Алексей Яцына - Умный консалтинг 2.0 Страница 12

Помните! Получить информацию это полдела. Надо еще подготовиться и заложить в консультационном проекте время на ее обработку. А ведь массив регламентов даже просмотреть бывает ой как не просто. Не говоря уже о том, чтобы внимательно прочитать и уж тем более уверенно ориентироваться.

Смотри также статьи:

«Профиль клиента»

Систематизация работы на проекте. Реестры

#консультанту, #руководителю проекта, #инструмент

Дайте себе труд, выделите время и составьте вначале консультационного проекта несколько реестров (перечней, списков). Иногда информацию можно «в лоб» запросить у клиента, иногда ее необходимо выискивать «по крупинкам»:

• реестр юридических лиц, входящих в бизнес-систему консультируемой компании (особенно актуально для холдингов) – учесть, что разные люди могут именовать эти юрлица по-разному;

• реестр структурных подразделений, входящих в бизнес-систему, их абревиатуры (опять же – подразделения могут иметь разные именования);

• реестр продукции (если номенклатура большая, то по основным товарным группам);

• глоссарий основных терминов (в т.ч. технологических);

• реестр фамилий, имен сотрудников и их контактные координаты;

• реестр основных отчетных документов, имеющих хождение в компании;

• реестр нормативно-методической документации;

• реестр процессов, функций и так далее.

В каждом проекте может быть востребована своя структура списков.

Во-первых, это вам очень поможет для ориентирования в компании (кто есть кто и т.п.) и при создании любых отчетных документов. Важно говорить на языке клиента, в привычной ему терминологии.

Во-вторых, (и так в моей практике бывало) вы можете оказаться первым, кто на определенный момент времени располагает полной информацией – что же в компании вообще есть. И это уже один из результатов проекта.

Не забудьте, что в реестрах должны быть не только официальные понятия, но и неофициальные наименования.

Смотри также статьи:

«Пример: о порядке взаимодействия заказчика и консультанта»

Установочное совещание команды проекта

#консультанту, #руководителю проекта, #вывод из опыта, #коммуникации

Установочное совещание команды проекта служит реализации сразу нескольких целей:

• познакомить участников проекта друг с другом, что особенно важно для комплексных проектов, привлечения людей из разных подразделений (работа даже за соседними столами не гарантирует, что вы уже знаете друг друга, а не просто дежурно-вежливо здороваетесь или только вчера приняты в компанию);

• описать клиента: не только «техническую» часть (размер компании, доля рынка, производственная технология, число филиалов…), но и «психологическую» (характер руководителей, их предпочтения, взгляды, особенности речи, используемую терминологию);

• рассказать об ожиданиях клиента, о том, что должно измениться в компании-клиенте и что именно будет сделано в виде фактического результата проекта;

• описать методологию, предложенную клиенту (очень часто в компаниях нет единой методологии выполнения работ, а каждый продвигает что-то свое – но проект есть проект, выполняться будет так, как продали);

• настроить команду проекта на выполнение работы и достижение результатов, внушить им уверенность в успехе, в их знаниях и навыках;

• обменяться мнениями, задать вопросы;

• распределить задачи, установить сроки и условиться о коммуникациях.

Проводить совещание возможно по-разному:

• в формальном или неформальном стиле,

• в офисе или за его пределами,

• с использованием презентаций, четких схем и графиков или ограничится устными объяснениями,

• сухо, сжато или эмоционально.

Форму проведения выбирать Вам, исходя из Ваших предпочтений по руководству коллективом и особенностями конкретного клиента и предстоящих задач.

Установочное совещание с заказчиком проекта

#консультанту, #руководителю проекта, #вывод из опыта, #коммуникации

Все Ваши договоренности с Заказчиком отражены в Договоре, Техническом задании и других документах, которые были подготовлены перед началом проекта (например: план-график интервью или график командировок, запрос на информацию и др.).

И всё же в начале проекта, в самый первый Ваш визит, встретиться с заказчиком (как минимум в лице Куратора проекта) и еще раз:

• проговорить все вопросы взаимодействия (обмена информацией, документацией),

• представить команду проекта (скорее всего клиент в ходе переговоров встречался только со старшими сотрудниками),

• обсудить особенности проведения встреч с лицами, находящимися в списках интервью

• уточнить последние изменения в графиках руководителей компании (отпуска, командировки, совещания),

• познакомится с представителями заказчика, которые будут сопровождать консультантов в ходе проекта,

• …и решить еще многие другие технические вопросы.

Не забудьте составить перечень вопросов, которые обязательно необходимо утрясти до начала проекта. Установочное совещание с заказчиком часто скоротечно, а выделить другое время для повторных встреч бывает затруднительно.

Самое же главное в таком установочном совещании – это достижение единого эмоционального настроя (и заказчика и консультантов) на реализацию проекта.

Уже во время установочного совещания может (и должно) начинаться согласование формы и визуального оформления результирующих документов, с тем, чтобы заказчику было в дальнейшем удобно его читать. Здесь же Вы договоритесь о представлении методики проекта и способах познакомиться со всеми сотрудниками, привлекаемыми к проекту со стороны заказчика.

И еще раз. Никогда не лишне повторить и проговорить ожидания от проекта, используемую терминологию и границы проекта.

В подавляющем большинстве случаев установочное совещание с заказчиком проходит в офисе заказчика и носит формальный характер. Но лишь пару раз я видел, чтобы при этом проводились презентации или использовались печатные материалы.

Если проект длинный или состоит из нескольких этапов, то подобные встречи необходимо проводить в начале каждого этапа. Тем более что с развитием проекта задачи на последующие этапы (в представлении заказчика или по результатам работы консультантов) могут измениться. Не отразив это в каких-либо договоренностях, не обсудив друг с другом, Вы рискуете погубить проект.

Демонстрация методики

#консультанту, #руководителю проекта, #инструмент, #коммуникации

В любом проекте важно, чтобы заказчик и консультант говорили на одном языке.

Более того, важно, чтобы заказчик понимал не только что консультант будет делать, но и как именно это будет делаться.

Всё незнакомое вызывает страх, неуверенность и отторжение.

Поэтому важно, чтобы не только основные участники проекта, но и рядовые сотрудники заказчика, причастные к выполнению работ, понимали стоящие цели, задачи, работы и способ их выполнения.

В тех случаях, когда проводились обучение сотрудников заказчика или презентация методики выполнения работ проводились на самых первых шагах, проекты развивались более динамично, вовлеченность и заинтересованность сотрудников была выше, информацию предоставляли охотнее, более полную и конкретную.

Рассказывая о методиках, которые Вы будете применять в ходе проекта, обратите внимание участников на следующие аспекты:

• общий перечень методик, которыми можно решить задачу проекта или применяются в данной области;

• критерии выбора предлагаемой Вами методики среди других;

• особенности применения данной методики и в чем будет состоять адаптация и локализация методики для предприятия, что можно изменить, а что изменить нельзя не нарушая целостность предлагаемого подхода;

• границы применения методики и критичные требования, чтобы соблюсти качество работ (например: полнота и время предоставления информации, обязательность наличия определенного количества участников в рабочих группах или опросах и т.д.).

Кстати, наличие у Вас опыта и специалистов именно по этой методике – хороший и часто достаточный аргумент к ее выбору в качестве базы для проведения изменений.

Очень хорошо, если участники семинара/презентации со стороны заказчика будут не только слушателями, но и смогут каким-то образом сами принять активное участие в процессе.

И вполне возможно, что на длительных проектах подобных демонстраций и обучений Вам надо запланировать несколько.

И не забудьте приложить подробные описания, статьи и перечень литературы к материалам передаваемым клиенту.