Александра Юркова - Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч Страница 2

Конгрессная деятельность, конференц/конгресс-менеджмент, организация деловых мероприятий – деятельность, участники которой вовлечены в процесс организации деловых мероприятий, инициируемых коммерческими/некоммерческими, научными, правительственными организациями. Здесь ключевое слово – организация мероприятия – это ничто иное, как процесс подготовки и проведения мероприятия. Он включает в себя формирование идеи мероприятия, постановку целей, расчет сметы, планирование, подготовку и реализацию деловой программы, привлечение делегатов, коммуникации с делегатами, прием платежей, реализацию визовой поддержки для иностранных участников, размещение в отелях, обеспечение логистики мероприятия (работа с конференц-центром, с поставщиками конференц-оборудования, переводчиками, организация питания, транспорта, экскурсионных программ), PR-поддержку мероприятия, работу со спонсорами, подготовку и проведение сопутствующих мероприятий – выставок, постерных сессий, сателлитных заседаний и так далее – в зависимости от формата мероприятия.

Индустрия встреч, MICE, Meetings industry – наиболее общее понятие, определяющее отрасль, участники которой занимаются как организацией деловых мероприятий для клиентов, так и организацией участия компаний в деловых мероприятиях. Обратите внимание на разницу – организация мероприятия – это не организация участия компании в мероприятии.

Термин MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions/Events) – весьма условное, укрупненное название индустрии встреч. Оно объединяет всё и ничего. В 2005 году в рамках соглашения между отраслевыми организациями термин MICE был заменен термином «индустрия встреч» (meeting industry). В целом же эти два термина идентичны. Надо отметить, что наиболее широко термин MICE распространен в России и Азии (Китай, Тайланд и др.). И весьма сложно корректно расшифровать аббревиатуру MICE, отделить на уровне понимания, например, meetings от conferences или incentives. Как раскрывается аббревиатура MICE:

Meetings могут пониматься встречи самых разных форматов – совещания, бизнес-встречи, переговоры, заседания, семинары;

Incentives – отдельная категория встреч, это поощрительные поездки, проводимые организацией для своих сотрудников, являющиеся дополнительным способом мотивации, они объединяются с профессиональными тренингами, профильным образованием, тимбилдинг-программами. Как правило, компании стараются проводить инсентив-мероприятия в разных городах и странах, это такая «фишка» – совмещать элемент развлечения, путешествия и работы.

Conferences/Congresses – это мероприятия значительного масштаба, имеющие более серьезный статус, нежели чем meetings, участники таких встреч – это представители разных организаций, которые приезжают на мероприятие для обсуждения общих вопросов, обмена опытом. В рамках крупных конгрессов часто проводятся приконгрессные выставки (exhibitions), на которых представляется продукция, товары и услуги, связанные с темой конгресса. По всем же остальным принципам conferences вполне могут быть определены как meetings;

Events/Exhibitions – будьте готовы к тому, что E может расшифровывать двояко: как Events – корпоративные события, сопровождаемые обширной креативной составляющей частью, например, презентациями в нестандартных интерактивных форматах. В то же время нет никаких ограничений для того, чтобы деловой event был определен как meeting. В ситуации с Exhibitions расшифровка более понятна. Выставка – это деловое мероприятие, на котором в той или иной форме демонстрируются достижения определенной отрасли, мероприятие, где участники отрасли представляют свои продукты и услуги, новинки и разработки. Выставка часто сопровождается сопутствующими конференциями, круглыми столами, форумами.

Таким образом мы видим, что однозначно разделить понятия в рамках аббревиатуры MICE практически невозможно, так как не существует четких критериев для определения того или иного термина. Часто сюда относят и такой вид бизнеса как организация поездки делегаций от компании на те или иные мероприятия. Но этот процесс не имеет никакого отношения к организации встреч, а является непосредственной составляющей делового туризма. Поэтому, когда мы говорим вообще обо всем, касающемся делового мероприятия, не вдаваясь в детали и подробности, можно использовать и термин MICE.

Индустрия встреч, MICE = организация деловых мероприятий, конгрессная деятельность + деловой туризм + конгрессный туризм

Выше мы упомянули деловой туризм. Так чем же он отличается от индустрии встреч? Дело в том, что эти явления существуют отдельно, имея некоторые точки пересечения. Как правило, когда говорят о деловом туризме, то подразумевают именно перемещения специалистов по миру с деловыми целями. И это совсем необязательно связано с организацией конгрессов и конференций. Это может быть выезд высококвалифицированных специалистов на производство для обучения местных рабочих, либо наоборот – отправка специалистов филиала для прохождения обучения в головном офисе организации, может быть командировка, business trip, специалистов компании для проведения переговоров с партнерами, поездка профессора для чтения лекции в Университете – вариантов множество. Когда аналитики оценивают объем рынка делового туризма, то учитывают обычно финансовые показатели, касающиеся продаж авиа- и жд билетов, обороты отелей, где останавливаются участники встреч – всё, что связано с перемещением и пребыванием. Более того, всегда вызывает вопрос – как отделить деловых туристов от обычных? Основным объективным показателем в случае с иностранными путешественниками является вид визы – деловая и туристическая. Но фактически, далеко не все оформляют деловую визу, так как она сложна в получении. А как быть в этой ситуации в оценке перемещений путешественников с деловыми целями в рамках одной страны, или в рамках Евросоюза? Безусловно, иногда используется анкетирование, но пока адекватность и репрезентативность данного метода в отношении делового туризма вызывает сомнения.

Часто встречается еще термин конгрессный туризм. Это термин, описывающий более узкое явление, нежели чем «деловой туризм». Под «конгрессным туризмом» понимают поездки, связанные с участием в деловых и научных мероприятиях: делегация или отдельный сотрудник компании, какого-либо предприятия направляется на конференцию или выставку в качестве участника, спикера.

Как мы видим, смешивать организацию мероприятий, деловой туризм и конгрессный туризм не очень правильно. Они имеют общие точки пересечения, например, когда компания организует встречу своих сотрудников (будь то конференция или семинар) за рубежом. В данном процессе есть составляющие и делового туризма, и организации мероприятия, но в то же время у этих двух направлений разные показатели, разные понятия, разные участники, разные цели и разные оценки. Таким образом, эти все эти термины описывают одни и те же процессы, но с точек зрения различных сторон.

Немного истории, или Откуда есть пошла индустрия встреч?

Люди всегда понимали, что для того, чтобы развивать свою деятельность, бизнес, науку – необходимо общаться, встречаться с теми, кто занимается чем-то похожим, важно искать партнеров, соратников, единомышленников, обмениваться опытом, предлагать результаты своего труда, узнавать о том, как и чем можно воспользоваться для того, чтобы становиться лучше, умнее, профессиональнее, успешнее, эффективнее. Как отдельная отрасль индустрия встреч стала формироваться в конце 19 века в Америке. Примерно тогда в результате научно-технического прогресса и активного развития коммерции возникла необходимость в обмене информацией в академических кругах, между бизнесменами. В 1896 году в Детройте, штат Мичиган, бизнесмены впервые наняли специалиста для организации своей встречи. В том же году, в том же Детройте было создано первое в мире конгрессное бюро – организация, которая призвана помогать людям, желающим провести какое-либо мероприятие. 1896 год считается официально годом появления на свет индустрии встреч.

В начале ХХ века прогресс продолжал свое триумфальное шествие по цивилизованной части нашей планеты. У специалистов стало появляться всё больше потребностей встречаться, обмениваться опытом, продавать результаты своего труда, тогда же начал расти спрос на профессиональные места проведения конференций, стали открываться конгрессные центры, люди увлеклись самим процессом подготовки деловых мероприятий. В середине 50-х-60х годов, когда участники рынка (конгрессные центры, специалисты по организации встреч, а впоследствии и целые города) почувствовали потребность в объединении своих усилий, стали формироваться профессиональные ассоциации, многие из которых ведут деятельность и по сей день. Наиболее крупные и известные – это Professional Convention Management Association (PCMA), Association Internationale des Palais de Congres (AIPC), International Congress and Convention Association (ICCA), European Federation of Conference Towns (EFCT). Первое конгрессное бюро в Европе – Венское конвенционное бюро – появилось в 1969 году и успешно работает сегодня. Подробнее об отраслевых международных профессиональных ассоциациях мы еще поговорим чуть позже. Безусловно, за сто с лишним лет произошло еще много событий в индустрии встреч. Если интересно углубиться в эту тему, то можно посетить сайты вышеперечисленных ассоциаций и изучить эту тему досконально.