100 самых эффективных приемов для проведения успешных переговоров - Кузнецов Игорь Н. Страница 3

Сама стилизация – это техническая работа, более глубокая детальная разработка рабочего плана с включением в него конкретных предложений и разговорных формулировок. Разумеется, важные моменты следует записать полностью, так кактолько на бумаге можно наглядно увидеть свои рассуждения и оценить их критически.

Некоторые авторы, разрабатывающие приемы ведения переговоров, рекомендуют при стилизации пользоваться диктофоном. Это особенно полезно тем деловым людям, которые не владеют техникой корректного ведения переговоров и не обладают ораторскими способностями.

Использование диктофона не ограничивает скорость записывания собственных мыслей и формулировок и снимает психологический барьер, присущий каждому из нас, по отношению к чистому листу бумаги, то есть подсознательный страх, что написанное будет выглядеть недостаточно умным.

Начальная и завершающая части переговоров разрабатываются при подготовке их начала; важно суметь «распахнуть двери» себе и собеседнику, чтобы получить желаемый результат. Здесь нужно проявить деликатность и, конечно, нельзя терять связь между началом, серединой и окончанием переговоров – они не должны выглядеть обособленными, независимыми частями. К этому требованию мы часто подходим формально или вообще не обращаем на это внимания, что снижает наши шансы на успех.

Полезно несколько раз просмотреть весь текст разговора «со стороны»; можно занять положение слушателя или, что еще лучше, нашего оппонента и проверить действенность доказательств, формулировки ключевых предпосылок, прочность взаимосвязи между отдельными положениями.

По окончании оперативной подготовки переговоров проверяют проделанную работу. Здесь нужна окончательная шлифовка, последняя риторическая доработка. Фактически это полировка нашего творения, подгонка его деталей, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение.

Таким образом, завершение подготовки переговоров означает улучшение мелких лишь на первый взгляд деталей. При этом особое внимание нужно обратить на «ключевые фразы» в отдельных частях изложения. Не придали ли мы излишнего веса какому-либо факту, «испытывая несоразмерную ревность»? Важно учесть длительность изложения.

Можно ли пойти другим, более коротким путем? Нет ли в нашем тексте мест, которые кажутся слишком растянутыми или недостаточно убедительными?

По завершении контроля переговорам придается окончательная форма. Процитируем одного немецкого писателя: «Интенсивная работа обязательно приведет к сокращению текста. Все книги, за исключением словарей, – слишком длинны». Это имеет отношение и ко многим докладам и к переговорам: они слишком длинны и туманны.

Мысленная репетиция должна быть скорее внутренним разъяснением, чем заучиванием наизусть. Это упражнение – подготовка к определенным переговорам. Хорошо зарекомендовали себя следующие приемы запоминания основных идей и задач беседы: детально ознакомиться с распорядком переговоров; постараться запомнить ее элементы и их очередность; «разжевать» и «переварить» каждую часть основной линии переговоров, которую мы составили из ключевых понятий. В первый и даже в двадцатый раз это бывает трудно. Но потом мы и сами удивимся, как легко сводятся концы с концами.

Репетиция переговоров с коллегой в роли собеседника представляет собой последнюю фазу в системе подготовки к переговорам. Наибольший эффект эта операция дает перед важными деловыми переговорами. Она также необходима в том случае, когда в целях координации действий и взаимной поддержки в беседе с нашей стороны участвуют несколько человек.

1.1.2. Планы переговоров

Специальные планы подготовки и проведения любых переговоров – роскошь, недостижимая в повседневной жизни, как считают многие деловые люди.

Подготовка переговоров позволяет предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность «выпадов» собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных оборотов.

Мы часто удивляемся своим деловым партнерам, когда они молниеносно парируют наши слова входе переговоров, даже в очень сложной для них ситуации. Обычно мы приписываем это их интеллекту и профессионализму. Но это не совсем так.

Скорее всего наш собеседник – в деталях распланировал переговоры с нами и мысленно или даже вслух неоднократно прорепетировал всю беседу вплоть до мелочей вместе со своими коллегами, предполагая если не совсем такие же, то хотя бы приблизительно похожие обстоятельства и неожиданности, перед которыми мы его впоследствии поставим.

Таким образом, в момент, когда мы преподнесли ему «сюрприз» и нужна быстрая реакция, он может полностью сконцентрироваться на основной проблеме, не отвлекаясь на мелочи. Не исключено также, что ответ у него уже наполовину готов, если он сумел предугадать наш вариант. Поэтому мы рассмотрим далее роль планирования при проектировании особо важных и масштабных деловых переговоров.

При проработке проекта важных деловых переговоров составляются организационные планы, на реализацию которых уходит несколько дней (обычно 3–4 дня) или недель (3–5 недель и даже больше); кроме того, необходимо детально и как можно более точно спланировать все мероприятия, которые нужно осуществить в рамках плана переговоров.

Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, предусмотренных планом, сравнивать полученные показатели с плановыми, учитывать затраты и другие исходные параметры для определения потребностей и возможностей реализации какого-либо проекта. При этом исходят из проверенной истины: планирование – это осмысленное установление соответствующего порядка работы с учетом сроков, затрат и возможностей в целях выполнения задач.

Планирование переговоров сводится к следующим действиям:

• составление и проверка прогноза переговоров;

• установление основных, перспективных задач переговоров;

• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);

• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана переговоров;

• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач переговоров, их взаимосвязи и очередности;

• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, планы по отдельным элементам беседы) и своевременное обнаружение и предотвращение появления узких мест в плане переговоров;

• разбивка общих планов на мелкие, детальные планы.

Так вырабатываются конкретные программы работ, которых нужно придерживаться при реализации плана переговоров, но с необходимыми коррективами.

Здесь, конечно, возникает вопрос: зачем вообще что-то планировать в рамках переговоров? Особенно когда они небольшие и все виды работ по их подготовке и проведению нам ясны как белый день. Не будетли это потерей драгоценного времени? Создается впечатление, что чем меньше опыта у деловых людей, тем скорее они отказываются от планирования – незаменимого в подготовке любых переговоров инструмента.

Причина этого – недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке переговоров видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана переговоров. А особенно когда переговоры не очень важны. Тогда планирование десятка дел на 2–3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до сорока (и это еще не все), а 2–3 дня растянутся на 2–3 недели. И к началу переговоров, таким образом, приходят абсолютно неподготовленными.

Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование переговоров. Оно позволяет выявить конкретные, количественно определенные задачи уже в начале подготовки к переговорам; заменить отдельные элементы будущих переговоров, составить варианты планов, облегчающие принятие решений путем их перевода с интуитивных на реальные рельсы.

Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в переговорах; согласовать все действия и мероприятия по плану переговоров во времени и с профессиональной точки зрения. Планирование позволяет «передавать ответственность» и «делегировать» контроль в рамках проекта переговоров отдельным сотрудникам, что стимулирует творческий подход сотрудников к составлению плана переговоров.