Вадим Мальчиков - Энциклопедия построения своего бизнеса. От первых шагов до полного контроля. Том 1 Страница 19

В целях создания структуры, после того как продукт определен, вы описываете последовательность действий для получения этого продукта. В современном языке это называется «описанием бизнес-процессов». Важно, чтобы последовательность действий была наиболее полной. Например, есть одна лишь правильная последовательность открыть дверь: достать подходящий ключ к замку, вставить его в замочную скважину, повернуть до упора в нужном направлении, потом нажать на ручку двери и толкнуть ее с необходимой силой. Конечно же, есть много неправильных способов открыть дверь, начиная с пинка ногой и заканчивая динамитом.

После того как эта последовательность описана, вы группируете действия по схожести выполнения операций, так у вас получаются области ответственности и обязанности конкретных постов на вашей организационной структуре. Но если мы остановимся на этом, то у нас будет лишь производственная оргсхема, а не оргсхема всей организации. Л. Рон Хаббард писал:

«Чтобы быть практичной, оргсхема должна также предусматривать пополнение материалами, сбыт продукции и оплату за цикл действия и за руководство им. В компании существуют различные действия. По сути, она является совокупностью маленьких оргсхем, собранных вместе для совместного функционирования в качестве большой организующей схемы…

Правильная оргсхема является непрерывной комбинацией потоков, не сталкивающихся друг с другом, которые действительно входят, претерпевают желаемые изменения и действительно выходят в виде продукта».

Поэтому определить конечный продукт и описать последовательность действий нужно для всех областей организации, а не только для производства. В принципе, эти области схожи у разных компаний. К ним относятся администрирование, персонал и коммуникации, распространение и сбыт (включая рекламу и маркетинг услуг и продуктов организации), бухгалтерия, квалификация (обеспечение качества услуг и продуктов организации) и работа с публикой (информирование новой публики об услугах и продуктах организации).

Вкупе с производством эти области и образуют семь отделений организации, которые стандартны для любой компании. Внизу каждого отделения на оргсхеме описан продукт этого отделения, а под структурой – продукт всей организации.

Если продукты каждого отделения описаны правильно, то, глядя на оргсхему, вы увидите, как продукты перетекают из одного отделения в другое и, постепенно складываясь, образуют общий продукт организации. Так с помощью структуры можно легко определить, на каком этапе создания общего продукта организации возникают проблемы и недоработки, и быстро исправить, не дожидаясь, когда это приведет к снижению качества продукции или неразберихе в организации. А разместив в каждом отделении соответствующее посты, вы поднимете общую ответственность персонала за конечный результат организации, потому как всем будет понятно, с кого спрашивать за плохой продукт.

Кто-то из читателей подумает, что такая структура подходит только для большой организации, поэтому завершить эту главу я хочу словами разработчика данной модели организационной структуры:

«Когда вы смотрите на названия отделений, вы видите, что должен представлять собой ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ЦИКЛ в этой вселенной, чтобы быть успешным. Изучая это, вы можете понять, почему производственная деятельность терпит крах. Им недостает какого-либо из этих отделений.

Хотя кажется, что организация имеет очень много отделов и это годится только для большой группы, на самом деле это годится для организации любого размера.

Проблема, которая возникла передо мной при разработке этой схемы, заключалась в том, как преодолеть постоянные изменения организации из-за того, что она расширяется, и как применить эту схему к организациям разных размеров. Эта оргсхема, оставаясь неизменной, позволяет варьировать штат организации от одного человека до тысяч. Просто занято меньше или больше должностей. Это – единственное изменение» (Л. Рон Хаббард).

Ноу-хау на оргсхеме

Очень сложно найти в темной комнате черную кошку. Особенно если там ее нет.

Очень сложно делать что-то, если не знаешь как. И бесполезно вспоминать: «А как же это делать?», если никогда не знал.

Когда мы смотрим на бизнес разных типов, мы видим однотипные проблемы. Например, проблемы «человеческого фактора». Или проблему «множества лишних движений в офисе». Или «перегрузка руководителя». И даже «низкий доход».

В технологии Л. Рона Хаббарда есть следующий принцип, касающийся организации: если какая-то функция не выражена на оргсхеме, ее неосознанно примет на себя каждый. А как вы сами понимаете, «каждый» в данном случае означает «никто по нормальному».

Многие бизнесмены в продвинутый век полетов в космос занимаются не просто изобретением велосипеда, а велосипеда с деревянными колесами. Ребята, у меня хорошие новости: велосипеды уже давно ездят по дорогам, некоторые даже с моторчиками.

В области администрирования все уже давно изобретено и работает великолепно. Включая решения для вышеозначенных проблем. Не надо страдать ерундой и выдумывать что-то заново. Ей-богу, я думаю, что это хорошая новость.

Если вас чему-то не учили в вузе, то еще не факт, что этого не существует. Если многоуважаемый гуру по менеджменту сказал вам, что в какой-то области есть нерешенные вопросы, то он не гуру, а полугурок, так как не стоит быть настолько категоричным в отрицании существования знания.

Если у вас есть какая-то важная проблема, решение которой жизненно важно для организации, на оргсхеме должен быть пост, отвечающий за ее решение. И дело даже не в том, чтобы он был занят кем-то, а в том, чтобы его функционал и технология были полностью описаны. Письменно, в виде инструкций и регламентов.

Тут-то и возникает самый интересный вопрос – а где же взять технологию работы для поста, о котором мы слыхом не слыхивали? И люди ударяются в две крайности – начинают удалять из оргсхемы «непонятные», а значит, и «вовсе ненужные» посты либо изобретать «велосипед с приводом на переднее колесо», высасывая из пальца технологии, которые:

а) достаточно сложны, если до них не додумались сразу, и

б) уже полностью описаны в виде инструкций.

Где их взять? А вы загляните в один из 12 томов инструкций по администрированию, написанных Л. Роном Хаббардом. Есть ли там все? Нет. Там нет точных инструкций для вашего производства, так как производственный отдел Хаббард описывал свой (поэтому, чтобы легко их читать, нужно все же разобраться со структурой его организации – если вам это надо). Но мы же говорим об административных постах – тех, что обслуживают производство. Кадровики, маркетологи, бухгалтеры – понимаете? Управленцы и т. д. Описаны ли все необходимые посты в этих областях? Да. В виде инструкций и регламентов? Точно.