вносятся записи в раздел XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка статьи увольнения работника в соответствии с точными формулировками статей увольнения в ТК, дата увольнения, приказ об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 ставят свою личную подпись работник кадровой службы, с расшифровкой подписи и указанием должности, а также работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров, а если изменения вносятся в раздел «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Работая с формой Т-2, сотрудник кадровой службы должен знать, что правил по ведению личных карточек нет. Соответственно, каждый по-своему решает сложные вопросы по ее заполнению. Поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не обязательное требование к точному исполнению[2].

§ 5. Оформление личного дела

Личное дело – это совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу. Обращаем ваше внимание на то, что порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы.

Допуск работника к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну, происходит также на основании персональных данных работника.

Личные дела, как правило, ведутся на всех работников. Изначально в личном деле хранятся документы, которые работник предоставляет при приеме на работу, впоследствии – все остальные документы, возникающие в процессе трудовой деятельности по месту работы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет, как правило, кадровая служба организации (специалист по кадрам). А вот контроль за оформлением и хранением личных дел должен возлагаться на руководителя организации.

После того как с работником заключили трудовой договор и вышел приказ (распоряжение, решение, постановление) о приеме на работу, на работника заводят личное дело.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Когда формируются личные дела отдельных категорий рабочих, в них дополнительно должны быть включены такие документы, как: декларация о доходах, анкета, копия (выписка) протокола заседания ученого совета, копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива, копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации, направление на работу службой.

Декларация о доходах включается в личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством.

Копия (выписка) протокола заседания ученого совета включается в личные дела научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей).

Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива – для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.

Договор о материальной ответственности – для материально ответственных лиц.

При ведении личного дела в него включаются документы, которые характеризуют деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

1) характеристики и аттестационные листы;

2) списки научных трудов и изобретений;

3) заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

4) копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

5) иные документы.

Трудовые договоры с работниками включаются в состав личных дел, если это решит кадровая служба или специалист по кадрам.

Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.

В личное дело не могут быть включены:

1) копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

2) справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.

В личные дела не подшиваются обходные листы, справки о состоянии здоровья, с места жительства и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. Во внутренней описи указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.

Личный листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:

1) паспорт;

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документы об образовании;

5) иные личные документы.

Заполняя личный листок по учету кадров, необходимо соблюдать следующие требования:

1) все ответы на вопросы личного листка по учету кадров должны быть исчерпывающими. Они не должны быть односложными («да», «нет»);

2) в графах не должно быть прочерков (если ответ отрицательный – указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.);

3) фамилия, имя, отчество должны быть написаны полностью в именительном падеже, например: Сидоров Иван Петрович;

4) число, месяц и год рождения в графе «Дата рождения» должны быть указаны арабскими цифрами, например: 18.07.1979;

5) место рождения должно быть указано в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;

6) в графе «Гражданство» должно указываться название страны, например: РФ и т.п.;

7) в графе «Образование» должно указываться: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

8) в случае если учебное заведение не окончено, должна быть указана следующая информация: сколько курсов окончил или с какого курса ушел; в случае если окончена неполная средняя школа – сколько классов окончил;

9) наименования высшего и среднего специального заведения должны быть написаны полностью;

10) в графе «Какие имеете труды и изобретения» должны быть перечислены опубликованные научные труды, в которых указываются выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

11) в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» должны быть отражены предыдущая трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник занимал в разные периоды времени различные должности, но в одной и той же организации, то должно быть указано, с какого и по какое время он работал в каждой должности;