Алексей Рязанцев - Ментальные карты для бизнеса Страница 2

2. Найти решение для «нерешаемой» задачи. Столкнувшись в своей деловой деятельности с некой сложностью, нужно пытаться искать для нее решение. Например, с помощью мозгового штурма. Так как принцип составления ментальных карт основан на ассоциациях, то вынеся проблему на коллективное обсуждение, вы с большой вероятностью сможете найти ее решение. Поскольку в команде собраны люди с разным образом мышления и жизненным опытом, то симбиоз их идей, вполне возможно, подскажет нестандартное решение.

3. Организовать личное время. Я регулярно встречаю руководителей, погрязших в текущих вопросах, отдающих работе по 12–14 часов в день и мечтающих о 48 часах в сутках. Время – это ограниченный ресурс и расходовать его необходимо разумно. Поэтому его необходимо планировать. Делать это в ментальных картах очень просто и эффективно.

4. Быстро изучать новую информацию. Знать все невозможно, но умение быстро обучаться – это ценный навык. В большинстве объявлений к соискателю предъявляется такое требование, как легкообучаемость. Не менее важно быстро понимать и усваивать новый материал и руководящему звену. Используя ментальные карты, благодаря их преимуществам процесс обучения станет для вас простым.

5. Видеть структуру всей задачи в целом. Например, вы можете готовить проведение какой-нибудь акции в ментальной карте. Это позволит вам не упустить из виду ничего важного, оперативно вносить изменения в планы и оповещать об этом заинтересованных лиц.

Ментальная карта – это неисчерпаемый ресурс возможностей! Хорошим помощником ментальные карты станут в организации и в ведении вашего бизнеса. Более подробно об их возможностях и способах использования применительно к бизнесу вы узнаете из этой книги.

Краткое резюме главы

Преимущества ментальных карт:

1. Простое восприятие и эффективное запоминание информации.

2. Развитие ассоциативного мышления.

3. Нахождение нестандартных решений.

4. Систематизация и структурирование большого объема текста.

5. Компактная фиксация информации в одной схеме.

6. Целостное представление процесса/задачи в одной схеме.

7. Визуализация информации.

8. Устранение информационной перегрузки.

9. Выражение индивидуальности.

10. Развитие обоих полушарий мозга.

Почему ментальные карты могут сделать бизнес эффективнее?

Достоинства и пользу от применения ментальных карт сложно переоценить. Их преимущества, перечисленные выше, можно использовать и при решении бизнес-задач. Этот доступный и наипростейший инструмент способен повысить эффективность вашего бизнеса, оптимизировать процессы в компании и улучшить ваш личный тайм-менеджмент. В России сотни компаний, которые применяют интеллект-карты в бизнесе. Разработка всех моих консалтинговых проектов происходит именно в интеллект-картах.

Как уже было сказано, визуализированная в ментальных картах информация воспринимается и запоминается намного проще и быстрее, чем запутанные, многоэлементные алгоритмы и длинный, монотонный, линейный текст.

Ментальная карта – это компактный способ фиксации информации. Вы можете разместить значительный объем информации всего на одном листе. Это намного удобнее в использовании, чем пролистывание нескольких десятков листов печатного текста.

Преимущества использования ментальных карт в компании можно определить следующим образом:

1. Динамичность внесения изменений и моментальность распространения информации между заинтересованными лицами. Если вы используете для создания ментальных карт программные средства (об их видах и возможностях будет рассказано в последующих главах) и компьютеры в офисе объединены в одну локальную сеть, то сотрудникам не составит труда узнавать о корректировке или изменении планов. Если вы внесете изменения в поле ментальной карты, она мгновенно обновится на остальных, подсоединенных к сети компьютерах, что избавит вас от личного оповещения каждого сотрудника о вашем решении.

2. Простота понимания и доступность использования. Чтобы начать применять ментальные карты в бизнесе или жизни, вам не надо получать специфичных профессиональных навыков, штудировать тома литературы по данной теме, нанимать внешних специалистов, неделями осваивать технологию, а затем месяцами обучать ею персонал. Процесс создания данных карт прост, а изложенная подобным образом информация воспринимается интуитивно. Поэтому результат их использования виден сразу.

Итак, где можно использовать ментальные карты в бизнесе?

1. Разработать инструкции для персонала по выполнению задач.

Наличие выполняемых инструкций – это важный момент в ведении бизнеса. Если задача имеет пошаговый план выполнения, то исключается человеческий фактор. Работник не будет делать так, как считает нужным. Он будет делать так, как надо, следуя инструкции, доказавшей свою результативность. Это в разы увеличивает качество работы персонала и исключает расхождения в понимании процесса достижения результата, а также сокращает время на обучение и адаптацию нового персонала.

2. Разработать организационную структуру организации.

Она демонстрирует иерархическую лестницу вашей компании, все отделы и тип взаимодействия между ними. Организационная структура необходима для отражения внутренней структуры вашего бизнеса. Если у вас большая компания, структура будет довольно разветвленной и массивной. Формировать ее в форме ментальной карты значительно удобнее, а время менее затратно, чем на нескольких листах MS Word.

3. Разработать или оптимизировать функциональную модель.

Функциональная структура описывает роли всех сотрудников – от генерального директора до обслуживающего персонала и их функции. Отразив ее такой, какой она действительно является, вы поймете, как ее оптимизировать. Аналогично организационной структуре, прорисовывать ее в виде ментальной карты проще, чем в MS Word.

4. Описать бизнес-процессы компании.

Описание процессов позволит вам достигнуть их стандартизации независимо от места их реализации и опытности сотрудника. То есть таким образом вы исключаете влияние человеческого фактора на процесс, а также приучаете персонал к самостоятельности. Вас как руководителя будут меньше беспокоить, так как для каждого типичного процесса или задачи есть описание и план действий. Кроме того, описанные бизнес процессы – это отличный фундамент для расширения, открытия филиалов или упаковки франшизы, поскольку все структурные подразделения будут предоставлять одинаковый сервис и типично действовать в сходных ситуациях, тем самым «держа марку» вашей компании.

5. Организация планерок и совещаний.

Исходя из моей консалтинговой практики, большинство компаний вообще не проводят планерки. А если они и есть, то нерегулярные и затянутые: многие сотрудники их не посещают, а те, кто посещает, на них «спят». Проводить качественные и продуманные планерки и совещания также можно с помощью ментальных карт. Таким образом, сотрудники будут заранее знать повестку совещания, готовить предварительно вопросы и предложения. Благодаря этому вы перестанете узнавать о насущных вопросах в момент самого совещания и переносить в связи с неподготовленностью их разрешение на следующую планерку. Это экономит время и увеличивает эффективность бизнеса.

6. Мозговой штурм.

Метод решения задач и поиска альтернативных решений методом мозгового штурма сам по себе эффективный и увлекательный. Вы организуете рабочую группу, которая прорабатывает конкретную задачу, штурмуя ее своими творческими идеями. Одно из правил его проведения – это запись всех, даже на первый взгляд абсурдных, мыслей. Конечно, делать это можно традиционно, на бумаге. Однако я рекомендую осваивать современные технологии. Тем более что программное обеспечение Mind Manager, которое более подробно рассматривается в последующих главах книги, предусматривает специальный режим для мозгового штурма. Благодаря чему записи получаются яркими и структурированными, а также смогут легко корректироваться, исправляться и редактироваться.

7. Организация стратегических планов компании на 1–3 года, а также краткосрочных – на 12 недель.

Ставить цели важно не только в жизни, но и в бизнесе.

Зная, куда идти в развитии бизнеса, вам будет значительно проще достигнуть результата. Стратегический план – это фундамент для успешной деятельности компании. Это представление того, какой вы хотите видеть компанию через 1–3 года. С его помощью вы сможете спрогнозировать возможные риски, а значит, подготовиться к их устранению, выявить потенциал для развития, продумать и структурировать свои действия в нестандартных ситуациях, рационально распределить ресурсы, улучшить процесс управления компанией и достигнуть фактических результатов, максимально приближенных к плановым.