Оксана Осадчук - Отжимать – это нормально. Как получать максимум от сотрудников Страница 23

Я тебе доверяю!

Что касается контроля над выполнением возложенных на персонал задач, увы, в своей практике я довольно часто сталкиваюсь с неверными представлениями руководителей о том, что с сотрудниками нужно работать «на доверии». То есть якобы достаточно один раз огласить обязанности человека и ожидаемые результаты его деятельности, и дальше работник будет честно выполнять принятые в компании нормативы.

Ведь договорились же!

На деле же отсутствие оперативного контроля приводит к тому, что даже самые преданные и «идейные» сотрудники рано или поздно начинают расслабляться и «портиться», сначала увеличивая частоту и длительность «перекуров», а потом и вовсе игнорируя выполнение своих прямых должностных обязанностей.

● Так, в одной организации «взгляд сквозь пальцы» на работу менеджера по активным продажам привел к тому, что сотрудник сам установил себе комфортный ритм работы и выполнял не более 5 (!) звонков клиентам в день. Чем он занимался все остальное рабочее время, остается загадкой. А в это время мощности фирмы простаивали из-за отсутствия заказов. Однако опыт показывает, что для совершения 20 результативных звонков (то есть состоявшихся переговоров; «не берут трубку» и «занято» не считаются) менеджеру требуется не более 2 часов. И еще 2 часа занимают поиск информации о новых клиентах и рассылка коммерческих предложений. И это всего лишь половина рабочего дня.

● И ведь знают, что нужно делать, но не делают… в силу разных причин. Ждут волшебный пендель, что все само рассосется. (Из частных разговоров с руководителями)

Верность фирме – это не профессия: надо еще работать.

(П. С. Таранов)

Запомните: сотрудник будет с максимальной ответственностью относиться к стоящим перед ним задачам только тогда, когда вы будете регулярно (!) требовать от него отчет о выполнении в заранее оговоренный срок. И так каждый раз. Если вы хотя бы один раз дадите слабинку и позволите себе забыть, «прогулять» или опоздать с проверкой, не сомневайтесь, в следующий раз ваш подчиненный воспримет ваше распоряжение как пожелание.

Правильнее всего даже не дожидаться назначенного «времени X», чтобы удостовериться в выполнении (или не выполнении) сотрудником обозначенных задач, а действовать превентивно и делать предварительные (промежуточные) проверки. Например, по истечении половины срока, отведенного работнику на выполнение задания. В этом случае вы можете своевременно выявить задержку или ошибки, устранить их причины и принять соответствующие меры для правильного выполнения работы в необходимом объеме к назначенному времени.

В качестве таких промежуточных срезов могут выступать как ежедневные «пятиминутки», так и сдача/проверка ежедневных, еженедельных, ежемесячных отчетов и пр.

● Например, в описанном выше примере с менеджером по активным продажам руководителю были даны следующие рекомендации. Ежедневно в начале (или в конце) рабочего дня принимать от сотрудника устный отчет о результатах совершенных звонков (кому звонил, сколько людей заинтересовалось сотрудничеством, сколько было выслано коммерческих предложений); задавать вопросы и требовать пояснений (почему не дозвонился, почему отказали, с кем общался, что сказали); регулярно проверять клиентскую базу: новые записи, пояснения к ним, результаты переговоров. Пояснения не обязательно требовать по каждому новому контакту, достаточно 2 раза в неделю запрашивать такие пояснения выборочно по 5_6 клиентам из базы – это уже будет держать сотрудника в тонусе и даст понять, что его контролируют.

Я стараюсь не упускать из виду частности; нельзя уследить за всеми деталями, но нужно хотя бы ощущать, что происходит. Например, я каждый день проверяю качество продукции.

Это не означает, что нужно постоянно вмешиваться в процесс, но тем не менее очень важно иногда показывать, что ты можешь в нем участвовать.

(Руперт Мердок)

● Способы решения, используемые на данный момент: составляю список выполнения работ с промежуточными этапами, вручаю ответственному сотруднику или партнеру и прошу проставить сроки выполнения. Если сроки меня не устраивают, задаю вопросы, способствующие нахождению более оптимального решения (экономит очень много времени, так как не надо каждый раз на пальцах объяснять, что надо сделать, если сотрудник или партнер вспомнил любимую отговорку «забыл»). Получились очень интересные результаты: у сотрудников появилась ответственность за выполнение поставленных задач, исчезло с лица выражение бессмысленности жизни, партнер стал больше интересоваться проектами, принимая в них деятельное участие.

(Из частных разговоров с руководителями)

И помните, контроль – это, в конце концов, одна из базовых функций руководителя.

Понимание того, что происходит в вашем бизнесе, – весьма прибыльная привычка.

(Джон Риз)

Что же касается формы контроля – устная или письменная – лично я больше склоняюсь ко второй. В этом случае у сотрудника меньше шансов «отвертеться» по принципу: «я говорил…» и свалить все на занятость и забывчивость директора.

Что написано пером – не вырубишь топором.

(Народная мудрость)

Конечно, во всем следует соблюдать меру. Я вовсе не призываю вас разводить в компании бумажную бюрократию. Но отчеты по ключевым направлениям деятельности каждого работника должны быть. Проверено многократно.

Два пишу – три в уме?

Следующий важный момент, который зачастую игнорируют управленцы, – это создание и поддержание в актуальном состоянии «рабочих» баз данных, с которыми имеет дело персонал в процессе выполнения своей работы, а именно: клиентская база, база бизнес-партнеров, подрядчиков, фирм и магазинов, в которых производится закупка расходных материалов или заказ услуг и пр.

Как правило, отсутствие должного внимания к администрированию ключевой информации, которой оперируют сотрудники, чревато для фирмы тем, что:

* существенно осложняется поиск нужной информации, вследствие чего происходят колоссальные временные потери;

* решение рабочих вопросов затягивается и в разы увеличивает их стоимость;

* тормозится работа других отделов, случаются «авралы» и возникает угроза срыва проекта;